档案与合同管理汇总十篇-9游会

档案与合同管理汇总十篇

时间:2023-05-17 15:45:18

档案与合同管理

档案与合同管理篇(1)

1 引言

档案是记载“历史”的原始文献,是人类了解“历史事件”的重要参考资料。其中,传统的档案以纸质档案为代表,其与电子档案的区别如表1所示。

根据表1,电子档案与纸质档案各有优缺点,而通过整合利用,可实现势互补。从目前的形势来看,电子档案与纸质档案并存发展的局面会长期存在,这就要求档案管理人员主动认清这一新形势,并制定全面、科学的档案管理策略。下面,笔者首先分析电子档案与纸质档案的整合利用,再进一步探究其并存发展。

2 电子档案与纸质档案的整合利用

目前,档案管理正试图建立基于电子信息技术的网络办公平台,以期实现对现代档案的高效管理。但传统档案管理的对象是纸质档案,而现代档案管理的对象是电子档案,且在这一过程中,也需高效管理纸质档案。据此,笔者建议从如下方面来对电子档案与纸质档案进行整合利用:

2.1 同步归档

无论纸质档案或电子档案,在收集、检验和审核以后,都应按归档要求进行归档,其中针对电子档案的归档,其应先存入特定的计算机硬盘中,再标上归档标记。

2.2 同步整理

电子档案与纸质档案的档案号一致及其录入的信息基本相同,则为了高效开展档案整理工作,建议采用折中(或合二为一)的方法来同步整理电子档案和纸质档案,如此可在同一时间完成电子档案与纸质档案的整理归档。

2.3 同步利用

针对电子档案与纸质档案的同步利用,具体表现如下:在档案查阅时,可利用同一著录来检索同一档案的纸质与电子形式;在档案利用时,可重点选取电子档案,而若要求选用纸质档案,则可按同一档案来获取纸质档案。如此一来,既可实现高效利用档案,又可长期保存纸质档案。从这一角度来讲,电子档案与纸质档案的整理利用强调的是在传统档案生命周期理论的指导下,实现档案的分阶段电子化管理。

3 电子档案与纸质档案的并存发展

电子档案与纸质档案的并存发展存在一定的必要性,而这种必要性主要表现在如下方面:一是电子档案与纸质档案的优势都能为现代社会所用,前者不能轻易取代后者;二是纸质档案不可取代,究其原因是纸质档案的使用时间相当长,且在法律体系范围内,纸质档案的权威性无容置疑,外加电子档案的安全保证要求较高,则其尚无法在可预见的时间内取代纸质档案。针对电子档案与纸质档案的并存发展,笔者提出如下建议:

3.1 完善电子档案管理体系

为了提高电子档案与纸质档案的管理成效,创新管理思路、手段和模式是必经之路。对此,笔者建议做到如下几点:一是强化档案管理意识,档案部门的属性改为直属单位及要求其在人员编制、资源开发等上有所创新;二是解放思想,摒弃“重馆藏、轻利用”的理念;三是丰富馆藏内容及提高其质量;四是完善电子档案标准及提高其馆藏要求,并按需改变档案管理手段、流程等;五是纸质文件改为电子文件的组合形式,并进一步完善纸质档案的管理程序与其信息化的转换流程;六是利用电子档案的著录与组盘,进一步完善电子档案的管理,以实现交叉管理电子档案与纸质档案。

3.2 建设档案保管设施

无论是纸质档案或电子档案,其都需在一定的物质条件下进行有效保管,即要求保管条件安全及保管设施完备。对此,企事业单位应重视对档案保管设施的建设,即:统筹档案库房的安排,以保证档案库房的合理布局、档案保存环境的保密性与安全性,亦或说档案库房应远离危险场所,且在防尘、防盗、防火、防水和防潮上满足档案管理的要求。因此,建议企事业单位按如下档案管理要求来选择档案用房的地址及布置库房:一是检查库房窗、门的防盗与加固效果;二是检查排水管道有无从库区穿过;三是购置与国家标准相符的档案保险柜、密集架等保险设施;四是配备一定数量的消毒柜、刻录盘、扫描仪、打印机、去湿机及复印机等,以保证档案保管设施与档案管理规范相符。

3.3 深入学习档案管理理论

电子档案是社会发展的产物,其对档案管理理论与实践的影响尤其深远。对此,档案管理部门应组织档案管理人员开展如下学习活动:一是深入学习电子档案管理理论,以期对电子档案的种类、特点、概念及地位等进行全面了解;二是深入研究电子档案管理制度,并在充分认清现状的基础上,建立健全电子档案管理制度,用以指导对电子档案的管理;三是在实践中积累电子档案的管理经验,并在分析表1的基础上,整合利用电子档案与纸质档案,从而实现两者的相互牵制、相互补充和良性发展。

3.4 健全档案管理制度

在信息技术发展的推动下,出现了新的档案载体及档案管理也更具智能化特征。对此,档案部门应逐渐健全档案管理制度,以保证电子档案与纸质档案的成功对接、转化和管理。对此,首先,档案部门应以电子档案的特征为依据制定电子数据格式标准、电子档案著录与标引规则等;其次,应实现电子数据标准的统一,并明确规定电子档案的信息载体、转换与存储格式及硬件设备标准等;第三,档案部门应根据纸质档案管理经验,完善纸质档案的管理制度,并建立为电子档案与纸质档案并存发展服务的管理制度;第四,加强纸质档案的整合利用与鉴定工作,并在档案管理内部推定“双套制”,即同时提交、保存和归档电子档案与纸质档案。

4 结语

21世纪是信息化的时代,要求整合利用电子档案与纸质档案,并促进其并存发展。其中,针对电子档案与纸质档案的并存发展,应从制度建设、理论学习及基建投入等上做出努力,同时还应注重对人力资源的培养,即:组织档案管理人员学习社会主义核心价值观,以提高其使用感与责任感;培养高尚的职业道德,使其认清档案管理对保密性的要求;学习专业知识,使其成为为电子档案与纸质档案并存发展服务的专业管理人才。

参考文献

[1]刘晓菲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[j].办公室业务,2015,(13):88-88.

[2]李琦.科研项目档案管理中纸质档案与电子档案的整合与利用[j].办公室业务,2016,(20):126-127.

[3]田永丽.论电子档案与纸质档案的整合管理[j].才智,2015,(19):343-343.

[4]张冬梅.纸质档案管理与电子档案管理的融合探究[j].卷宗,2014,(11):49-49.

档案与合同管理篇(2)

中图分类号:g27文献标识码:a

一、电子档案与纸质档案的共存性分析

随着我国电子科技及信息技术的飞速发展,电子与信息技术也逐渐应用于档案中,但这并不意味着其能够取代纸质档案,因为电子档案与纸质档案均属档案的子民,不存在相互排斥的问题。电子档案虽具有现代化理念,并运用了先进的电子信息技术,但即使这样依然无法替代纸质档案。纸质档案可以说是特定历史时期的社会记忆,保存了人类历史发展记录,具有真实性与历史性。实际上,电子档案与纸质档案的本质属性是相同的,均为社会经济发展与人类社会的历史记录,它们是两者不同的档案形式,并非新旧事物关系,所以两者在应用中没有相互否定性与继承性,只是单纯的载体形式不同。从某种角度来说,电子档案管理与纸质档案管理思想存在一定的共同,两者可以共同存在于档案中。电子档案与纸质档案存在共性,但同时也存在个性,那么要使两者和谐共存,应对其采取集成性管理。

二、电子档案与纸质档案的集成化管理措施

电子档案与纸质档案之所以能够共存,在一定程度上有赖于我国国情,电子档案与纸质档案具有一定的共性,然而也存在差异,因此不能运用传统档案管理模式对两者进行管理,它无法满足电子档案与纸质档案的不同要求。在这一形势下创新档案管理模式势在必行,集成化管理正是在这一形势下应运而生的,其根据电子档案与纸质档案的特点,制定了一系列集成化管理措施,以下是对电子档案与纸质档案的集成化管理措施的具体分析:

1.建立混合文件管理系统,发挥电子档案与纸质档案的集成化管理功能

所谓的混合文件管理系统是指既能够储存纸质文件,又能够储存电子及其他格式文件的档案管理系统。那么要发挥管理系统对不同格式文件的集成化管理功能,那么应在混合文件管理系统内部设置非电子文件夹与电子文件夹,同时要保证文件内部所有元素的共存性与协调性,在储存过程中运用统一分类标准,使文件夹内各元素之间保持密切联系。

对于同一份文件的不同载体应使用相同的档案号及题名,所选择的载体形式应在管理系统数据库载体类型中进行详细标注,同时还要对电子档案与纸质档案的物理储存地址进行分别著录。建立混合文件管理系统,既能够满足纸质档案的管理要求,对各种载体的纸质文件进行上传,同时还能够实现电子档案的良好管理,接收其他管理系统中的电子文件、电子信息数据等,并将其实时归纳到电子档案中。另外,混合文件管理系统还具有到期文件自动销毁、自动解密及借阅利用等多种功能,不同类型及不同载体的档案管理都能够在此档案管理系统中实现,不需要对纸质档案管理系统与电子档案管理系统进行分别设置。高校中所建立的档案管理系统就属于典型的混合文件管理系统,该系统不仅要对办公系统公文进行管理,还要对学校各个方面不同载体形式的文件档案进行管理。

2.建立档案管理系统与业务系统的标准接口,对两者进行一体化管理

要使电子档案与纸质档案共同储存于一个管理系统中,就必须建立档案管理系统与业务系统的标准接口,首先它可以实现电子文件与纸质文件的网络化归档,将海量电子与纸质信息汇集到同一管理系统中,对其进行动态化管理,及时掌握电子档案与纸质档案的使用及管理状况,这样一来若系统管理中存在不合理因素能够及时发现并加以解决。其次,它可以实现电子文件从形成、永久保存及永久销毁的全过程管理,电子档案与纸质档案共同使用一个档案管理系统,能够使两者相关文件动态生成归档。在归档中对于相同档案的不同载体形式应共同使用一个档号,同时还要共同使用相同的分类标准,从而实现纸质档案与电子档案的一体化管理。电子文件归入档案式,应将系统j9九游会首页上方的动态生成相应的归档章,归档章中的保管期限、全宗号、文件页码、年代、件号及归档单位等信息由管理系统自动填写,将与电子文件相应的纸质文件打印出来,此时归档章将会自动打印在纸质文件j9九游会首页的上方位置,档案管理工作人员只需要在纸质文件归档章中填入纸质文件所装盒号就可以了,不需要再逐项填写,大大减少了纸质档案归档与管理的工作量,对提高电子档案与纸质档案集成化管理效率具有重要意义。

3.创建电子档案与纸质档案集成服务平台,为两者提供集成化服务

所谓的集成化服务就是融档案管理过程控制、档案管理结果控制与用户服务控制为一体,旨在满足用户对档案的不同需求,提高档案管理过程效率,实现档案管理结果的最大效应。之所以对电子档案与纸质档案的集成化管理进行全面研究,是为了充分利用多种形式的档案信息资源,给用户提供一种集成化服务,让用户在短时间内可以找到并查阅不同类型的档案信息资源。针对电子档案及纸质档案等多种不同形式的档案信息创建档案集成服务平台,并建立用户档案信息相关网站,全面开展集成化服务,同时还可以设置在线专人咨询,为用户提供远程服务,实现档案信息资源的远程查询预约、专题服务、档案资源网络导航服务及电子档案全文检索等多种服务。并利用权限管理技术,建立档案信息与用户的关联匹配,这样一来当用户利用网络进行档案信息资源浏览申请时,管理系统就会根据用户角色快速判断出用户所能查阅的权限内容,并做出响应,达到电子档案与纸质档案集成化管理及为用户提供档案一体化全程服务的双重效果。

三、结语

档案与合同管理篇(3)

 

现阶段,档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题,而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题,无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理,建立健全有效的激励机制,规范档案管理人员培训,促进档案管理研究,加强档案管理交流沟通,建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍,以适应现阶段对档案管理工作的要求。

一、高职院校档案管理队伍现状分析

1、人员结构存在“五低一高一差”。高职院校由于建校时间较短,档案管理尚处于初级阶段,其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理,存在“五低一高一差”现象,主要体现在:档案管理梯队尚未形成,缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干,档案管理专业技术人员比例低,普遍存在职称和学历层次较低,档案专业技能水平较低,档案专业研究水平较低,兼职人员调整变化频率高,队伍稳定性差。

2、档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的,是院校管理工作历史的记录,档案管理与院校管理是息息相关、不可分离的。但目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理,为抓院校管理而忽视档案管理,未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合,往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍,未能做到院校管理与档案管理合二为一,无法做到工作的系统化,在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。

3、缺乏对档案管理人员有效的激励和培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作,专职档案管理人员由于其工作不被重视,长期充当院校管理中的配角,经常还兼做档案管理外的一些杂事,感到工作枯燥乏味,思想压抑,其专业才能得不到充分发挥,因而缺乏工作激情;档案管理人员被视为普通行政后勤人员,他们的工资、福利与其工作业绩联系少,个人利益与其专业贡献没有直接挂钩,不能体现其价值,无法起到激励作用;没有建立起专兼职档案管理人员的职称评聘、评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的规章制度,没有在职称、绩效考核等方面制定优惠的政策,兼职档案管理人员认为这一工作可有可无,导致档案管理兼职人员频繁更换,档案管理队伍的稳定性得不到保障。

二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路

1、重视档案管理工作,坚持抓档案管理“一把手”工程

重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提,高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合,抓好档案管理的“一把手”工程,努力做到院校管理与档案管理“合二为一”,具体如下:

其一、坚持专兼结合,做到院校管理与档案管理“合二为一”。高职院校档案管理具有双重性,它既要遵循高职教育管理规律,又要符合档案管理规范和业务流程。高职院校的档案管理队伍应该由组织管理人员、档案专业技术人才、兼职管理人员、技术保障人员组成,其中档案管理组织人员是档案工作的组织者和带头人,档案专业技术人员负责把握档案管理及编研的专业技术方向和提供j9九游会的技术支持,兼职管理人员负责各自职责范围内档案的收集与管理,而档案信息化现代化管理手段的实现与改进需要技术保障人员的现代化技术支撑。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的,其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节,故其档案管理队伍的组成应该体现高职教育管理与档案管理的有机融合,应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍,形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。

其二、抓好档案管理“一把手”工程,建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校领导尤其是主要领导的重视息息相关,院校主要领导一定要高度重视档案管理,树立“档案管理水平体现院校管理水平”的观念,要优化环境,建章立制,为档案管理队伍建设提供必要的外在条件,要抓好档案管理“一把手”工程,坚持部门“一把手”负责制,各处(室)、系(部)均是档案管理的责任部门,档案管理主管部门“一把手”主抓全校档案管理,配置档案专业技术人员,各单位均要“一把手”主管,配备档案兼职管理人员,形成院系两级档案管理格局。

2、建立有效的激励机制,稳定档案管理队伍

建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜,因人、因事、因时而定:一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制,二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节,每个环节又可以运用不同手段和方法,相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合,物质性的激励要量化、可操作,要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法,将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容,其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来,逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者,可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核,根据考核结果进行考评和奖励,这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性,让他们用心用脑,尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度,逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度,激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设,要对档案管理队伍实行优惠政策,改善档案工作环境,加大对档案工作硬软件设备的投入,加大对档案管理工作的宣传力度,营造档案管理队伍的文化氛围,给档案管理人员以精神上的富足感。论文参考网。

3、规范档案管理人员培训,打造学习型管理队伍

高职院校档案管理人员应具备以下的素质:良好的服务意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调能力和计算机应用能力、外语阅读能力、法律知识的运用能力等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外,还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的能力。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面:一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态,树立服务第一、服务光荣、服务自豪的观念,促进档案管理人员树立强烈的责任心、良好的工作心态、较强的奉献精神;二是提高综合素质。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调能力、口头表达能力和文字组织能力;三是组织业务培训,要进行管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习,增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识。在实施中可以通过请主管部门领导或专家来校做有关档案政策、管理知识、法律学、公共关系学等方面的报告或讲座的“请进来”的培训形式,或通过轮流让管理人员去听课或集体研讨、派往外校学习深造、攻读学位等“走出去”的培训学习形式,将档案管理队伍打造成一个学习型团队。论文参考网。

4、推动档案管理研究,创新档案管理

高职院校档案管理在管理手段、管理模式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得探讨与研究,档案管理也必定会随着科学技术飞速发展而不断发展,必定会不断出现许多新问题、新课题,要逐步将档案管理由过去视为“经验管理”转变为 “科学管理”,做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。论文参考网。可以通过设立专项研究基金去探讨、去研究,丰富、发展、创新档案管理,奖励档案管理研究工作中突出贡献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究项目来推动档案管理工作人员业务能力和队伍整体水平提高,以便创新档案管理。

5、顺畅档案管理交流与沟通渠道,构建和谐档案管理团队氛围

交流与沟通是理解的前提,理解是支持的基础。通畅的交流与沟通渠道,是建立相互理解、相互支持的良好氛围的基础,是创建管理团队文化的重要组成部分,也是档案管理人员锻炼能力、提高业务的关键环节。高职院校档案管理交流与沟通渠道包括院内档案管理人员间、院内档案管理人员与其他管理人员、院内档案管理部门与上级档案主管部门间、高职院校档案管理人员间、高职院校档案管理人员与其他高校间的交流与沟通等几个层面。档案管理人员应充分了解、掌握学校最新的档案管理和研究进展,也要熟悉国家和地方的科技政策与信息,充分发挥这些信息优势,在管理中一方面要主动地向主管部门领导汇报并争取支持,另一方面及时地将主管部门的意见反馈给各部门档案管理人员,帮助他们对档案管理工作做相应的调整或改进。只有建立起通畅的横向和纵向交流和沟通渠道,才能充分发挥档案管理者的枢纽作用、桥梁作用,才能使相互间形成相互沟通、彼此了解、互相支持的良好局面,从而真正达到优势互补、资源整合、力量倍增,促进档案管理工作发展。这样的档案管理就不仅仅是一种服务,而是直接的推动,也就是“档案管理水平体现院校管理水平”。

参考文献:

[1]朱平.档案管理的学习型团队组织建设.南北桥[j].2009.6:9-10;

[2]曾苇.论高校档案人员激励机制的构建.电脑知识与技术[j]2009.6:4590-4591;

[3]陈鹏.论档案利用与档案队伍建设的关系.兰台世界[j].2009.12(24):26-27;

档案与合同管理篇(4)

我院病房门诊综合建设项目于2004年开始调研,并形成可行性研究报告,2007年立项,2008年被列入省重点预备项目,2009年被列为福建省重点项目之一,并正式动工,至今仍在紧张地施工中,距竣工验收投入使用尚有一年多的时间,工程耗时长,其档案形成的周期也很长。同时档案形成涉及到拆迁安置、规划、设计、监理、施工等诸多部门,档案的载体有纸质、照片、录像、电子光盘等,因此如何高效地做好病房门诊综合楼的档案管理就成了摆在我们面前的一项重要工作。

二、健全管理组织和制度

医院自项目开始调研,就指定基建办专职人员负责档案的收集,并按规范要求及时向医院综合档案室移交。项目立基后即成立病房门诊综合楼建设项目领导小组,领导小组下设项目办,具体负责重点项目的建设有关工作。同时成立项目档案管理工作领导小组,制定下发了《病房门诊综合楼建设项目档案管理网络及岗位职责》、《病房门诊综合楼建设项目文件归档要求与档案整理规范》,医院综合档案室对项目档案进行统一管理,项目办和施工、监理单位均设有专人负责建设项目档案管理,形成了由医院分管理领导、项目办、综合档案室、各相关职能科室、相关勘测、设计、监理、施工等单位专兼职档案管理人员组成的档案管理网络体系,明确各相关人员的岗位职责。对工程档案资料实和行分级管理,由建设、勘察、设计、施工、监理单位的主管或技术负责人主持各自单位的工程资料管理的全过程工作,使档案管理与项目建设同步进行,保证了资料的完整性。

三、加强档案管理人员的业务能力

医院先后派出专职档案员和兼职档案员参加全省重点项目档案管理培训班,培训内容包涉及建设项目档案管理法规、规章及有关标准解读;重点建设项目档案的收集、分类、整理原则与方法;重点建设项目档案管理基础知识和重点建设项目档案验收与移交等。相关人员参加培训回来后,医院组织相关部门人员和设计、监理、施工等单位专兼职档案管理人员进行座谈,交流学习心得。通过重点项目档案管理的重要性通过培训和座谈,工程管理人员和专兼职档案管理人员在增强档案意识的同时也提高了档案业务水平,为保证建设项目档案的质量打下良好的专业基础。

四、归档关口前移,确保重要档案材料的完整

档案与合同管理篇(5)

2006年,岳阳市档案局针对具体运作中遇到的一些理论困惑和实践困难进行专门研究,认识到档案行政管理部门手中缺乏经济资源,运用经济手段管理档案工作操作难度较大; 而且经济合同适用《合同法》,不利于维护档案行政管理的权威。一旦遇到纠纷,档案行政管理部门只能严格按照合同法办事,无法行使行政优益权,不利于加强对国家档案资源的监管;况且这种档案管理合同,无论合同条款的设定,还是合同的执行,都与经济合同有很大差别。针对这一情况,他们最后决定将这一类合同定性为“档案行政合同”,即档案行政管理部门与重点建设项目建设单位,以对重点建设项目档案工作实施监管、保证其档案齐全完整安全为目的,经平等、自愿协商而就项目档案管理有关事宜达成一致的协议;并对档案行政合同的特性、优点进行深入分析,对合同的内容、合同的签订和执行,以及纠纷解决机制进行了明确。这一认识的深化,为开展合同制管理带来了新的活力,也开始了新的起点。今年决定全面推行重点建设档案合同制管理。从实际情况看,引进行政合同概念后,由于宣传到位,澄清了一些人的模糊认识,消除了建设单位怕被收费或罚款而增加负担的顾虑,使建设单位明明白白地签合同,痛痛快快地履行合同。

政府权威推动

7月19日,在经过精心筹备后,岳阳市政府召开了“全市重点建设项目档案工作座谈会”。会前,市委常委、常务副市长李湘岳和市政府秘书长周哲分别听取了市档案局的专题汇报,并作出重要指示。会议由市政府副秘书长许伟奇主持,16家重点建设项目的建设单位全部派人参加。会上,市档案局刘大江局长作专题报告,对全市重点建设项目档案工作情况进行了总结,对2006年重点建设项目档案工作进行部署,要求各建设单位签订档案管理行政合同。许秘书长强调指出,各建设单位要按照市档案局的安排将合同尽快签订好。在政府的权威推动下,《岳阳市重点建设项目档案管理行政合同》签订工作十分顺利。会上湖南民族职业学院党委副书记黄湖滨当场在合同上签字,并表态严格按照合同办事;武广铁路客运专线工程岳阳段建设领导小组副组长廖星辉会后专程到市档案局就合同事宜进行协商,表示一定督促施工单位做好档案收集、整理、保管和移交工作;岳阳市城市天然气工程责任单位大明天然气公司在市档案局2005年多次上门做工作未签合同的情况下,今年也主动将合同签好送到了市档案局。这样,不到两周时间,16家建设单位全部签好《合同》。

总经理亲自签合同

华能岳阳发电有限责任公司是我市的一家大型中央直属企业,目前正在进行二期工程建设。工程已经开工,但是档案行政合同还没有签订。市政府召开重点建设项目档案管理座谈会后,公司上下对签订档案合同十分重视,办公室主任安排档案室负责人将所有的档案法律法规和与重点建设项目有关的档案管理政策性文件、标准等都收集齐全,认真进行学习,与合同条款进行对照,特别是将合同内容中不明白的地方一一咨询清楚,然后呈交公司总经理兼党委书记郭良审批。7月25日,郭良总经理亲自在合同上签字。后来,公司又将合同有关内容分解,与档案室签订了责任状。27日,公司邀请市档案局业务指导人员上门进行业务指导。档案室也加强了对工程施工单位档案管理的监督指导,强调严格按照规定收集整理保管档案,不符合要求的全部返工,对各施工单位在非正规渠道购买的不合要求的几千个档案盒进行了退货处理。同时,他们还改善档案保管条件,添置了档案密集架、防磁声像档案柜等保管保护设备。

档案馆长尽责抓签约

泰格林纸集团是一家大型集团企业,2006年在岳阳境内有三个湖南省级重点建设项目,其中岳阳纸业股份有限公司负责年产40万吨系列包装纸项目、工业废物处理及资源综合利用项目,城陵矶港务有限责任公司负责城陵矶港(松阳湖)一期工程项目。由于市档案局不知道具体情况,将合同书只发给了岳阳纸业股份有限公司。岳阳纸业股份有限公司档案馆长钟兴云一方面马上与市档案局联系,说明情况,要求该局将合同内容分开,由两家企业分别签订合同,一方面又找城陵矶港务公司进行联系沟通,宣传档案合同制的有关知识,同时及时向公司领导汇报,请本公司负责人尽快签订合同。经过她的努力,两份合同都在规定时间内顺利签订。合同签订以后,她认真对照合同内容条款管理工程档案工作,工程档案工作正有条不紊地开展。

档案与合同管理篇(6)

前言

在当今这个社会,很多的财富都是由合同构成的,现代企业的经营离不开合同,合同不仅是进行经济活动的重要文件,也是很多纠纷的根源。正因如此档案合同的管理就显得尤为重要。在合同档案应用越来越广泛的情况下,如何加强合同档案的管理是一个值得思考的问题,文章从以下几个方面进行分析了合同档案的各项问题。

1、合同档案的收集工作

合同要经过起草、审核、审批签署、责任方签署才能签订完成,而合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性,因而这一过程中的长时间流转会给档案部门的收集工作带来一定的困难。为了更好的收集合同档案,提高档案管理质量,第一,正式合同文本签字仪式双发都应到场,根据合同法以双方签订方盖章来确定合同成立,在盖章的时候对合同进行编号登记使其成为合同档案的凭据,合同文本一经签字、盖章、公证后就即时收集归档。合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料,保证相关的文件如催告函件等也应该及时收集和归档,避免合同档案的遗漏及时效的损失。第二,档案管理人员要通过对合同档案形式与内容的规范性的分析,在合同审批的过程中应该填写合同审批单,审批单应由经办部门填写,记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,并实行一式三联的统一格式,附合同文本一并办理审批流转,另外档案部门在提供合同档案利用的时候一般不应提供合同文本的原件,而是提供复印件。对合同档案的查阅应该建立起管理制度,加强合同档案的保密性。只有按上述规范操作才能真实反映每一份合同形成的全过程信息,进而从根本上解决合同档案收集难的现象。

2、合同档案的分类、电子归档和归档范围

说到合同档案的分类自然离不开合同的分类,参照制订企业合同档案的归档范围,一般可按照合同文件类型可按合同文件类型进行分类,分为合同准备前期文件、合同签订文件、合同执行文件。笔者所在的企业,合同管理档案作为一大类,是一级类目,合同种类作为二级类目,合同文件类型作为三级类目。《国家重大建设项目要求与档案整理规范》和《核电文件档案管理要求》对合同文件的归档范围在规范性附录中均有规定,可以参照制订企业合同档案的归档范围。

然而随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用,合同档案工作从初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管,把人们从繁重单调的劳作中解放出来;同时也让所保存的档案原件得到了更好的保护。在档案的查询利用中,提高了工作效率,降低了管理成本。当前很多档案馆都在努力推行数字化管理,一方面对馆藏档案进行扫描,建立信息管理系统;另一方面,对新进馆档案实行电子报送,直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现合同档案管理数字化、建立数字合同档案馆的长远目标来看,实行电子归档是其中最为关键的环节。笔者所在的企业根据规定合同档案的归档范围为:合同准备前期文件包括前期准备综合性文,立项与相关文件,资格预审,询价、报价,招标、投标、评标文件、合同推荐及支持文件、谈判及相关文件(含会议纪要、来往函件、谈判中的临时协议)等。合同签订文件包括合同签字文本及附件、补充协议书、保函与其它。

3、明确归档责任部门,制订合同档案整理办法

《企业档案工作规范》中规定“企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责;企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件,并对齐全、准确和形成质量负责;专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件,并对归档文件的整理质量负责。”据此,我们可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门,并指定专兼职档案人员。档案部门主动与合同部门沟通交流,确定归档的范围,制定合同档案整理模板,最后由合同部门制订《合同组卷办法》,档案部门审查,由合同经办人负责合同归档文件的收集和整理,并向档案部门定期移交。并规定合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1季度内向档案部门移交,合同执行文件在合同执行完毕后1季度内向档案部门移交。这推进了合同档案整理的规范性和可操作性。

4、档案部门跟踪考核,以推动合同档案归档工作

在很多人的认识里,文件整理归档是档案部门的事,职能部门归档意识不强,要做好此项工作,必须要得到公司领导的支持,将职能部门归档纳入部门绩效考核中,与部门奖金系数挂钩。笔者所在的企业就将文件是否及时归档、归档文件是否为原件纳入到对各部门的绩效考核中。档案部门每年年初年度公司文件归档计划,每月跟踪考核,并在7月对归档情况进行统计分析,形成报告由公司领导签发,通报公司各部门。且每年年初档案部门会向合同部门搜集上一年的合同清单和签订日期,对照清单核查是否已归档,统计未归档合同清单,发与合同部门,督促其在指定期限完成,否则将纳入部门绩效考核。此举大大推动了合同档案归档工作的主动性和及时性,并确保归档文件的原始性。

5、合同档案工作遇到的问题和思考

合同档案工作虽然满足了企业一部分的需要,但在合同档案工作中,发现仍存在一些问题。

1.档案人员催促合同经办人及时移交档案,合同经办人抱怨工作太多,没有时间整理,或整理质量较差。针对这个问题,笔者建议可以考虑采用合同经办人负责合同归档有关文件的收集和初步整理,合同部门设立专职档案人员负责合同档案的规范性整理,如制作案卷封面、目录、备考表、页号打印、装订等,并负责向档案部门移交。专职档案人员参与重大合同的招投标和谈判过程,便于掌握合同相关有关情况,利于理解合同档案的系统性。专职档案人员保持相对稳定,档案部门对其进行定期的指导和培训。

2.档案人员无法及时掌握合同签订情况,不能及时跟踪。虽然制定了合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1个月内向档案部门移交,合同执行文件在合同执行完毕后1个月内向档案部门移交规定。但因为档案部门不能掌握合同是否签订,何时签订等信息,无法做到及时跟踪。经常有非合同部门人员到档案部门借阅合同,发现合同没有移交的情况。针对这个问题,可以考虑在信息系统合同管理模块中加入档案人员节点,合同管理模块与文档管理之间建立关联,档案人员可以通过合同管理模块掌握合同签订情况,同时合同模块也可以调阅与该合同相关的文档,及时掌握合同执行情况。

6、加强合同档案部门的管理工作

合同档案还没有作为一个单独的管理门类,而是依据合同的的性质、类别等分别纳入不同档案管理门类,不少单位经常指定同部门或财务部门负责管理本单位合同档案。如今企业的合同数目增多,使用的频率也提高,同时伴随合同信息资源的深层次开发,传统的合同档案管理工作与如今的形势存在了矛盾,我们要推行“重合同,守信用”企业认证工作,建立专业化的合同档案管理部门,并不断提高管理能力。

6.1档案部门要加强其有关业务部门的联系

档案部门要发挥主观性配合业务部门定期检查合同的办理情况,加大法律宣传提高业务部门的档案意识,同时应该明确合同档案的具体内容,了解合同的履行情况,并根据不断变化的情况进行修订和补充,清理遗漏的合同材料,对有期限规定的合同的办理情况进行通报和督促。

6.2档案管理部门要实行合同安全统一管理

为了避免档案的缺散流失,这就要求档案管理部门对合同档案文本进行集中管理。统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作。

6.3开展档案部门跟踪考核管理

在每年初档案部门首先要搜集上一年的合同清单和签订日期,对照清单统计未归档合同清单,同时发与合同部门督促其在指定期限完成归档。接着年度公司文件归档计划,进行每月的跟踪考核。在年中再次统计分析这半年的归档情况,形成报告由公司领导签发,通报公司各部门。

6.4明确归档责任部门,制订合同档案整理办法

档案与合同管理篇(7)

现阶段,档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题,而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题,无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理,建立健全有效的激励机制,规范档案管理人员培训,促进档案管理研究,加强档案管理交流沟通,建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍,以适应现阶段对档案管理工作的要求。

一、高职院校档案管理队伍现状分析1、人员结构存在“五低一高一差”。高职院校由于建校时间较短,档案管理尚处于初级阶段,其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理,存在“五低一高一差”现象,主要体现在:档案管理梯队尚未形成,缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干,档案管理专业技术人员比例低,普遍存在职称和学历层次较低,档案专业技能水平较低,档案专业研究水平较低,兼职人员调整变化频率高,队伍稳定性差。

2、档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的,是院校管理工作历史的记录,档案管理与院校管理是息息相关、不可分离的。但目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理,为抓院校管理而忽视档案管理,未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合,往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍,未能做到院校管理与档案管理合二为一,无法做到工作的系统化,在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。

3、缺乏对档案管理人员有效的激励和培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作,专职档案管理人员由于其工作不被重视,长期充当院校管理中的配角,经常还兼做档案管理外的一些杂事,感到工作枯燥乏味,思想压抑,其专业才能得不到充分发挥,因而缺乏工作激情;档案管理人员被视为普通行政后勤人员,他们的工资、福利与其工作业绩联系少,个人利益与其专业贡献没有直接挂钩,不能体现其价值,无法起到激励作用;没有建立起专兼职档案管理人员的职称评聘、评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的规章制度,没有在职称、绩效考核等方面制定优惠的政策,兼职档案管理人员认为这一工作可有可无,导致档案管理兼职人员频繁更换,档案管理队伍的稳定性得不到保障。

二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路1、重视档案管理工作,坚持抓档案管理“一把手”工程重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提,高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合,抓好档案管理的“一把手”工程,努力做到院校管理与档案管理“合二为一”,具体如下:其一、坚持专兼结合,做到院校管理与档案管理“合二为一”。高职院校档案管理具有双重性,它既要遵循高职教育管理规律,又要符合档案管理规范和业务流程。高职院校的档案管理队伍应该由组织管理人员、档案专业技术人才、兼职管理人员、技术保障人员组成,其中档案管理组织人员是档案工作的组织者和带头人,档案专业技术人员负责把握档案管理及编研的专业技术方向和提供j9九游会的技术支持,兼职管理人员负责各自职责范围内档案的收集与管理,而档案信息化现代化管理手段的实现与改进需要技术保障人员的现代化技术支撑。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的,其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节,故其档案管理队伍的组成应该体现高职教育管理与档案管理的有机融合,应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍,形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。

其二、抓好档案管理“一把手”工程,建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校领导尤其是主要领导的重视息息相关,院校主要领导一定要高度重视档案管理,树立“档案管理水平体现院校管理水平”的观念,要优化环境,建章立制,为档案管理队伍建设提供必要的外在条件,要抓好档案管理“一把手”工程,坚持部门“一把手”负责制,各处(室)、系(部)均是档案管理的责任部门,档案管理主管部门“一把手”主抓全校档案管理,配置档案专业技术人员,各单位均要“一把手”主管,配备档案兼职管理人员,形成院系两级档案管理格局。

2、建立有效的激励机制,稳定档案管理队伍建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜,因人、因事、因时而定:一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制;二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节,每个环节又可以运用不同手段和方法,相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合,物质性的激励要量化、可操作,要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法,将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容,其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来,逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者,可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核,根据考核结果进行考评和奖励,这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性,让他们用心用脑,尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度,逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度,激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设,要对档案管理队伍实行优惠政策,改善档案工作环境,加大对档案工作硬软件设备的投入,加大对档案管理工作的宣传力度,营造档案管理队伍的文化氛围,给档案管理人员以精神上的富足感。

3、规范档案管理人员培训,打造学习型管理队伍高职院校档案管理人员应具备以下的素质:良好的服务意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调能力和计算机应用能力、外语阅读能力、法律知识的运用能力等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外,还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的能力。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面:一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态,树立服务第一、服务光荣、服务自豪的观念,促进档案管理人员树立强烈的责任心、良好的工作心态、较强的奉献精神;二是提高综合素质。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调能力、口头表达能力和文字组织能力;三是组织业务培训,要进行管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习,增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识。在实施中可以通过请主管部门领导或专家来校做有关档案政策、管理知识、法律学、公共关系学等方面的报告或讲座的“请进来”的培训形式,或通过轮流让管理人员去听课或集体研讨、派往外校学习深造、攻读学位等“走出去”的培训学习形式,将档案管理队伍打造成一个学习型团队。

4、推动档案管理研究,创新

档案管理高职院校档案管理在管理手段、管理模式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得探讨与研究,档案管理也必定会随着科学技术飞速发展而不断发展,必定会不断出现许多新问题、新课题,要逐步将档案管理由过去视为“经验管理”转变为“科学管理”,做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。可以通过设立专项研究基金去探讨、去研究,丰富、发展、创新档案管理,奖励档案管理研究工作中有突出贡献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究项目来推动档案管理工作人员业务能力和队伍整体水平的提高,以便创新档案管理。

5、顺畅档案管理交流与沟通渠道,构建和谐档案管理团队氛围交流与沟通是理解的前提,理解是支持的基础。通畅的交流与沟通渠道,是建立相互理解、相互支持的良好氛围的基础,是创建管理团队文化的重要组成部分,也是档案管理人员锻炼能力、提高业务的关键环节。高职院校档案管理交流与沟通渠道包括院内档案管理人员间、院内档案管理人员与其他管理人员、院内档案管理部门与上级档案主管部门间、高职院校档案管理人员间、高职院校档案管理人员与其他高校间的交流与沟通等几个层面。档案管理人员应充分了解、掌握学校最新的档案管理和研究进展,也要熟悉国家和地方的科技政策与信息,充分发挥这些信息优势,在管理中一方面要主动地向主管部门领导汇报并争取支持;另一方面及时地将主管部门的意见反馈给各部门档案管理人员,帮助他们对档案管理工作做相应的调整或改进。只有建立起通畅的横向和纵向交流和沟通渠道,才能充分发挥档案管理者的枢纽作用、桥梁作用,才能使相互间形成相互沟通、彼此了解、互相支持的良好局面,从而真正达到优势互补、资源整合、力量倍增,促进档案管理工作发展。

这样的档案管理就不仅仅是一种服务,而是直接的推动,也就是“档案管理水平体现院校管理水平”。

参考文献

[1]朱平.档案管理的学习型团队组织建设[j].南北桥,2009.6:9-10.

档案与合同管理篇(8)

中图分类号:c939 文献标识码:a

医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料,对医院的生存和发展有着极其重要的影响,合同档案不仅在于收集整理和保存利用,更在于“察往知来”。随着市场经济的发展,合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出,加强合同档案管理工作,已经成为医院档案工作中的一项重要内容。

随着许多高新技术医疗设备的引进,医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节,科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动,真实地记录了医疗设备购置的历史,在整个医院的档案管理中具有重要意义。

一、医疗设备合同档案管理的重要性

(一)现实凭证作用

分析研究《合同法》我们可以发现,合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性,也就是说依法订立的合同, 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等,都必须完全地、唯一地依据合同档案,否则,就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中,难免发生这样、那样的问题,如:技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理,就必须依据医疗设备档案中的材料,按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高,防止类似问题再次发生。因此,在医疗设备采购中,合同档案不仅是对合同订立双方的凭据,也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料,承担相应的职责,在合同订立和后期实施过程中,存在的各种矛盾和责任追究,就需要通过合同档案来细化和评判。

(二)转化参考作用

合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据,将合同档案转化为重要的经济信息,从而降低设备购置和维护的成本,争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中,经常能遇到供应商报价高的问题,而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置,都是我们谈判的有力依据,使医院在采购过程中节约大量的资金,保证以最优的价格购置需要的设备。

(三)潜在预备作用

当医疗设备突然出现故障时,为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考,减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时,我们会依据设备的情况,在合同中订立相关的补充条款,例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等,这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助,能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。

二、合同档案管理中存在的风险

(一)合同的规范化

合同是合同档案管理的主题,一份合同是否能够发挥它的重要作用,最根本的在于合同的订立是否规范,是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同,很多都存在不规范、不严谨,或有不平等的霸王条款等,这样的一份合同在法律意义上,很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体,在合同订立时具有一定的主导作用,这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位,这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。

(二)档案资料收集的完整性

对于医院医疗设备采购来说,合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程,不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括:医疗设备的申请、审批,采购的调研论证,设备招标参数及与招标有关的一切资料,采购合同,验收单,技术资料,这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中,有可能由于疏忽或随意,使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视,对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外,有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围,使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外,也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外,在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中,因为类别和性质的不同,各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门,存在着各种不同的承办问题,需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方,最后签署,合同的收集才完毕[2]。

(三)缺乏专职档案管理人员

基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性,就需要有专职档案管理人员和档案室,这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作,无法安排专职人员来进行管理,合同档案的保存也没有固定的档案室,这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险,长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。

(四)档案管理信息化程度低

目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段,保存过程中容易有丢失,且纸质文件的保存要求较高,需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描,将文档进行保存,方便查询。但随着医院信息化的发展,纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步,医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。

三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议

(一)纳入正常档案管理范畴,规范医疗设备合同档案管理

将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理,才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性,使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此,重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。

除此之外,制定完善的医疗设备合同管理制度,明确合同管理办法和实施细则,包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等,是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员,才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理,才能实现合同档案齐全收集及规范管理,减少资料缺失和遗漏的问题发生。

(二)合同档案资料的收集要全面、准确、及时

通过对合同档案形式与内容的规范性的分析, 我们可以知道, 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规, 了解合同的办理状况, 保证不遗漏与合同有关的档案材料, 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规,收集相关的资质证明材料,以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权,特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质,这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性,也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的,因此合同资料的收集也需要及时,及时收集资料,及时整理归档,才能使合同档案完整,并为以后的工作提供依据和参考。此外,档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流,充分发挥主观能动性,了解不同职能处室合同档案资料的产生情况,避免遗漏;要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作,着眼于全局,做到未雨绸缪。

(三)运用信息化手段管理医疗设备合同档案

运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案,实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化,还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题,解决管理模式与利用需求的冲突问题,解决档案管理手段落后的问题。目前,我院运行的合同管理系统,是针对合同的信息化管理系统,包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等,相较于传统的纸质资料,更便于查询、统计,而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中,使用信息化管理,将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询,使得档案管理人员更便于进行档案管理。

合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分,是

医院管理中的一项重要内容,是维护医院合法权益的有力保障,具有十分重要的作用,可以为医院的经营决策提供依据,有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加,医院合同档案管理工作的内容不断增多,管理工作变得越来越复杂,大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理,采取科学的管理措施,实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理,才能充分发挥合同档案的重要作用,为医院的良好发展奠定基础。当前,新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之,机遇与挑战并存,基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时,还应当积极思考,从提升档案服务效率的角度出发,不断地用实际行动去检验、去反思,寻找档案最佳的管理、利用方案。

参考文献:

[1] 田振英.论合同档案管理[j].机电兵船档案,2015(5):49- 51.

档案与合同管理篇(9)

在信息化j9九游会的技术支持下,大数据时代已然到来。大数据早已成为社会发展与变革的“催化剂”。特别是档案工作,以往档案管理方式相对落后,并不符合社会发展趋势。而在大数据j9九游会的技术支持下,档案管理方式逐渐变革,逐渐迈向电子档案新形势。在当前的自动化办公模式中,电子档案管理方式相对常见,合理应用电子档案管理方式,能够发挥电子档案的便捷性与诸多优势。要想做好档案管理工作,使档案管理作用得到充分发挥,为档案管理行业健康发展打下坚实基础。

1电子档案管理工作的重要意义

就电子档案管理工作进行分析,档案所包含内容诸多,其中,主要以企业信息、人力资源信息为主[1],传统档案管理多为纸质资料,大量的纸质资料极易产生丢失与破损现象,一旦出现此类问题,极易影响企业稳定运行,不利于企业人力资源管理工作开展。要想强化档案管理工作,提升档案管理效率与质量,在档案管理过程中应结合大数据技术,将各类信息汇集为电子档案[2],进而做好档案管理工作,借助大数据技术做好档案信息的管理与保存工作。就目前档案管理工作进行分析,大部分档案多以电子形式存在。将各类档案聚集在一起,有利于做好档案管理工作。电子档案管理模式有利有弊,优势为档案保存效率、应用效率得到提升,而劣势则为网络环境复杂,如管控不当,或是电子档案管理平台受到攻击,都会增加企业或是个人信息泄露风险,不利于维护档案安全性,难以保证大众信息私密性,不利于维护现代社会发展与进步。因此,在新形势的档案管理工作中,应选择适合的管理方式,充分发挥电子档案管理作用,提升档案管理质量。

2分析电子档案管理工作存在的问题

2.1管理人员水准不齐

大数据出现时间相对较晚,部分管理人员并未意识到大数据技术重要作用,亦难以将大数据技术与自身工作相结合。部分企业电子档案管理人员,其电子档案管理水准相对较低,很多企业内部电子档案管理人员并不是专职岗位,多为其他岗位人员兼任。这些兼任的工作人员,有着各自工作,难以花费更多时间与精力去学习大数据技术,难以将大数据技术与电子档案管理工作相融合。再加上,部分企业的档案管理人员年纪偏大,难以接受电子档案管理方式,更难以适应电子档案管理工作所提出的全新要求[3]。受到这些因素影响,导致电子档案管理人员水准不齐问题出现,最终影响电子档案管理工作开展,难以发挥电子档案管理工作应有作用。

2.2电子档案管理设备落后

部分单位在档案信息管理工作中,并未投入充足资金,致使大数据设备更新不及时。电子档案管理设备落后,势必会影响电子档案管理工作开展。再加上,很多企业档案管理方式相对传统,多为人工管理模式,即便引入电子档案管理设备与平台,这些设备与平台依旧形同虚设,难以发挥电子档案管理设备与平台应有作用,严重阻碍企业电子档案管理工作开展,不利于实现电子档案管理与创新。

2.3电子档案管理制度有待完善

就当前的电子档案管理工作进行分析,部分企业多应用传统档案管理方式,并未结合大数据时代背景,对传统档案管理方式加以优化。此种现象,是不会导致档案管理工作制度不完善,档案管理流程不规范等诸多问题。企业对传统档案管理所存在的问题并未进行及时分析,致使档案管理工作较为随意,无规范管理制度。企业档案管理制度不完善、不科学,势必会影响企业档案管理效率,降低档案管理质量,在档案管理工作中出现信息遗漏或是档案破损等诸多问题。档案存在破损与丢失问题,不利于企业管理与评估工作开展,更难以在企业内部推出电子档案管理方式,无法应用档案价值,难以创新传统档案管理方式。

3大数据背景中创新电子档案管理的有效途径

3.1提升档案管理人员综合水准

要想使大数据技术得到合理应用,提升电子档案管理水准,在实际工作中,首先,应以提升管理人员综合素质为主,只有这样,才能提升档案管理人员的数据信息的处理与分析能力。与此同时,在大数据时代背景下,还应做好人员培训工作,以提升人员综合素质为主要工作,并在这一基础之上,构建完善数据库,发挥档案数据库作用。在这一过程中,作为企业的管理人员,应给予电子档案管理工作高度重视,聘请专业人才做好数据库的维护与更新工作,确保电子档案数据库稳定运行,更好地支持电子档案管理工作。其次,应结合大数据时代要求,创新传统档案管理方式与理念,只有结合大数据时代背景,借助大数据技术,优化以往档案管理方式,在大数据时代背景中,引入更多先进技术,在档案管理工作中,采用全新管理理念,进而构建高素质档案管理队伍,使其掌握电子档案管理所需专业知识[4],以此为基础,不断提升档案队伍管理人员综合水准,满足大数据时代对档案管理人员提出的全新要求。最后,为保证档案管理工作顺利开展,在实际工作中,还应结合以往档案管理工作存在的问题进行分析,不断优化以往档案管理工作存在的问题,满足档案管理工作创新要求,创新以往档案管理途径,为电子档案管理工作开展打下坚实基础。

3.2增强电子档案管理设备与人力投入

在大数据时代背景中,要想创新以往档案管理方式,并提升档案管理质量,在实际工作中,必须要增强电子档案管理工作所需设备,增加设备投入,首先,应做好设备选择工作,在设备选择工作中以计算机设备为主,选择具有存储功能的计算机,在设备选择工作完成后,应结合电子档案管理工作要求,引入电子档案管理系统,并将电子档案管理系统安装至计算机设备中,为后续电子档案检索、分析等各项工作开展提供可靠平台。与此同时,在电子档案系统选择前,需要结合企业内部电子档案管理工作实际要求,选择适合的档案系统。要想完成此项工作,需要不断强化人员管理,引入更多专业能力强的档案管理工作者,充分发挥电子档案作用,提升档案信息应用价值。最后,在传统档案创新工作中,需要引入复合型人才,并在大数据背景下,创新以往档案管理工作模式,不断优化传统档案管理方式,以创新为基础,做好电子档案管理工作,最大限度提升电子档案管理工作效率。

3.3优化以往档案管理体系

档案与合同管理篇(10)

1 综合档案馆执法必严问题的提出

执法必严就是要严格依法办事、严格依法行事、严格执行法律。一句话:执法必严就是严格执法。执法必严是社会主义法制的关键,同样,也是档案法制建设进程中的关键。

执法,在通常情况下,有“广义”与“狭义”这两种含义。“广义的执法或法的执行是指国家行政机关、司法机关及其公职人员依照法定程序实施法律的活动。狭义的执法是指法的执行,则专指国家行政机关的公职人员依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动。人们把行政机关称为执法机关,就是狭义上使用执法的。”[1]国家行政机关执行法律是法的实施的重要方面。在现代社会,国家行政机关被称为国家立法机关的执行机关,国家立法机关制定的法律、法规,主要由国家行政机关贯彻、执行、付诸实现。

在档案行政管理语境下所讲的“执法”多是狭义的法的执行,仅指国家档案行政管理机关依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动,即档案局依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动。而忽视了在局馆合一的体制下,档案执法应当是广义的执法,既包括档案局依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动,也包括档案馆依照法定程序实施法律的活动。

在局馆合一的情况下,县以上地方档案局(馆),一方面,是地方档案行政管理机关,肩负着“主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”的行政管理任务。另一方面,又是“集中管理档案的文化事业机构,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。[2]从档案局的视角看,是档案行政执法的执法主体,即常说的“执法者”;从档案馆的视角看,则又是档案行政执法的客体,即档案行政法律、法规、规章的具体执行者。但在档案工作法制化的视角下,无论是档案局,还是档案馆;无论是档案行政管理者,还是集中管理档案的文化事业机构;无论是档案行政“执法者”,还是档案行政法律、法规、规章的具体执行者,都是执法必严的主体,都有执法必严的要求。本文着重从综合档案馆的视角,对局馆合一体制下,综合档案馆执法必严若干问题谈一些粗浅的认识。

2 综合档案馆执法必严的内容

综合档案馆执法必严的内容“就是档案法体系或档案法律体系所提供的一切规范,即档案法律规范。通俗地说,也就是与档案、档案工作有关的一切法律、法规和规章”[3]中与档案馆工作所相关的部分。大致可分为守法、合规、贯标三个层面。

2.1 守法。通常所说的“守法”,是指“国家机关、社会组织和公民个人依照法的规定行使权利(权力)和履行义务(职责)的活动”。[4]综合档案馆的守法是指国家各级综合档案馆及其工作人员依照法的规定,行使权利(权力)和履行义务(职责)的活动。这里所要遵守的法律,主要是指《档案法》,同时,包括作为公共事业单位及其工作人员应当遵守的其他法律,如《保密法》、《行政许可法》、《劳动法》等。

2.2 合规。通常所说的“合规”,是指国家机关、社会组织及工作人员在从事各种社会活动中的行为必须符合行业及部门制定的规章与制度。这里所说的“合规”的“规”是指:一切涉及档案馆工作的法规规章。这些规章依内容“可划分为:档案收集法律规范、档案整理法律规范、档案鉴定法律规范、档案保管法律规范、档案利用公布法律规范,等等”。[5]依颁布机关的不同,可分为国务院部门档案规章和地方政府档案规章。“目前,国家档案局单独或以国家档案局为主与有关部委联合制发的现行有效的规章有20件;35个(省、自治区、直辖市以及国务院批准的较大的市和经济特区)地方政府颁布的档案规章有59件。另据不完全统计,国务院其他部门制定有专门档案管理方面的规章(含规范性文件)50余件。”[6]其中,题目中涉及档案馆的由国家档案局单独或以国家档案局为主与有关部委联合制发,或国务院其他部门制定有专门档案管理方面的规章16件,地方政府颁布的档案规章14件。

2.3 贯标。本文所说的“贯标”,是指贯彻国家和行业颁布的各种档案工作标准。“档案工作标准,是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称;它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。”[7]档案工作标准的具体表现形式是各种相关的标准文件(或称“标准文献”),是指按照规定的工作程序制定,经公认权威机构(主管机关)批准的一整套在文件与档案工作范围内必须执行的规格、规则、技术要求等规范性文件。档案工作标准的种类按照标准的性质,可以分为管理标准和技术标准;按照标准的实际法定效力,可以分为强制性标准和推荐性标准;按照标准的相关程度,可以分为正式标准和参照标准。档案工作标准体系则是由若干档案工作基础标准和业务技术标准构成的互有联系、互相制约的一个动态性、指导性的文件整体。“自1985年5月10日,国家标准局批准了我国档案工作的第一个国家标准(gb3792.5-85)《档案著录规则》之后,与之相配套的《中国档案分类法》的出版,标志着有中国特色的档案分类标准的基木框架已经确立。”[8]到目前为止,“国家质量监督检验检疫总局的有关档案工作方面的国家标准有13项,档案工作行业标准56项,强制性标准2项”。[9]这些标准中,大部分与档案馆建设和日常工作相关。档案工作标准已经为档案馆建设与日常工作制定了共同的和重复使用的规则,并形成相对完整的体系。档案工作标准已经成为档案法律法规体系的重要组成部分。

3 综合档案馆在执法中存在的突出问题

3.1 接收开放不及时。接收与开放到期档案是档案馆的主要职能,也是档案馆必须履行的法定义务。但各级综合档案馆在接收与开放到期档案上做得并不尽如人意。如,“各级国家综合档案馆80.34%至86.12%的到期开放率,各省、市、自治区各级国家综合档案馆71.36%的到期开放率,意味着当年到期的档案几乎没有开放1卷。当年到期档案的开放工作还没有成为众多各级国家综合档案馆的常规性工作,开放档案工作在不少档案馆仍然只是阶段性、突击性的工作”。[10]

3.2 鉴定销毁不落实。档案的鉴定与销毁工作,是档案馆管理工作的一个重要组成部分。而大多数综合档案馆没有将档案鉴定与销毁的工作落实到位,不是不开展,就是“鉴”而“不定”,说“销”而“不毁”。档案鉴定与销毁工作中长期存在着下述问题:“一是一些档案馆(室)以为档案的鉴定是一项后续性的工作,时间上可迟可早,工作上可松可紧,只要档案在,对保管期满档案任何时候鉴定销毁都可以。二是认为对档案的鉴定与销毁是‘替人作嫁衣’——以前档案管理人员立的卷、管理的档案,却要现在的档案人员做这项工作,是替别人忙,所以,行动上拖拖拉拉。三是‘上行下效’,一任交一任。以前的档案管理人员对保管期满的档案未进行鉴定就移交给下任档案管理人员,而现在的档案管理人员则‘多一事不如少一事’,在任时,也不进行鉴定,和以前所有的档案一起向下一任档案管理人员移交。四是认为档案还有库房和装具可放,何必急于鉴定销毁!五是怕对保管期满的档案鉴定销毁后,馆(室)藏档案数量减少,影响目标管理达标评审认定得分或本人岗位责任书的鉴定与考核。六是有些地方以前曾鉴定并销毁过一些期满档案,由于经验不足,程序不熟,以及受一些客观原因的制约,曾出现过一些这样那样的失误和问题,因而,做这项工作的同志及后来接手档案工作的同志,消极地从中吸取了一些反面教训,不敢再鉴定销毁档案。七是档案鉴定小组对保存期满档案鉴定之后,向主管领导写出鉴定报告,提出了存毁意见,而主管领导怕决策失误承担责任,没有勇气和胆量审查、批准鉴定结果,更不敢拍板批准销毁应销毁的那部分档案,结果,形成‘鉴’而‘不销’的‘半截子工程’。”[11]

3.3 馆室标准混淆。档案馆与档案室有相同的地方,也有不同的地方。相同的是,两者都是保存与保管档案的地方,不同的是,档案馆保存的是其所属行政辖区内应当进馆的档案,而档案室则只保存本单位需要保存的档案。因此,档案馆与档案室所执行的标准并不完全相同。但是,有不少综合档案馆却将档案馆与档案室的标准混为一谈,甚至强迫档案室执行档案馆的标准。就以档案馆接收档案的标准为例,档案馆接收进馆档案,往往都制定有接收标准或规定、办法,如《北京市档案馆接收档案的规定》。据了解,上海、四川以及其他一些地方也都有这样的规定。对接收进馆的档案要求按照馆藏档案整理的标准整理好,达不到规范标准的不予接收。“最不可理喻的是,《档案馆进馆档案接收标准》都是在接收档案进馆时才制定印发,而需要进馆的都是10至20年前的档案。按照现制定的标准对10至20年前整理的档案进行接收。”“按照这个标准重新整理,就与档案室的保管和利用没有一点关系了。”“档案室有为国家积累档案的义务,但没有义务必须按照进馆管理的标准整理档案。”“至于接收进馆后档案馆如何管理这些档案,那应该是档案馆的事。不能把档案室为国家积累档案的义务当做积累按档案馆的管理要求规范整理档案的义务。”[12]如果把档案室为国家积累档案的义务当做积累按档案馆的管理要求规范整理档案的义务,那就不仅是混淆标准的问题了,而且有混淆职责的问题。

3.4 标准执行不到位。档案标准化工作已经开展20多年了,但是档案标准化工作开展得很一般,许多档案工作标准执行不到位,存在着诸多的问题。主要表现在:一是对档案标准化工作不清楚、不理解。二是对档案工作标准有多少不清楚,具体内容也不清楚。三是只关注落实某些个别档案工作标准,而对大多数标准或是只是说说落实或是置之不理。例如,只对贯彻《归档文件整理规则》关注,而对《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》等标准的执行就很一般。四是只关注落实档案工作标准的某些细枝末节,而对档案工作标准的重点却不关注。五是档案标准化工作既没有列入档案馆的档案管理工作计划,也没有纳入到档案馆的日常档案管理工作之中,而只是必须用时才安排贯彻落实。六是对档案工作“标准化缺乏监督,以制度代标准,没有监督,使得一些偏离标准化的做法得不到及时的纠正”。[13]

4 综合档案馆执法必严的措施

4.1 改同级监督为上级监督。在局馆合一体制下,由于档案馆实际上成为档案局的一个内设科室,同级档案局对档案馆的监督已经形同虚设。有必要将同级档案行政管理部门对档案馆的监督改为由上级档案行政管理部门来实施监督。只有这样,才能有效保障综合档案馆执行法律法规规章的情况得到严格而有效的监督。

4.2 树立执法守法观念。档案馆工作人员的工作态度和责任心如何,直接关系到档案馆管理工作的效果,必须加强对档案馆工作人员的法制学习教育。重点是强化执法守法的意识,普及档案法律法规规章及档案工作标准的知识。要让每一个档案馆工作人员都认识到,在档案馆管理工作中执行各项档案法规的要求,既是档案工作者的法律职责,又是必须履行的法律义务。这些工作的任何失职和失误,都会给国家和人民造成难以弥补的损失,都是法律所不允许的。

4.3 强化严格执法意识。严格依法执法的意识不强,是各级综合档案馆执法中存在上述问题的根本原因。应当采取积极措施,通过专题培训学习,完善监督机制,提高各级综合档案馆工作人员,特别是各级档案局馆领导同志的法律意识,强化严格执法意识。只有各级综合档案馆工作人员具备了内在、自觉的法治理念,执法不严的现象才可能得到根除,执法必严才能够得以实现。

4.4 积极推进标准化。“档案工作标准化是指在档案工作领域内,由档案事业主管机关对档案工作的管理、方法、概念、原则、质量、设施等制定出科学的统一规划和技术规范,克服各自为政、各行其是的局面,以获得最佳的工作秩序和社会效益。”[14]综合档案馆是档案行政法律法规规章的具体执行者,也是执法必严的主体,而档案工作标准是档案行政法律法规规章的具体化。因此,档案工作,特别是综合档案馆的执法必严应当从积极推进档案工作标准化入手。“只有很好地贯彻实施标准,档案工作才能由‘人治’逐步变为‘法治’,由繁变简,由杂乱走向统一规范,减少重复劳动,提高档案工作效率。”[15]

在档案工作法制化的语境下,档案工作与综合档案馆执法必严并不是一句空话,而是有着具体内容与具体要求的工作。既要严格执行涉及档案馆的有关法律法规,又要严格执行各类档案工作标准。更具体的就是要积极推进实施档案工作标准化管理。只有将档案工作标准视为档案法规规章的一部分,将实施档案工作标准化管理视为“有法必依,执法必严”的重要组成部分,档案工作标准才有可能在综合档案馆得到全面认真的执行,综合档案馆的工作质量才有可能得到提升与保障。

注:本文为2011年度河南省档案局科技项目《档案立法技术研究》的阶段性成果,项目批准号为:2011-r-05。

参考文献

[1]百度百科.执法.baike.省略/view/21519.htm.

[2]《中华人民共和国档案法》.

[3]海. 依法治档所依之“法”是什么?——是《档案法》还是与档案、档案工作有关的一切法律、法规和规章[j]. 档案管理,2011(3).

[4]百度百科.守法. baike.省略/view/1612656.htm.

[5]杨立人.档案法体系的特点和分类原则[j].档案学研究,2003(3).

[6]小普.档案法规体系的构成[j].中国档案,2009(2).

[7][14]冯惠玲,张辑哲主编.档案学概论[m].北京:中国人民大学出版社,2001:145.

[8]刘芳.浅谈标准化在档案工作中的意义[j].黑龙江史志,2005(5).

[9]中国国家档案局官方网站,http:/saac.省略/,档案工作国家标准目录,档案工作行业标准目录.

[10]李云平,吴雁平.全国各级国家综合档案馆开放档案业务现状定量分析[j].档案管理,2009(1).

[11]米彩云,赵浩勇.档案鉴定与销毁工作当前存在的问题与对策[j].陕西档案,1999(4).

[12]张志敏.档案室应该为谁整理档案?[j].档案,2011(4).

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