档案与档案管理汇总十篇-9游会

档案与档案管理汇总十篇

时间:2023-05-16 16:18:28

档案与档案管理

档案与档案管理篇(1)

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。也可简单表述为:档案是再现历史真实面貌的原始文献。

档案种类繁多,如文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。而对于一些专业性、业务性较强的还可建立专门档案,如:税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等等。

档案管理,也称档案工作,是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,也是国家档案事业最基本的组成部分。对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动就是档案管理。

档案管理并非只是将档案归档整理就行了,它有自己的工作内容。档案局管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理,也称档案实体管理;二是对档案中所包含的信息的管理,也称档案信息组织。

做好档案管理工作,不仅要将档案归类整理好,不出差错,更重要的是必须与时俱进,不断地更新档案管理观念,以提高档案管理工作的质量与水平。

二、档案管理人员的素质要求

档案管理人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总称。档案管理水平与质量的高低,根本上取决于档案管理人员素质的高低。《中华人民共和国档案法》明确规定:“档案管理人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。

1.良好的政治素质

档案管理人员应该具备各类专业工作人员必须具备的基本政治素质,坚持社会主义道路,遵纪守法。由于档案管理工作的特殊性,要求档案管理人员应具备更强的政治素质。无论何时何地,都应坚持正确的政治方向,立场坚定,严守机密。

2.精湛的业务素质

业务素质是指档案管理人员应具备专业的技能和素质。具体体现在以下几个方面:

(1)掌握档案管理专业知识。从档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、统计到提供利用、进行编研等各项业务环节都有一整套的理论和工作方法,档案管理人员只有学习和掌握这些理论和方法,才能保证档案工作质量,提高工作效率。

(2)熟悉档案管理相关的法律法规。档案管理人员要熟悉党和国家有关档案管理的各项法律法规和方针政策,熟悉针对本行业制定的各种规章制度和业务规定,按照这些规章制度和业务规定进行档案管理。

(3)全面、扎实的实践能力。档案管理人员必须将档案的专业知识、法律法规和各项规章制度的要求都灵活地应用于日常的档案管理工作实际中,从而高效率地完成好本职工作。

(4)档案管理人员还需要及时掌握和熟练应用现代化的办公手段。随着档案管理的现代化,要求档案工作者还必须具有熟练的计算机操作能力,掌握档案现代化设备的使用。

3.爱岗敬业,遵守职业道德

档案管理人员应具有良好的职业道德,无论在什么情况下,都要实事求是,坚持据实立档,据实用档,尊重历史,忠于职守。遵守职业道德主要表现为:一要热爱档案事业;二要有珍档敬业、无私奉献的精神;三要有甘于寂寞、甘于清贫的品质。

4.与时俱进,勇于创新

随着社会生产力和经济的整体发展,尤其是科学技术的进步和提高,档案管理人员在思想和业务上必须顺应社会的发展趋势,与时俱进。同时档案管理人员要更新观念,打破常规,勇于探索新的档案管理手段和方法,不断提高工作质量和档案管理水平。

此外,档案管理人员还应具备高度的责任心,具备较强的表达和沟通能力,具备高度的安全意识,具备一定的专业管理知识。

三、加强档案管理的措施与方法

加强档案管理,更好地为经济社会发展服务,本人认为应从以下几个方面入手:

1.建立以人为本的档案管理制度

档案种类繁多,形式各异。要实现规范、标准的管理,就必须以《中华人民共和国档案法》为指导,建立符合组织实际的以人为本的档案管理制度。档案管理工作要以“人”为中心,把组织成员个人需求与自我实现和组织协调发展作为管理的核心,创造一种学习型的组织氛围,促进组织成员个人发展与组织发展相结合,从而形成组织成员个人的自我实现和组织档案管理工作的创新发展。

2.严格规范文件的制发

档案来源于文件,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。因此,在文件制发过程中必须要解决好规范化、标准化问题,确保这些作为档案的原始凭证符合档案的要求,全面提高档案实体质量。文件的制发必须做好以下几项工作:

(1)文件格式要规范、文种要合理,便于分类归档;

(2)文件要素要齐全、内容要完整;

(3)文件字迹要清晰、牢固,便于保存;

(4)文件用纸要统一、标准,便于整理。

3.科学管理电子档案

在现今的网络工作环境下,电子文件也属于档案的一部分,必须加强电子文件的管理。

(1)提高电子文件载体的稳定性,确保电子文件传输和使用畅通。

(2)建立电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的电子文件管理体制,正确进行电子文件的分类与归档。

(3)做好电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

(4)解决好电子文件的保存与利用。

4.提高纸质档案的立卷质量

在电子档案日益发展的今天,在实际工作中,纸质档案仍以其特有的优势得到广泛应用。纸质档案在唯一真实的原始性、无法替代的凭证性、内容材料的隐私性、持久稳定的安全性、提取利用的直接性等方面是电子档案无法替代的,因此任何组织都必须提高纸质档案的立卷质量。

在推进档案工作规范化、标准化的过程中,必须注意解决好纸质档案立卷的两大问题:一是注意解决好档案立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,二是注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。

5.创新档案管理工作

用科学发展的眼光,创新组织档案管理工作。

(1)思想观念的创新。要有积极的信息化转化意识,强化档案使用效率意识。

(2)管理方式的创新。解决好档案资源量的有限性与人们需求的多样性之间的矛盾。

(3)档案管理队伍整体素质的提高。

6.坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

档案与档案管理篇(2)

一、纸质档案管理概况

纸质档案管理方式在信息化时代环境之下,仍然有着其不可或缺的作用,同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点:

1.档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点,这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此,纸质档案在多年来的发展成熟过程中,逐渐形成了自身科学有效的管理机制,充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容,是不可涂改和不可复制的。

2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了,档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体,不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中,纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用,受到客观因素影响较小。

3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况(排除保密档案的解秘时间)。我国是造纸术的发明国,自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素,而纤维素具有高强度的耐久性,虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解,但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。

二、电子档案管理概述

电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体,是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的,因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点:

1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小,但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存,改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算,一个u盘的储存量大约为1g到64g之间。如果以一张写满字的a4纸张为基本单位,那么一个u盘就可以存储大约20480页到1310720页的a4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。

2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理,同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况,让档案管理方式多样,档案资料也更加丰富。

3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现,电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化,打破了时空的限制,实现了异地同时的档案资料管理。

三、纸质档案管理与电子档案管理的融合

(一)纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性

纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点,也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心,其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系,这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用,将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。

(二)纸质档案管理和电子档案管理的融合

纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合,确保二者在管理工程中的无缝衔接,将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来,形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下:

1.针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。

2.建立健全纸质档案管理与电子档案管理的融合机制,档案管理工作人员原则上要按照融合机制进行档案管理工作。通常在查阅和检索档案资料的时候利用电子档案进行,减少纸质档案的使用磨损。

3.将二者都作为一种档案资料的展现形式展现给利用者,满足利用者对于档案资料的需求。

参考文献:

[1]中华人民共和国国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[m].中国档案出版社,2007-8-1.

[2]王雪梅.论纸质和电子期刊并存的管理[j].河北科技图苑,2007(09).

档案与档案管理篇(3)

在当前迅猛发展的信息社会下,档案信息化和档案管理现代化已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。应该说,档案信息化和档案管理现代化已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变,档案信息化和档案管理现代化势在必行。

一、信息化与档案的关系

1.档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶,是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据,是一种特殊的信息产品。随着信息时代的到来,档案作为原生信息源,越来越社会重视和利用。事实上,档案的收集、整理、存储就是为档案开发利用作准备,信息的生产、加工、传播和利用的过程,已构成一个完整的信息产业体系。

2.信息化是知识经济时代主线。信息是知识经济的主导和支柱。信息技术的发展最终将人类联贯在一起,构成一个全球化的信息共同体。在这种社会形态下的档案工作,档案的信息化建设当然是贯穿全局的发展主线。

3.信息资源开发利用要服务于客观发展需求。从信息化发展的进程上来讲,信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始,信息资源的开发利用遵循着数据—信息一知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始,在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程,应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。在信息化建设发展的过程中,社会各信息部门担负着掌握、存储、加工和传播信息的职责,有权利和义务对社会信息消费的需求作出反应,提供社会发展和人们生活所需要的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命,是经济发展途径变革的要求,是生产力进步方式转变的要求。

4.信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大,信息内容丰富,信息需求量激增,信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面:一方面是生产需求,另一方面是生活需求。随着信息化建设,现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求,也是档案工作改革的直接动力。随着人们生活水平和文化水平的提高,人们的文化需求也越来越高,档案本身的作用随着社会的进步和人们思想观念的解放而不断扩大,不仅停留在查找和借阅上,而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合,不断满足人们的文化需求。

二、准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化

1.从提高现代化管理手段,实行资源共享,管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息,提供信息。随着当前信息技术高速发展,已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”,实现信息共享、共建的目的。对此,开展现代化管理工作,必须做到档案管理软件的选择,推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化,并有很强的包容性。

2.文档一体化,是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

3.归档双轨制,是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

4.档案信息化建设与档案管理现代化还应该坚持以下四项原则。

(1)前瞻性:档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆,将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案信息的合理配置与开发利用,最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行,是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入,都需要高昂的费用。因此,在信息化实施过程中,作为企业内部的档案馆(室)在极其有限的财力前提下,一定要审时度势,深入调查,科学论证,努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性,将有限的财力用在信息化建设的关键部位,保证软硬件资源的可继承性,使其既能适应当前信息业的特点和要求,还能符合今后发展和应用的趋势,尽可能避免资源的浪费。

(2)协作性:档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设,在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆(室)来说,独立完成这些项目存在相当大的难度,这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此,只有坚持协作的原则,加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合,主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

档案与档案管理篇(4)

电子档案是当今信息化时代诞生的档案管理形式,电子档案管理是时展的必然产物,其为档案管理带来了创新和发展,对档案管理工作起到了巨大的促进作用。但电子档案在工作中也凸显出一些不可避免的缺点,而这些缺点有要依赖传统的纸式档案来拟补,可见办公档案管理工作不能过分的依赖于电子档,由此,应该该形成电子档案和纸质档案兼顾的全新档案管理模式,促进档案管理工作更好的方向开展。

一、电子档案的优点和缺点

(一)电子档案优点

1、效率高

电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公,将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等,都通过办公软件系统向特定对象予以,节省了大量文件印发、转送、通知等,节省了时间、人力和物力。此外,经过计算机系统整理后,便于文件档案的归档、查找,由此大大地提高了工作效率。

2、绿色环保

利用互联网络进行无纸化办公,大大降低了文件纸质的使用,节约了纸张不但能够节省办公开支,而且有能够减少木材的使用,降低来人类对森林资源的破坏。

3、空间占用少

电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段,其特点是占用空间少,不需要占用大的空间存储,此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能,这些电子档案特有的功能,为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

(二)电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性,使得信息不在固定的载体上附着,在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后,原始文件易变得面目全非,使得其真实性和可靠性大打折扣。此外,由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此,在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

(一)纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性,纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上,能够可见的原始资料,不宜被经篡改,如果篡改也容易发现,便于确保档案的原始性和真实性。

(二)纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久,就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下,容易对纸质档案产生破坏,再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体,电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势,同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢?要从以下几点着手:

(一)重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作,所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此,在对纸质档案进行入库和存档时,要加强对纸质档案的质量管理。

(二)建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施,只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性,才能充分发挥优势互补纸式档案的不足,在工作中应当避免机械相加等现象,制定科学合理的双轨制管理制度势在必行,只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

(三)加强档案管理人员的档案管理工作水平

目前办公档案管理人员很多都是非专业出身,对档案的管理只停留在基础的归档和保管,没有摸索出一套科学的管理方法,使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力,容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题,并且一些单位并没有建立电子文件管理系统,缺乏软件硬件的维修维护人员,使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患,所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

四、结论

档案管理工作中实行电子化管理方式具有便利性和可操作性,但电子档案还存在安全性和局限性等问题,不利于档案管理工作的开展。所以,我们既要重视电子档案管理模式的发展,还要重视传统纸质档案的管理方式,形成电子档案和纸质档案兼顾的发展趋势,适当利用但不过多依赖电子档案,才能够实现档案管理工作的科学发展。

参考文献:

档案与档案管理篇(5)

档案数据库是以档案的本体管理为基础,兼顾数据库设计和应用发展的需要,将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中,数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法,在稻萑哂喽取⒐芾硇率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上,档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件,是档案信息化不可或缺的基础工作之一。

在建设结构合理、格式规范、便于共享的档案数据库的过程中,仅仅依靠数据库理论是不能胜任的,数据库管理系统(dbms)本质上就是管理所用的工具和平台,其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障,也是我们平常所说的业务支撑。

一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

从管理学上讲,任何管理活动,抛开其最终目的,其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化,档案管理的基本目的就是要使档案有序化,包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多,但最基本的方法就是分类,即“对档案总体进行分割、划分,将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别,然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。” “这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此,“说得笼统一点,档案管理理论上的所有能称得上‘重大’的分歧和争论,大都围绕着分类方法展开。”

由是,笔者将档案分类作为影响档案数据库建设的基础理论,该理论直接影响着档案数据库建设的方向。在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据,根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想,比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的,强调根据事物的现状进行把握,尽可能接近事物的真实状态,是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则,在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行划分,便于对档案进行多角度的灵活定位;历史主义则强调了档案来源属性这个根本特征,有助于完整理解档案内容,这也是档案数据库区别于其他文献数据库的关键要素。事实上,在档案管理的过程中这两种分类思想都是需要的,彼此是不可取代的。

一般来说,对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法,大体都按全宗进行排架整理;而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法,一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中,一般是在来源单位层次上建立实体数据库,实际上是将一个全宗(一般是档案室层次)或全宗群(一般是档案馆层次)作为建库范围,同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理,使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性,必须采用历史主义的方法,遵守全宗原则,这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先,全宗原则是档案实体分类的基本方法,是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库,数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录,保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点,这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次,采用全宗原则指导建设档案数据库,能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部,是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体,这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性――原始记录性,这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。

第三,依据全宗理论进行档案数据库建设,有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的,数据库建设各方的利益是一致的,有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。

1、全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。

虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管,但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展,同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化,这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴,同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体,其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求,因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系,设置专门机构,提供专门的库房和设备,虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系,但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴,由于不同门类档案的管理差异,同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施,比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求,采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。

档案与档案管理篇(6)

在人类社会发展的过程中,档案管理工作的出现,主要是为了对其相关的数据信息进行管理,从实现数据档案的有序化,以确保现代化社会经济的稳定发展。而且随着科学技术的不断发展,人们也将许多先进的技术手段引入到其中,则就使得档案管理的方法逐渐向着多样化、智能化的方向发展。这样不仅很好的满足了现代化社会经济发展的相关要求,还有效的保障了档案管理工作的质量和效果。另外,从当前我国档案管理的实际情况来看,随着其信息数量的不断增加,其内容结构日益复杂,我们为了使其档案管理活动的各方面作用得到充分的发挥,我们对其不同的档案管理理论进行分类,进而为档案数据管理工作的正常运作,提供了前提条件。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

在现阶段档案管理的过程中,人们已经将计算机技术应用到了其中,这样不仅使得档案管理工作的质量和效率得到进一步的提高,还很好的满足了现代化档案建设工作的质量。不过,由于在不同的档案管理工作其中,其计算机管理技术的应用方法存在着一定的局限性,因此这就容易导致档案管理存在着许多的问题。为此我们在档案管理理论发展当中,就必须将全宗原则引入到其中,进而为档案数据可建设管理工作起到一个良好的指导作用。

第一,全宗原则作为档案分类管理中的基本理论之一,它在档案管理工作中不仅有利于数据可的建设,还保障了数据信息的可靠性和有效性。这和普通的逻辑分类方法相比,全宗原则的应用还进一步的提高了档案信息管理的质量,满足了现代化档案数据库建设的相关要求。

第二,我们在现代化数据库建设的过程中,全宗原则的应用除了有着良好的指导作用以外,还可以对相关的档案信息数据进行记录维护,从而使得数据信息的可靠性和安全性得到了很好的保障。目前我们在档案信息管理的过程中,数据库的建设在其中有着十分重要,为此我们在对数据库进行建设施工的过程中,我们将全宗原则的相关内容进行相应的控制管理,满足现代化档案数据管理的相关要求。

第三,从当前我国档案管理工作的实际情况来看,其中还存在着许多的问题,这就对现代化数据管理工作有着严重的影响。而全宗理论的应用,不仅使得数据库建设的质量和效益得到保障,还很好的满足了现代化档案信息管理的相关要求,让档案数据信息的可靠性和真实性得到有效的保障。

三、全宗原则在档案管理中的实际应用

目前在档案管理工作的过程中,全宗原则作为其基本原则,已经成为了现代化档案管理工作的重要部分,并且将其应用在各种档案管理工作当中。但是,这种原则在实际应用的过程中,无法对其中存在的问题进行很好的解决,这就使得人们在档案数据库建设的过程中,要面临着许多的挑战。

第一,全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管,但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展,同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化,这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴,同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体,其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求,因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系,设置专门机构,提供专门的库房和设备,虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系,但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。

档案与档案管理篇(7)

档案信息化的核心是转变保存方式,将以实体保存的档案管理模式转化为以数字化信息保存的档案管理模式,从而达到长期保存档案信息,实现档案资源共享,方便档案寻找查阅的目的,提高档案的管理能力。当前,大多数档案管理部门已经实施档案信息化管理,但由于档案信息化建设还处于发展探索阶段,在实施过程中易受到其他因素的影响,降低档案管理能力。因此,本文研究的目的就是通过对档案信息化建设与档案管理的思考,提高档案管理质量,实现档案资源的合理利用。

一、影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析

(一)对档案信息化建设缺乏正确认识

档案信息化建设改变了传统档案管理方式,是对档案管理服务理念的变革,但部分管理人员对此缺乏正确的认识,未认识到信息技术对档案管理的影响,信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面:一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率;二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅,有效提高个人的工作效率,并为民众提供方便;三是有利于实现档案资源的共享,提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势,阻碍了档案管理的变革,降低了档案管理能力,影响了档案管理的效率。因此,对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。

(二)对运用信息资源存在错误观念

对运用信息资源存在错误观念是影响档案信息化建设与档案管理效率的因素之一,阻碍了档案管理水平的提高。传统档案管理理念认为,档案管理的目的就是将档案入馆,较好的长期的保存下来,以便以后的查阅。而现代信息化档案管理的核心是实现资源的共享,将注意力由如何存放档案转移到如何充分利用档案资源上面,以更好地利用档案资源、服务大众为主要目的,以提高档案资源的利用率,发挥档案资源更大的作用与价值。但部分管理人员的观念还是较为传统,只注重档案资料的管理保存,不注重档案资源的合理利用,致使档案管理的效率低下,档案管理水平较低。

(三)档案部门信息化水平存在差异

由于各地的经济水平不同,档案部门的信息化施设以及管理人员的专业能力都会存在一定的差距,导致了档案部门信息化水平也存在较大的差距,这已经严重影响了档案管理的效率。有些部门较早使用计算机辅助管理档案,档案管理的信息化水平较高,但有些部门却仍旧使用单机操作,无法实现资源共享,档案管理的信息化水平较低,由此导致网络技术的优势未被发挥,档案信息化管理水平参差不齐等问题,从而影响了档案信息化建设与档案管理效率,致使档案管理能力较低,无法合理利用档案资源。

二、加强档案信息化建设与档案管理的几点思考

(一)加强电子文件的管理

随着计算机档案网络的建立,越来越多的重要文件被传输到网络上,致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明,通过电子文件的管理能够保存重要信息,使档案信息的价值最大化,具有重要意义。因此,加强电子文件的管理十分重要,需要做到以下几点:一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门,保证电子文件归档制度化、专业化,从而增强电子文件的管理能力;二是做好电子文件的相关处理工作,在电子文件管理过程中,管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作,保证电子文件管理的有效性;三是解决好电子文件的保存问题,电子文件的形成时间短,能否长期储存缺乏验证,因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题,对于长期储存的文件需要定期复制,避免出现档案信息丢失的情况。

(二)建立网络档案

建立网络档案能够有效提高档案管理的效率,具有较好的效果,建立网络档案需要做到以下两点:一是建立档案网站,发挥网站的优势,通过建立内部服务网站以及公众服务平台,提高档案管理的服务功能,使网络档案成为档案信息服务的平台,大力宣传网络档案信息,实现档案信息的合理利用;二是采购必要的硬件设备,硬件设备是提高档案管理能力的基础,信息化的档案管理离不开计算机设备的支持,必要的硬件设备是保证网络档案信息交换,共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性,具有重要的价值。

(三)提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法,提高信息化管理手段的方法主要有两点:一是建立健全的管理制度,依照档案管理的规章制度实施档案管理,做到有章可循,提高管理效果;二是转变管理方式,从传统的管理方式转化为现代化的管理方式,依照工作重点提供信息,组织信息,从而达到提高信息化管理手段的目的。

(四)提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员的业务素质决定了档案管理的效率,因此提高档案管理人员的业务素质至关重要,提高档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点:一是选择具备专业能力的档案管理人员,档案管理人员的工作不仅仅是存放档案,还需要完成在网络上对档案进行储存、接收,并对档案格式进行修改等工作,需要管理人员具备计算机知识与能力,因此需要选择具备专业能力,业务素质较强的管理人员。二是定期进行培训,技术在不断地发展,档案管理人员也需要不断地学习,以满足社会对档案管理人员日益增长的要求,通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备,使管理人员与时俱进,提高管理人员的业务素质。三是建立竞争机制,合理设置岗位,做到人尽其才,充分发挥管理人员的主动性,并激发管理人员工作的积极性。探析档案信息化建设与档案管理具有重要的意义,有助于转变传统的档案管理方式,使档案资源得到充分的利用,提高档案的管理能力。因此,本文主要研究了档案信息化建设与档案管理存在的问题以及提高档案管理效率的策略,通过研究档案管理的相关内容,加深对档案信息化建设与档案管理的了解,提高信息化建设与档案管理的能力。总之,对档案信息化建设与档案管理的几点思考是具有重要价值的。

参考文献:

[1]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[j].企业改革与管理,2016,14(5):115-116.

档案与档案管理篇(8)

档案信息化就是以室藏档案为依据,在不改变档案原来的内容信息的情况下,对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变,使档案信息社会化,实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理,是因为它自身就包涵着信息。

1 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”,这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息,它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化,就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化,就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以,档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下,一方面促进档案本身信息进入社会交流系统,在社会中广为传播,另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用,在社会中传播,广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的,而是相互联系,相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用,狭义的档案资源信息化,必然与社会发生普遍的联系,必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播,形成另外形式的信息,即广泛意义的档案信息化。

2 促进档案信息化建设的几点建议

2.1 档案工作人员要树立档案信息意识.

马克思主义哲学认为意识具有能动性,一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响,成为档案信息化建设的基本推动力。所以,档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量,他们的能动性事关信息化建设的成败,只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识,认识到档案信息化建设的重要性,档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心,才会主动关心档案信息化建设事业,认真做好信息化过程中的各项工作,主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合,促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合,共同发展。

2.2 提高档案信息化水平技术

2.2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善,可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广,逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作,对各职能部门每年移交的大量成果档案资料,边整理边输入,从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式,避免重复劳动,不但能节约人力和财力,而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准,对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证,对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限,以保障软件系统的安全。

2.3 提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进,使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今,在计算机管理渗透的形式下,计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网,添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等,在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

2.3.1 随着电子文件的大量产生,如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年,国家档案局就了《全国档案信息化建设实施纲要》,要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此,选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件,有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

2.3.2 档案管理软件的对象是电子文件,通过选取合适的档案管理软件,不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的,而且电子文件作为信息资源,经过软件的整合和开发,既是电子文件形成单位的有益积累,又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

2.3.3 “工欲善其事,必先利其器”,选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念,需要科学的档案管理软件作支撑,单纯以传统方式管理大量电子文件,绝非明智之举,档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身,是疏通信息化建设管理脉络,提高档案工作质量和效率的关键环节,在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

2.3.4 从安全角度来说,优良的档案管理软件自身的安全设置,如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块,已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障,能有效地确保档案信息安全。

3 推行档案信息化管理,确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程,这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段,档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的,这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度,信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3.1 加强工程档案信息化建设,选用适合企业档案管理的软件,制定工程档案信息化管理的规章制度,改革不适应档案信息化要求的管理体制,打破地域和部门分割,提高工程信息交换及共享水平,创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度,逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识,只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解,才能参与本单位的软件开发工作,才能提出正确信息需求,使系统运行保持在良好状态之中。

3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键,要严把数据关,保证所输入的数据是全面和准确的,否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度,在数据输入之前对数据进行审核,在数据输入之后进行认真校对。

4 结束语

充分利用计算机功能,提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便,利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台,不仅能有效地实现工程档案的动态管理,提高档案管理效率,还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展,为促进国民经济和社会发展,提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献:

[1]唐宝莲,吴建华. 档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[j]. 科技档案, 2006,(03) .

档案与档案管理篇(9)

    档案信息化的内容包括狭义上的信息化和广义上的信息化两个方面:狭义上的信息化,即档案自身内容的信息化;广义上的信息化,就是将档案信息与社会政治、经济、文化等多方面的信息进行融合处理的信息化。所以,档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下,一方面促进档案本身信息进入社会交流系统,在社会中广为传播;另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用,广泛地服务于社会。这两个方面的目标相互联系,相互促进,因为,档案信息一旦广为社会大众利用,狭义的档案信息资源,必然与社会发生普遍联系,与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播,形成广义上的档案信息化。

    二、改进档案管理方式,推进工程档案管理进程

    档案信息化建设,需要科学高效的档案管理为前提,如何切实改进档案管理方式,制定工程档案信息化管理的规章制度,改革不适应工程档案信息的管理体制,提高工程档案管理水平,从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变,是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

    1.拓宽档案信息管理思路

    档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路,坚持档案为社会大众服务的思想,从传统的档案管理方式转变过来,改变过去那种重保管轻利用,片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向;扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面;揭开档案神秘的外衣,将广大的社会公众迎进档案室的大门。

    近些年来,档案管理的方式发生了很大的改变,从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变,这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时,切实掌握相应的专业理论知识和专业技能,从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才,不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门,更应该顺应时代所需,从现实出发,从长远考虑,实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变;从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

    2.提高档案信息管理水平

    随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进,计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献,网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变,也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

    档案电子文件作为档案信息资源,是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益,但可为社会经济效益服务,产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成,如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件,选取合适的档案管理软件,有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节,档案管理软件,智能、高效、便捷、全面,通过软件的整合和开发利用,形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

    选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段,然而,发挥档案管理人员的聪明才智,提高档案管理水平,是疏通档案信息化管理脉络,提高档案管理工作质量的关键环节,在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

    3.加强工程档案信息管理

    工程建设的过程是工程档案的形成过程,决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段,档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施,从客观上增加了工程档案建立和管理的难度,而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

    工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度,逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

档案与档案管理篇(10)

不论是电子档案还是纸质档案,从本质上来看都是档案,都具有档案的特点,但因为他们的载体不同,所以也存在一定的不同。两者都有相应的缺点和有点,将两者综合起来,才能在应用过程中取长补短,保证档案管理工作的顺利发展。在实践活动方面来看,电子档案和纸质档案均是以人的基本实践为依据,对人们在社会各阶段的生活信息进行收集整合,形成档案。但是电子档案的储存时间要比纸质档案储存的实践要长,档案的完整性更出色,由于电子档案是以网络技术为载体,所以更容易受到病毒的侵袭,安全系数比较低。纸质档案的载体是纸质文件,安全系数相对就高,能有效保证档案的真实性,使档案在使用的过程中更清晰。但是纸质档案的载体很容易在保存过程中遭受破坏,不易保存,使用的时候检索也很慢,有一定的排他性。通过分析,不难看出两种档案都有利弊,那么要想发挥各自的优势,更好的为使用者服务,就要对两种档案进行整合管理,相互之间各取所长,补己之短。

要想达到电子档案和纸质档案共存的局面,就要使档案管理者适应新形势的变化,积极创新,制定科学合理的档案管理方案。首先,要顺应时代的变化,积极地应对档案电子化的转变,从管理方法、管理制度等技术层面使电子档案有合理的法律地位;其次,要稳中求进,不光要充分利用电子档案,还要做好纸质档案的保管工作,使两种不同载体的档案都发挥其所长,最大限度地把握档案改革的主动性,做好自身的职责工作。当前我国的档案保管工作是在电子档案建立的同时,还要对纸质档案一同保存,既保存了安全可靠真实性强的纸质档案,又发挥了电子档案的优势,检索快,利用效率高等优势。从根本上两种档案并存是必然的选择,并对其进行有效的整合管理。

无论是纸质档案还是电子档案,都要在记录在同一个档案管理系统中,运用自动采集的方式对电子档案进行数据录入,运用人录入的方式进行纸质档案的录入方式。同时,对一些重要的纸质档案进行数字化处理,使其在利用时更方便快捷。在档案系统中,还要将两种档案进行统一的组合,维护档案之间的相关联系,便于使用。

2 电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

现如今,数字化信息技术不断发展,档案管理系统也要利用电子技术建立一个网络的信息办公平台。现代化档案管理和传统档案管理的模式有所不同,前者针对的是电子档案管理,后者针对的是纸质档案管理。当然,在现代化档案管理中也要对纸质档案进行有效的管理,那么,要想有效的实现现代化档案管理系统,对电子档案和纸质档案完美的整合,就要做好下面几方面工作。

2.1 同步归档工作

在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后,需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息,在进行有效的审核之后,也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案,在归档的过程中,都需要符合相关的归档要求,只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时,要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储,并且要注意标记上已归档的标记。

2.2 同步整理工作

要想使得档案整理工作可以有效的开展,就需要采用折中的方法,实现对电力档案和纸质档案的同步整理,由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点,两者也都拥有一致的档案号,所录入的信息也基本上相同,因此,可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理,确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。

2.3 同步鉴定工作

对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定,系统依照预定的保管期限表判断保管期限;纸质档案可随时鉴定,即时归档。

2.4 同步利用

在查阅档案时,我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时,以电子档案为主。在需要用纸质档案时,可按同一档号提供纸质档案,这样既提高了档案的利用率,又减少了纸质档案的磨损,有利于纸质档案的长期保存从实质讲,电子档案与纸质档案整合管理理念,实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

3 加快档案管理工作人员的知识结构变革

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