档案一体化管理汇总十篇-9游会

档案一体化管理汇总十篇

时间:2023-08-16 17:28:37

档案一体化管理

档案一体化管理篇(1)

文档一体化管理,是随着计算机技术的发展而提出的—个档案管理领域的新课题。随着当代网络技术的发展,“电子档案”、“虚拟档案”等概念的提出与运用,文档计算机一体化管理被赋予更新的内涵。

一、文档一体化管理的内容及其发展

我国的文档一体化管理基本与计算机技术在我国档案领域的应用同步进行和发展,随着计算机技术尤其是网络技术的发展,文档一体化理论和实践也不断深化和发展。

文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发,实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理,保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性,从文书到档案的数据畅通、完整性。包括:文档实体生成一体化,文档管理一体化,文档信息利用一体化,文档规范一体化。

文档一体化的意义在于保证档案信息收集完整、系统、准确;从文件生产到归档全程控制;数据信息重复利用,提高工作效率。在实际工作中,文书工作和档案管理工作可由一人或多人承担,对于规模与文件流量较小的单位多由一人同时负责文书与档案工作,稍大的机关或企业则会将文书与档案分部门或分人来管理,为了提高工作效率,“文档一体化”管理已成为信息化所推行的一种管理模式。

文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延伸和发展,两者有效地结合起来,才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。文档一体化利用管理系统将公文处理与档案管理相结合,充分利用文书处理过程中形成的数据信息,避免档案部门的重复劳动,使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化,档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。可以通过办公自动化或档案系统或oa与档案系统相结合等不同的方式实现文档一体化管理。

二、电子文件与档案

随着以计算机为主的信息技术的发展,电子文件作为办公自动化的直接产物,正在并逐步替代传统的纸质文件而成为信息传递的主角,给办公、管理等领域带来巨大的影响,档案部门也不例外。

(一)电子文件及其特点

电子档案的前身是电子文件。电子文件即通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件。与传统文件相比,它具有以下特点:

1.电子文件的读写方式有了革命性变化。传统文件以文字、图形等为记录符号,可供人们直接阅读;电子文件以需要解码的二进制数字符号做记录符号,读写都依赖计算机。

2.电子文件的内容与载体的依附关系发生变化。传统文件的内容与载体密不可分,内容脱离原载体时可能破坏原文件的原始记录件,载体原件与复制件的区别较显著;电子文件的内容与载体不具有密不可分的关系,内容可以同载体分离并转移到另一载体上,因此使电子文件失去物理意义上的原始实体状态;此外电子文件还可以由若干记录模型结合而成,因而存在着虚拟状态。

3.电子文件的结构发生变化。传统文件的结构是为阅读者显示的,并作为文件真实性的重要标准,构成文件的组成要素;电子文件的实体结构并非一目了然,而其内容与载体可以分离,因而结构有时对读者并无实际价值,所以电子文件适于建立逻辑结构,以便识别每份文件并显示其组成部分。

(二)电子文件的影响

电子文件的脱离载体生存的“数字式存在”形式,以及它在网络技术下快速传递等特点,使它在文件档案管理工作中带来了巨大的便利:一方面使信息处理走向无纸化,减轻办公、业务部门和档案部门的文书、档案实体管理的压力,另一方面可以利用计算机实现快速检索,提高查全率和查准率,有效地满足人们的利用需要;同时,计算机的海量存储和网络化传输可以成功实现信息资源的共享。不过,也正是电子文件的以上特点,在改变人们文件与档案的概念、提高信息管理水平的同时,也给档案部门带来了新的挑战。

1.电子文件内容和载体的可分离性和物质结构的可变性,给电子文件和档案的管理带来了困难,即难以确认电子文件的原始性,档案“原件”及因此而具有的凭证价值难以确定,更难以保障。

2.电子条件下,文件的归档范围、程序、时间及档案管理的来源原则等都面临挑战。

(三)电子档案的发展趋势

尽管目前在大多数档案部门仍以传统的手工管理方式对文件和档案进行管理,而且受经济实力、人员素质和传统习惯等方面的影响,传统方式还将在相当长时间内存在,在许多办公室,计算机文件已取代手写的文件;计算机辅助设计,已在许多企业取代手工制图,并制定了相应的国家标准;诸如邮件取代信件、电子商务取代商务合同、信用卡取代存折、存单;也都发生在我们身边。尽管电子档案与传统档案相比,其原始性、合法性、长久性和可靠性方面还有一些问题有待解决,但电子档案的存在和认可确实已成为不可拒绝的事实:美国司法部诉微软公司的案件中,电子邮件已作为重要的诉讼证据;我国《合同法》认可电子文件的合法性;国家颁布的关于cad的标准承认电子档案的合法性;全球范围的电子商务和电子政务已开始登场。

在信息技术飞速发展的今天,计算机技术已发展到社会各领域。自1971年我国气象部门首次用计算机管理气象档案,到现在不少单位档案部门与业务部门联网,计算机已经从“文件、档案的管理——检索”,发展到“文件的产生——保管——管理——利用”的整合模式。电子档案的长久、海量的存储,方便、迅速的检索和利用,与其说是发展趋势,不如说是技术发展的必然。档案部门只有勇敢地接受信息技术的挑战,才能在新形势下由必然王国走向自由王国。

参考文献:

档案一体化管理篇(2)

文档一体化简单的说就是将档案与文档依照相应的模式结合起来共同管理,这对解决海量电子文件信息资源管理问题具有积极的作用。目前我国的档案管理工作还未完全实现文档一体化,但是某些局部环节已经依照此种方式进行管理,效果非常好。

1 当前文档一体化的发展概述

现如今我国已经开始着手建设文档一体化,但是相比较而言,国外在此方面的发展水平比较高。文档一体化开始于美国,目前已经成为美国等发达国家普遍应用的一种形式,随着信息技术的发展,信息标准化数据格式已经形成,已经在电子档案管理中得到了广泛的使用。国外文档一体化在档案管理中运用不仅研究理论比较成熟,研究方法也比较具有可用性。国外在文档一体化所取得的成就,为我国文档一体化的发展将会提供宝贵经验。

由于我国各种各样的办公业务系统应用越来越普遍,同时越来越多的研究者开始进行管理方面的研究,这使得文档一体化理念逐渐走入人们的心中,很多单位与个人都开始通过文档一体化来来进行档案管理。现阶段,我国很多文档一体化软件被研发出来,这些软件功能不同,有些用于整合档案管理业务,而有些则由于信息收集与开发。目前所使用的软件,无论是在功能上,还是在兼容方面都所有进步,甚至已经达到了国际水平,但也有一些研发出来的软件并不尽如人意,之所以会出现此种问题,主要是由两方面原因造成:第一是某些软件开发人员因为禁受不住诱惑,只希望尽快研发出来赚取利益;第二是软件开发人员在进行开发研究时并未与文档工作者进行良好交流,因此研发出来的软件并没有达到文档工作者的需求。

2 文档一体化在档案管理中的运用

2.1 文档一体化的系统架构

文档一体化在档案管理中的应用作用发挥的关键在于tpip数据库,在最初设计时,设计人员就将该数据库看作是储存引擎,而后再应用struts、spring技术等。整个系统框架既能够进行扩展,也能够进行自我维护,恢复组件、同时还具有可以移植的特点,因此应用前景非常好。整个系统框架如下:

第一,领域对象是由一些层次结构对象构成,它们是对不同业务模型的抽象,如果需要完成这些状态数据的存储,通常每个领域对象对应一个trip数据库表。

第二,持久佣tripjxpapi进行了dao封装,实现了对trip系统内置的ccl查询语言的支持,完成了领域对象到trip数据库表的对象关系映射,对业务层隐藏了tripjxpapi,降低了业务层的开发难度,缩短了系统的开发时间。

第三,业务层的组成是业务逻辑对象,sring框架的控制反转容器使得业务逻辑替换时变得简单,使各层间以松耦合的方式进行无缝整合,在springaop声明式事务管理的基础上把业务逻辑的事务实现了。

第四,表现层使用mvc模式中的struts把解耦的网页和基于组件的业务逻辑进行了实现,使用flashpaper浏览器插件来显示文件。用户只可执行浏览、查询及缩放功能,同时可限制用户执行保存、复制与打印等功能,从而即做到了对原有文档的高效开放利用,又有效避免了直接的复制抄袭。对论文评语及成绩系统则直接以pdf文件的格式进行存储展示,从而保证了档案的原始性和不可更改性。使用freemarker模板生成自定义的网页,使用反向ajax技术dwrajax框架实现数据的变化,web服务器会主动将信息推送到用户浏览器,保证了业务数据实时的显示和处理。

2.2 文档一体化的实现模型

应用是研究的最终目的,在前述研究的基础上,基于实践类文档的应用设计出系统的原型,并在系统中实现了主要功能。在设计的系统中,把用户类型分为几大类,分别是普通用户、其他方面的用户以及管理员。普通用户可以对所有开放信息执行标准检索(包括全文检索)、高级检索、按有关检索要求进行浏览。其他类型的用户可提交信息并且对自己的信息进行管理。更高级的用户可对信息进行批改、和删除管理。管理员用户主要对系统中各类的用户进行管理。各类用户所能执行的功能之间是有时序和前提的。

2.3 文档一体化的储存平台

因为档案文档最显著的特征就是非结构化数据,如若应用关系数据库,系统无法满足于各类档案文档需求,也难以达到各类附件的需求,即便系统可与将所有的文档与附件都存储起来,要对其进行全文检索也具有一定的难度,并且若数据量非常大,并不利于数据维护。应用关系数据库所产生的这些问题,几乎无法解决,因为这些问题与底层设计息息相关。为此文档一体化在档案管理中应用就必须使用其他非结构化数据库。经过大量的实践证明,非结构化的trip数据库应用效果比较好,这主要是因为这种数据库具有非常多的优势:

第一,可以进行跨平台大数据存储,采用的是二进制数据形式,对数据对象大小并没有任何要求,实验证明此种型式的数据库能够存储超过200种格式的电子文件,同时还能够自主完成抽取文本信息工作,之后再将其存放到倒排文件中,用户就能够因此对全文内容快速有效的查询;第二,trip数据库不仅检索功能强大,检索速度也异常的快。trip既是数据库,也是搜索引擎,用户能够将档案信息储存起其中,如果有需要也会立即检索出来;第三,trip数据库具有多层次机制,首先,系统的登录采用了用户身份认证的方法;其次,对数据库的访问权限的方法,在数据库级别,创纪录的水平,领域层三个层次分别授权,访问权限和用户内容的访问控制。非法用户无法进入其中,而且如果是重要的文件还能够进行备份处理,这对档案信息的安全性有着非常大的保证。

2.4 文档一体化的安全

为保证应用的安全有效,系统需要设计整套的安全管理机制。应有系统自身的权限机制使得对于普通用户来讲,其可以检索并浏览系统中所有开放的信息,但是其并不能下载的word或wps格式的原文件。而有些用户仅可以提交和下载自己的信息,而无法操作其他的论文文档。

3 结语

综上所述,可知随着技术以及档案管理理论的发展,文档一体化定会在档案管理中发光发采。现如今,我国正应用trip数据库来解决文档一体化存在的问题,这对实现档案管理中完全应用文档一体化有着积极的作用。

参考文献

[1] 杨要科,杨艳. 文档一体化中电子文件的存储研究[j]. 兰台世界. 2014(23)

[2] 杨茜茜. 数字时代的文档一体化管理:理念、手段与目标[j]. 档案学通讯. 2014(02)

档案一体化管理篇(3)

医疗行业在我国经济的飞速发展下也在日益进步,在医疗的相关活动中,为了给病情提供准确性的保障,每个医院都已经引进多台大型的设备用于治疗,从而让这些设备在病情确诊、科研探究等方面起到必不可少的作用。

一、方便管理,让资料具备完整性

基建和设备之间是互相关联的,设备将基建作为依托的对象,基建是设备主要的承载体。通常情况下,医院中的大部分诊断类设备普遍都是有特殊需要的,例如:x射线等相关诊断设备。这些设备不论在场地方面还是环境方面都有明确的标准,而且设备的资料也是有相关要求的。基建部门会依据厂家的技术需要进行针对性的施工,在设备完成以后就可以投入使用。在定期的维护或者是改造环节中,不仅要对设备档案做好检查,同样还应当根据基建档案的相关内容进行合理的维护以及改造方案,从而提高档案的利用率。对基建档案按照类别的方式进行保存是较为方便的。在工程设计单位中,在对特殊医疗设备设计过程中,应当需要专业人员对其进行设计,由于专业设计公司是依据不同设备技术内容以及相关标准要求进行设计的,是单独完成的基本建设。

(一)制定设备档案资料收集归档制度。在进行设备采购过程中和不同的部门之间都存在一定的联系,从科室的使用申请流程一直到上级的批准,在进行采购、招标等环节的实施,期间需要经历的环节较多,而且时间花费很长,手续也繁琐,尤其是在采购进口医疗设备时,手续不但复杂而且也存在时间长久等问题。因此,为了能够确保档案的完整性,档案管理人员应当和有关的科室、设备采购方面制定恰当的方案,从而能够在短时间里面将设备采购所需要的资料都收集齐全。

(二)提前介入设计、施工过程,收集完整的基建设计和建设资料。对于医疗设备中的采购和基建工程的实施,两者是同时进行的,相关人员在对设备进行采购的前期阶段中,设备应当具备一定的实用性,人员是否具备使用资格,是相关人员首先要考虑的问题。所以,在设备建设的准备过程中,档案管理人员应当参与进来,制定恰当的档案资料内容,并且与相关人员之间进行交流,确保工程进度能够和档案资料是同步的。倘若在收集时出现资料不合理的现象,应当第一时间进行处理,从而确保档案的完整性。

二、方便利用,为利用者提供最便利的利用模式

医疗设备作为医疗卫生诊治过程中不可或缺的重要辅助和诊疗工具,一直为着这个原则不断地更新发展。在这个医疗设备维修维护、更新改造的过程中,不可避免地要查阅设备和基建的相关资料。而在医院管理中,一般基建部门和设备部门是分开的两个独立科室,即使单位有综合档案室,在建档时,两个部门根据各自的要求,分类整理,单独排架管理。没有综合档案室的单位,都是各管各块,这就为利用者查询时带来了不便,有时既要调阅基建档案,又要查询设备档案,因两种档案的资料归档、保管期限的不同,有时还查询不到需要的资料。基建档案和设备档案一体化管理,保证资料的不流失,可以节省利用者的时间。原来在上级行政管理和质量监测部门检查时,每次都要两个科室的档案管理员抱着一大堆的档案备查,一体化管理还可以节省人力,利于政府部门的检查。对无法进行一体化管理的单位,为了便于利用,可将与设备配套的工程设计单位设计的施工图及竣工图复制一份蓝图存入设备档案,以供设备在维修维护、改造更新时使用,也不失为一种好的方法。

三、基建和设备档案一体化管理,可以方便后续形成的档案归档

因设备属固定资产,在有些非医疗单位,将设备档案作为基建档案的一部分组卷、归档。但在医疗单位,因其使用的特殊性,基建竣工后,设备安装完毕,设备的使用与管理才刚刚开始。在以后的日常管理中,会有大量的维护、维修,更新、改造、检测工作,这些活动中,会形成大量档案资料,特别是设备更新改造过程中需要对场所设计变动形成的资料进行归档,而这时设备与基本建设已经脱钩,想把基建变动的资料加入基建竣工的档案中已经不可能,这些资料单独存放容易丢失且不利查询。基建档案和医疗设备档案一体化管理可以解决这些问题。设备档案一台一档,按件编号,变动的资料可以随时添加进档案,较好地保持了档案的完整性。因此,从使用需要上出发,实行一体化管理也是必要的。

四、从利用实际出发,在基建和医疗设备档案卷内目录中设置互见号

因医疗设备使用管理上不断变更,有的同类设备有多台,因工作需要有些医疗设备会在不同科室间调拨使用,有些科室也会搬迁。而在整理医疗设备档案编制案卷目录时,为便于分辨查找,会在分类号内加入科室代码,经过调拨的医疗设备无法重编分类号,给案卷的查找带来了一定的困难。一般互见号设置在卷内备考表内,但有时一个基建案卷内保存几个项目的资料,互见号在备考表中查找不便,而在基建档案和设备档案卷内目录内分别设置互见号栏,把匹配的基建或设备案卷号填在栏目内,这样在查询时就可一目了然,便于分辨,缩短查找时间,提高查询的准确度。

五、结语

总而言之,基建和设备档案对医院的管理工作起着重要的作用,不但信息量大,而且具备一定的实用性,对提高医院的诊疗技术水平具有重要帮助。与此同时,医院也应当做好档案管理的基本工作,在对档案系统进行管理过程中应当遵守每一个管理流程,避免出现不必要的情况,希望能在未来的道路上为医疗行业做出贡献。

档案一体化管理篇(4)

随着社会经济的全球化发展,我国教育与科技不仅得到了量的飞跃,也得到了质的飞跃,科技化与数字化的生活方式与工作模式开始在社会上流行起来,因此,高校图书档案管理也得到了科技化与数字化的发展,形成一体化管理模式。新时期的到来不仅使得人们对于信息量掌握的欲望愈发强烈,使得人们改变了其信息需求方式,还创新了信息存储工作的模式与内容。因此,我国高校图书档案管理工作在这一新时期发展的背景下,应该对其传统图书档案管理工作模式进行创新改革,建立不受时间与空间限制的一体化管理工作模式,为高校学生提供更为全面、更为多样的信息服务,丰富并满足高校学生的现代化信息需求。高校图书档案管理是收集信息、处理信息的主要工作场所,是高校学生和教师在校园内获得知识与信息的重要渠道,更是满足新时期社会经济的发展需求,因此,促进高校图书档案管理一体化是高校提高其整体管理工作效率与水平的一大重点。

一、新时期高校图书档案管理一体化的意义

新时期发展背景下,社会对于图书档案管理工作的要求越来越高,我国高校传统图书档案管理工作逐渐不能够适应社会经济的发展需求,进而延缓了学校教育事业的发展进程,因此,高校图书档案管理一体化不仅是适应我国社会经济发展需求,更是推动我国及整体教育事业向前发展的重要动力之一。

(一)新时期高校图书档案管理

1.高校图书管理定义

高校图书管理是指高校对学校所具有的文献信息、人力资源、资金储备以及其他资源进行有计划、有组织的协调控制行为来达到理想管理目标的工作过程。高校图书管理工作能够为全校师生提供十分有效的文献书籍、资料期刊等信息资源,有利于教师提供自身教学素质,优化其教学模式;辅助学生进行论文写作、丰富学识视野以及提升学术涵养等一系列素质培养工作。

2.高校档案管理定义

高校档案管理是指高校档案管理部门对学校档案信息进行收集与整理,为高校将档案信息科学、合理应用于其他各项管理工作中提供有效、坚实的保障。高校档案管理是高校完善整体档案工作的重要基础,是服务于学生、教师以及社会的工作。

(二)图书档案管理一体化

一体化指的是企业或是单位对某一项工作实施综合模式的管理,而高校图书档案管理一体化则是指高校将图书管理与档案管理之间进行相互融合,对其图书档案管理进行综合统一的管理,促进高校图书管理和档案管理的共同繁荣与发展。

(三)新时期高校图书档案管理一体化的意义

1.一体化的图书档案管理有助于高校减少人力与资金成本

我国高校对图书与档案的分散管理模式虽然在一定程度上形成了小范围管理方面的有效性,但这种小范围内的有效性管理对于高校整体图书档案管理系统所需的管理要求却是微乎其微。分散管理模式下的图书管理与档案管理在收集、整理信息过程中会产生人力劳动资源、资金成本、时间成本以及其他资源的浪费现象,使高校损失人力劳动资源与财政投入等管理成本。而高校图书档案管理一体化则是将图书管理与档案管理进行融合、统一的管理,相较于图书与档案的分散管理模式来说,一体化的图书档案管理模式在收集文献、资料信息过程中仅用二分之一的人力资源就可以收集相应信息,实现人才资源共同使用,有助于高校缩减人力资源的使用成本,并在处理信息过程中达到事半功倍的效果;高校图书与档案管理的一体化有利于高校规范其图书与档案工作制度,统一图书信息与档案信息的检索模式等工作,促进有效信息的共同开发与使用,为高校节约管理过程所需要的时间成本与资金成本;网络信息化促进管理一体化的主要动力,而网络信息技术打破了信息传递的时间与空间限制,因此,高校图书档案管理一体化利于其减少图书档案管理的空间管理成本。

2.高校图书档案管理一体化实现了信息资源的科学、有效整合

高校的图书管理与档案管理工作虽然有着不同的工作概念与工作要求,但是这两项管理工作模式都是为了对高校现有信息资源进行科学、合理、有效的整合与开发,为全校师生与社会提供信息服务工作。高校图书管理与档案管理工作都有着共同的工作环节——信息资源的收集、整理、保管以及可供利用四个环节,而我国高校图书管理与档案管理工作的展开离不开信息资源的收集与整理,即信息资源的收集与整理是保障高校图书管理工作与档案管理工作的重要基础,所以,高校图书档案管理的一体化可以提高信息资源收集与整理的工作效率,进而提高图书档案管理工作效率。除此之外,高校图书管理与档案管理工作在工作目的、工作内容与工作形式上还有许多相似的点,这些相似点在高校执行信息资源整合过程中发挥重要作用,因此,高校图书档案管理一体化帮助高校实现了科学合理、有效的信息资源整合。

3.高校图书档案管理一体化有利于信息资源的流通

新时期背景下,发达的网络信息技术使全世界的信息传递速度变快,因为高校所具有的信息资源十分有限,所以多方合作已经成为信息资源共享、增加信息资源的主要方式,高校以档案管理亦是如此。高校图书档案管理的一体化将分散式管理的图书工作与档案工作进行了有机融合,形成统一管理系统,将分散的图书、档案信息资源都聚集在一起,以便于开发出新型信息资源,实现资源共享的同时还加深了信息资源的流通性,因此,高校图书档案管理一体化有利于信息资源的流通。

二、新时期高校图书档案管理一体化所存在问题

新时期发展背景下,我国高校传统的图书档案管理工作模式逐渐满足不了现代化社会的发展需求。随着社会发展的日新月异,高科技电子产品开始出现在人们的日常生活与工作当中,如计算机网络信息技术的出现为高校图书档案管理工作提供了数字化、智能化的功能与作用,可以及时将图书档案信息反馈于全校师生,但高校在发展图书档案管理一体化期间还是存在一些问题,致使管理一体化发展进程缓慢:首先,高校图书档案管理工作人员对于一体化管理没有一个正确的认识。正确认识管理一体化的工作概念与工作机制是有效执行图书档案管理一体化的重要基础,而我国高校图书档案管理工作还在实行的是传统管理工作模式,相关工作人员仍然持有传统管理思维,对现代社会发展的管理一体化工作模式认识不够透彻,只考虑当下情况,缺乏资源整合、综合执行管理工作的意识;其次,高校图书档案管理工作人员欠缺熟练操作计算机技术的技能。随着社会经济发展,计算机技术也得到了快速发展,新时期图书档案管理一体化要求图书档案管理工作人员具备操作计算机技术的能力,而我国高校图书档案管理人员虽然具有一定的相关管理知识理论,但对于计算机网络这一新兴技术掌握力度尚未熟练,就目前情况来看,我国高校同时具备专业图书档案管理知识与熟练掌握计算机技术能力的工作人员屈指可数,所以我国高校图书档案管理工作水平较低;最后,高校不重视图书档案管理工作的改革与创新。我国多数高校在发展过程中很少将注意力放在图书档案管理工作创新改革这一方面,更不用说为图书档案管理一体化发展置办相应硬件设施,因此,图书档案管理工作的创新改革意识在高校发展中的极低存在感影响了我国高校图书档案管理一体化的发展。

三、新时期高校有效实施图书档案管理一体化的途径

传统图书档案管理工作模式已经不能够满足现代社会对于高校图书档案管理的发展需求,只有对传统图书档案管理进行相应创新改革,建立健全管理一体化的工作机制,才能使我国高校图书档案管理工作适应现代社会发展需求,共同促进新时期的可持续发展。

(一)正确认识管理一体化概念,加强工作人员创新意识。

正确认识管理一体化概念、改变传统管理思想是高校将图书管理与档案管理有机结合在一起的关键所在,是建设管理一体化机制的基础,因此,高校需充分理解图书管理与档案管理的优势所在,主动反思传统管理工作中的不足之处,积极开发出有利于图书管理与档案管理进行有机结合的创新思维,为高校图书档案管理提供思想依据以及创新方案,并将这些思想依据与创新方案观察落实到高校实际图书档案管理工作中去,以此来保证图书档案管理一体化的长远性发展。此外,高校还应促进图书管理部门与档案管理部门之间的相互交流与合作,进而共同推动图书档案管理一体化发展。

(二)加强图书档案管理一体化的硬件设施建设。

档案一体化管理篇(5)

【中图分类号】g271 【文献标识码】a 【文章编号】1672—5158(2012)08—0307-01

文件与档案一体化管理,就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合,充分利用文书处理过程中形成的数据信息,避免档案部门的重复劳动,使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体,从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化的目的。

一、当前机关文件与档案管理存在的问题

1、传统的文件处理工作与档案管理工作是分属两个职能部门,分别负责文件处理工作和档案管理工作,两者是以立卷归档为工作界线。文件归档前属于文书部门管理,归档后属于档案部门管理。在这种体制下,文件在两个相对封闭的系统中运行,文书处理和档案管理各自为政,致使文件信息资源不能充分发挥作用,容易出现收文不全,归档不全的现象,档案质量也得不到可靠的保证。文件与档案分离既不利于文书部门信息服务功能的发挥,也不利于档案部门作用的发挥。

2、由于机关各职能部门的职能不一样,决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同。在文件处理过程中,文件格式错乱,文件载体不耐久而造成文件的残缺不全,字迹难以持久,制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度,使文件部门的成果不能被档案部门直接采用,要重新编目、著录、标引等,重复劳动浪费了人力和财力。由于文书与档案部门职能分置,推行文书处理部门立卷制度举步维艰,影响了档案工作的规范化建设。

3、随着社会信息化的到来,大量的电子文件产生于办公自动化系统中,由此产生了大量的电子档案,使得文件与档案信息管理也快速向数字化方向发展。而目前机关文件与档案管理部门使用的软件不统一,造成信息不能相互对接和同享,严重阻碍了机关信息现代化建设步伐。

二、机关实施文档一体化管理的必要性

文件是档案的前身,档案是文件的归宿。只有把文书工作与档案工作两者有效地结合起来,才能实现机关运转的高效率和档案管理的高质量。文件与档案是同一事物的两个发展阶段,它们有共同特征,一是信息上的连续性,二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件,它们的内部特征具有一致性,都可以用统一标准进行管理。开展文件与档案一体化管理,充分利用文书处理过程中形成的数据信息,避免档案部门的重复劳动,使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体,为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础,避免了档案部门今后重复进行著录,从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化,档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。

目前,各级机关都在加强管理,提高工作效率,而文件与档案在各项管理活动中起着传达信息,决策参考的作用,是指挥控制、组织实施与管理的工具。现在大多数机关都实现了办公自动化,公文处理、档案管理都使用计算机管理,但是,在职能分置的环境下,文书与档案部门只能被动地提供和处理单一、零散、原始的信息。要想改变这一现状,适应形势发展的需要,使文件与档案更好地发挥作用,就必须进行文件与档案一体化建设,让文书处理的有关信息与档案管理信息链接起来,建立相对集中、有序,必要的检索、编目,形成文件档案信息网络“一条龙”的服务系统,才能提高机关管理工作的效率。

三、机关实施文档一体化管理应注意的问题

随着信息技术的应用,办公自动化的普及,文档一体化管理不再只是一种管理思路,更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。文件是档案的基础,文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量,从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用等环节来看,都有着实际的工作内容。

1、转变观念,提高机关管理人员素质。由于管理体制、思维模式上长期存在着文书工作、档案工作分家的局面,目前机关公文处理和档案管理仍按照传统的管理模式,工作环境的严格分工和管理模式的严重滞后,使文件管理和档案管理的软件开发各自为政,或将档案管理软件进行简单的数据并接,并未真正实现现代办公环境下的文件与档案一体化管理。因此,一方面,要求各级领导必须对文件与档案一体化有着客观、充分的认识,才能打破狭隘的文件、档案互不干涉、各自独立发展的职业观念,树立宏观与微观、整体与局部相结合的一体化思想,从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面。另一方面,文件与档案一体化是一项兼文件与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学,传统的档案工作很难适应。要开展多部门合作,通过多层次,多渠道地培训来提高文件、档案工作人员的思想认识和业务素质。通过岗位培使他们充分认识文档一体化的必要性,增强推行文档一体化的自觉性,掌握文档工作的基本知识和技能。

2、大力推进机关办公自动化建设。办公自动化是文件与档案一体化管理的基础。办公自动化的发展,导致电子档案的产生,为纸质档案向电子档案发展提供了j9九游会的技术支持。信息真实地记录下来,把文件产生的整个过程分类整理,并准确地将要归档的公文、合同、协议、文件、指示、资料一等,归入相应的档案数据库中,实现了信息的在线查询、借阅。而这些电子文件,经过档案专业人员整理核对后形成最终的电子档案。由此可见,办公自动化应用于机关档案管理中,真正实现了电子文件从形成、传递、查阅到存档的—体化管理。档案部门可以配合信息管理部门,建立和完善档案信息管理平台,做好办公自动化系统的推广应用和数据迁移工作,从而实现网上无纸化力公与档案管理的无缝链接。

3、标准化、规范化是实施文档一体化的前提和关键。实现文件与档案一体化管理的前提就是要制订文件、档案的有关规范标准。只有文件管理标准化、规范化,档案管理现代化才能顺利开展。首先要把好文件形成关,文件标题、编号、主题词等特征要标识规范;其次是要制订机关档案管理分类、著录、标引工作规范。在文件形成与处理时,把档案分类、编号等原则运用其中,使每一个单位的文件、档案类目划分和设置标准、规范,形成一个有机的整体,使各类文件管理系统都能和档案管理系统紧密衔接起来,就能实现数据共享,保证文件档案的质量,为社会提供可靠的档案信息。

档案一体化管理篇(6)

在进行档案管理的过程中,这是一种最原始的记录,其中蕴含着丰富的资源信息,在人类不断发展以及实践活动开展的过程中,其作用是十分主要的,尤其是信息化的技术手段的发展过程中,档案是一门综合性的学科,在各个工作岗位中都具有重要的影响。传统的档案管理手段对于档案的发展情况会带来一定的制约,因此必须要对档案管理进行变革,应用现代化的档案管理手段就要保证档案朝着一体化的方向发展,积极的采用计算机以及电子文件等相关技术。新的管理方式可以说更加科学化,并且具有组织性的特点,所以值得在今后的工作中得到进一步的推广,更好的完善档案管理的工作效率以及工作质量。

2 档案一体化管理基础

在进行档案一体化管理的过程中,在理论以及实践方面都具有一定的基础,在理论基础方面,因为当前的档案管理正处在电子文件的发展时期,所以生命周期理论以及前端控制思想等都是主要的理论。而在实践基础中,应该为档案的一体化实现提供一定的物质帮助,信息化与网络化的发展趋势是档案实现一体化管理的首要前提,只有将理论基础以及实践基础有机的结合在一起,才能促进档案一体化更好的发展。为今后的档案管理水平的提升带来一定的帮助。

3 文档一体化管理思路

3.1 文档应用系统设计思路

在进行文档一体化管理的过程中,首先应该对应用系统进行设计,其主要的思路是应用网络服务器以及数据管理平台等方式对档案进行一体化的管理。在信息系统中,操作人员具有不同的操作权限,以处理阶段为例,这一阶段主要是进行文档的删减以及审批等工作,所以工作人员只具备对文件进行修改、删除或者增加等操作权限,档案工作者在这一过程中只具备查看以及浏览的权限,而在进入到档案归档以后,这一阶段的工作人员主要负责的任务是对电子档案进行整理以及进一步的筛选,选出有价值的档案资源进行保管。档案管理者的主要工作任务就是加以必要的指导。在生成电子档案文件以后,档案工作者的主要工作就是对这些档案加以进一步的保管,并且档案的使用者可以应用这些档案。整个过程中,档案具有完整性以及真实性的特点,减轻了工作人员的负担,降低错误的发生。

3.2 文档一体化管理的互动要求

在档案工作中,文书工作是最基础的环节,可以说档案工作是文书工作的进一步延伸,所以需要进一步加强二者之间的关联性,使其紧密的结合在一起,以促进档案管理工作水平的提高,保障档案管理的质量提升。在档案一体化的实现过程中,其中有一个最主要的特点就是可以将档案工作和业务系统有机的交叉在一起,这样可以对档案工作者带来重要的帮助,对社会积累财富执行力的强化起到积极的作用,同时也可以提高对档案的认知程度,让档案变得更加具有价值。只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束,同时还要意识到,在开展现行业务系统的过程中,要责任明确、注意积累,记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息,确保电子文件的真实性和完整性。

3.3 工作流程的集成性

在传统的文件管理过程中,文件的形式、归档和作为档案保管与提供利用等关节,都将文件生命周期清除地划分为三个相对独立的过程,即现行期、半现行期和非现行期,并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作。而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成,要求在一个统一的系统内,有统一的控制中心,统一的工作制度,统一的且各有特点的又互相衔接的工作程序,将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、移交、保存或销毁等各个环节,实现各个过程中工作流程的集成和信息的拱向,而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程,实现流程的优化和个性化处理,提高了工作效率,降低了档案接收和保管的复杂性,避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性。

3.4 业务处理的自动性

档案一体化管理篇(7)

众所周知,文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延伸和发展,两者有机地结为一体,才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。由于文档一体化有共同之特点,一是信息上的连续性,二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件,他们的源头、户头都是一致性,都可以用统一标准进行管理,做到即输进库。基于二者之间的关系,开展文档一体化将公文处理与档案管理相结合,充分利用文书处理过程中形成的数据信息,避免档案部门的重复劳动,使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体,为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础。通过文档一体化管理完全可以统一公文登记内容和档案著录项目使著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期等(见下图)。这就为档案部门今后管理不再重复进行著录奠定了基础。

二、文档一体化管理的必要性

近几年来,随着办公自动化程度的提高,出现了大量各种形式的信息文件,纸质文件逐步被电子文件所替代,纸制档案逐步向电子档案过渡,这给传统的档案管理工作带来了新的挑战。文件作为人们进行信息交流和贮存的一种工具,有其相对稳定的物质载体。文件包含有信息、意识、知识内容的一种物质形态,它与其他物质一样是运动的。文件从其形成后的运转,承办和现行、半现行直到转为档案后的管理和利用,经历了一个完整的过程,档案管理理论界称之为文件的生命阶段或文件周期,它将文件形成和存在过程划分为四个阶段,即制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段。通常后两个阶段的文件即是档案。企业单位档案室主要保存第三个阶段的文件,其特点是:1文件形成部门刚刚使用完毕,留待以后继续存查和利用,所以说在一段时间内,仍离不开这些文件,具有档案的第一价值;2保密性较强,处于封闭状态;3文件对形成单位依附性大;4有相当部门文件只有一定时期内有利用价值;5具有永久保存价值的文件,一般必须通过这一阶段的保存和利用。

三、文档一体化管理的可行性

为适应市场发展的需要,机构整合,就意味着管理体系、管理模式的整合,就要重新建立新的管理结构、规章制度、利益保障体系,并尽快使各项工作正常运转。“文档一体化管理”工作模式随着新机构的成立而开始了,原文书管理和档案管理这两个程序综合为一人管理。打破了以往文书工作和档案工作使用两套人马的工作模式,文件的收发、登记、传阅、收集、整理、分类、鉴定、检索、保护、利用、信息统计等环节均由文档管理专职统一跟踪管理,中间过程量大而杂,要真正做到有条不紊可真不容易。为了防止文书管理和档案管理脱节,充分发挥“文档一体化”管理的职能,更好地为企业的生产经营服务,通过竞聘考核聘用了经验丰富、综合素质高的文档管理专职来担任此项工作。文档管理专职上岗后,认真总结经验,根据文书管理与档案管理的特点,从企业自身特点出发,制订有效的工作方法,制订出文书、档案管理的各种管理制度、办法,充分利用这些规章制度、文件办理程序来制定管理框架,规范档案管理,明确管理职责;同时充分地利用现代化管理手段,利用电子文件收发处理,对归档文件进行著录管理,使文书处理和档案管理这两个工作流程很好地整合起来完成。文档管理专职对文件的收发、公文处理、文件归档等过程清清楚楚,利用文书与档案共同的著录信息,既减少交叉登记、重复劳动的现象,更不会再像以往那样出现“两个和尚挑水喝”甚至于“三个和尚没水喝”尴尬现象,大大提高了企业的办公效率。

结语

综上所述,在办公自动化的条件下,实行文档一体化管理体制的好处有三:一是提高效率,信息共享;二是规范管理,统一标准;三是科学合理利用人力、物力等宝贵资源,减少浪费。

档案一体化管理篇(8)

中图分类号:g271 文献标识码:a 文章编号:1003-9082 (2017) 04-0051-01

一、前言

进行图书档案一体化管理主要是由于信息技术在不断的更新,单纯将图书管理和档案管理分开,不仅给图书管理员的管理工作带来压力,而且也使得读者的查找过程变得更加复杂。文章以山西省宁武县社会救助管理站的图书管理为例,对于推进图书档案管理的一体化进程进行分析,通过对于国内目前的管理情况的总结和归纳,提出更加先进、更加科学的解决措施。

二、图书档案一体化管理的必要性

1.顺应时展

在如今社会中,信息极度膨胀,知识数量急速增加并且知识的更新速度不断加快。图书馆、档案馆不可能将所有的文献资源都进行收集整理,因此需要实现图书档案发展的一体化,也就是利用先进的科学技术管理所有的文献资源,这也是在快速发展的现代技术的发展的总趋势,实现文献资源的数字化。同时,要注意将图书馆、档案馆实现资源共享,构建完整的文献资源布局,形成共同的发展,满足广大读者的阅读需求。

2.实现优势互补

图书馆、档案馆在长期的管理过程中存在许多管理问题,同时也形成了各自的管理特点和管理优势。对图书馆、档案馆进行一体化的整合管理,主要是在社会的不断发展进步过程中,对图书馆与档案馆进行分开的管理不能实现目前对于社会资源的全面需求,同时这种管理模式严重拖慢了管理速度,也无法实现与网络科技之间的对接,进行管理速度的更新。因此,长此以往,如果还将图书馆与档案馆进行分开管理势必会造成资源的更新速度减慢,浪费大量的人力、物力资源。同时也会造成查询的工作不断重复,不仅给资源馆的人力是一种极大的浪费,同时也浪费了查询者的大量时间,给双方都带来极大的不便。

3.实现资源共享

图书馆和档案馆的管理过程存在其自身的特色以及优势之外,还存在一定的问题。由于其二者进行馆藏的图书各有偏重,不利于读者进行综合利用。因此,为了顺应当前信息时代的发展需要,同时实现资源共享,进行图书馆、档案馆的一体化管理,是最好的选择措施。只有利用其在管理上的一体化,加强在网络环境中的信息共享,才能达到如今快速发展的社会对于图书馆、档案馆管理的基本要求,实现不同学科、不同信息之间的整合发展,实现平台的最优化。

4.知识经济发展

进行图书馆、档案馆的一体化管理的重要动力是指在知识经济快速发展同时在资源、知识共享占主要发展趋势的当今社会,知识是创造创富与实现自身增长的重要依靠。进行图书、档案的一体化管理,实际上就是将知识进行更好的管理,在实现资源共享的同时,实现知识自身的整合以及整体化、系统化发展。在此过程中,图书档案一体化管理实际上不仅满足了读者日益发展的需求,同时为了读者用户提高了更加丰富、更加全面、完整的信息资源。

三、实现图书档案一体化管理的实施措施

1.健全管理体制

就目前各大图书馆、档案馆的管理现状而言,各级相关负责人应该加强对于图书档案管理一体化的认识的重要性与迫切程度。随着当今社会的信息呈现爆炸式增长,管理人员需要把握住发展趋势,认识到进行图书档案管理一体化的必要性,以及实现部门整合,更好的进行人力资源的管理与统筹。在战略指导层面上,只有管理层在对于进行图书档案管理一体化有全面、科学的认识的基础上,进行图书档案管理才能在战术、战策上有所偏倚,从而形成完整的管理体系。

2.加强人才培养

实现图书档案管理一体化实际上需要一支高精尖队伍,这主要是因为进行一体化管理的图书档案系统十分庞大并且复杂,一体化管理并不是简单的将二者相结合,而是需要在今的数字化的网络环境中进行资源整合。利用虚拟图书馆和虚拟档案馆技术给人们提供超出时间、空间的知识共享。同时,由于互联网技术自身的特性,利用互联网技术打破技术、知识、行业等之间的壁垒,形成无时间、空间限制的虚拟世界,使得进行信息资源共享从技术上层面来说变成现实。除此之外虚拟图书馆和虚拟档案馆技术可以实现不同馆藏资源的交叉共享,实现实时。因此,进行一体化管理需要加强对于高素质人才的培养,努力培养一支具有互联网思维、新型知识结构并且掌握多学科知识的综合性人才队伍,从而实现图书档案管理的一体化发展。

四、结束语

进行图书档案一体化管理是信息社会发展的必然趋势,随着科学技术的不断进步,未来的管理模式一定朝着更加科学、更加便捷的方向发展。因此,进行一体化管理实现资源、知识的全面共享,不仅打破了不同学科之间的壁垒,而且实现了不同空间、不同时间之间的交流互动。

参考文献

[1]卢静怡,刘丹阳.图书档案的一体化管理方法分析[j].科研,2017(1).

[2]宋文婷.浅谈对提高档案管理工作的建议[j].科研,2017(3).

档案一体化管理篇(9)

进行图书档案一体化管理主要是由于信息技术在不断的更新,单纯将图书管理和档案管理分开,不仅给图书管理员的管理工作带来压力,而且也使得读者的查找过程变得更加复杂。文章以山西省宁武县社会救助管理站的图书管理为例,对于推进图书档案管理的一体化进程进行分析,通过对于国内目前的管理情况的总结和归纳,提出更加先进、更加科学的解决措施。

二、图书档案一体化管理的必要性

1.顺应时展

在如今社会中,信息极度膨胀,知识数量急速增加并且知识的更新速度不断加快。图书馆、档案馆不可能将所有的文献资源都进行收集整理,因此需要实现图书档案发展的一体化,也就是利用先进的科学技术管理所有的文献资源,这也是在快速发展的现代技术的发展的总趋势,实现文献资源的数字化。同时,要注意将图书馆、档案馆实现资源共享,构建完整的文献资源布局,形成共同的发展,满足广大读者的阅读需求。

2.实现优势互补

图书馆、档案馆在长期的管理过程中存在许多管理问题,同时也形成了各自的管理特点和管理优势。对图书馆、档案馆进行一体化的整合管理,主要是在社会的不断发展进步过程中,对图书馆与档案馆进行分开的管理不能实现目前对于社会资源的全面需求,同时这种管理模式严重拖慢了管理速度,也无法实现与网络科技之间的对接,进行管理速度的更新。因此,长此以往,如果还将图书馆与档案馆进行分开管理势必会造成资源的更新速度减慢,浪费大量的人力、物力资源。同时也会造成查询的工作不断重复,不仅给资源馆的人力是一种极大的浪费,同时也浪费了查询者的大量时间,给双方都带来极大的不便。

3.实现资源共享

图书馆和档案馆的管理过程存在其自身的特色以及优势之外,还存在一定的问题。由于其二者进行馆藏的图书各有偏重,不利于读者进行综合利用。因此,为了顺应当前信息时代的发展需要,同时实现资源共享,进行图书馆、档案馆的一体化管理,是最好的选择措施。只有利用其在管理上的一体化,加强在网络环境中的信息共享,才能达到如今快速发展的社会对于图书馆、档案馆管理的基本要求,实现不同学科、不同信息之间的整合发展,实现平台的最优化。

4.知识经济发展

进行图书馆、档案馆的一体化管理的重要动力是指在知识经济快速发展同时在资源、知识共享占主要发展趋势的当今社会,知识是创造创富与实现自身增长的重要依靠。进行图书、档案的一体化管理,实际上就是将知识进行更好的管理,在实现资源共享的同时,实现知识自身的整合以及整体化、系统化发展。在此过程中,图书档案一体化管理实际上不仅满足了读者日益发展的需求,同时为了读者用户提高了更加丰富、更加全面、完整的信息资源。

三、实现图书档案一体化管理的实施措施

1.健全管理体制

就目前各大图书馆、档案馆的管理现状而言,各级相关负责人应该加强对于图书档案管理一体化的认识的重要性与迫切程度。随着当今社会的信息呈现爆炸式增长,管理人员需要把握住发展趋势,认识到进行图书档案管理一体化的必要性,以及实现部门整合,更好的进行人力资源的管理与统筹。在战略指导层面上,只有管理层在对于进行图书档案管理一体化有全面、科学的认识的基础上,进行图书档案管理才能在战术、战策上有所偏倚,从而形成完整的管理体系。

2.加强人才培养

档案一体化管理篇(10)

中图分类号:g25 文献标识码:a

《辞海》中解释:"一体化是指事物之间相互渗透、相互转化、相互制约的变化和趋势。"所谓图书、情报、档案一体化管理,是指将图书、情报、档案各自独立的系统统一为一个整体。打破图书、情报、档案之间的检索障碍,建立一个集开发、利用、服务于一体的新型文献资源服务体系 ,通过三者之间的协调与合作,实现图书、情报、档案的资源共享。构建以网络为中心的规模化、系统化服务格局,彻底以改变传统的分散的、单一的信息处理和服务方式。这样的管理体制强调在分工合作的基础上,实现行业、部门在更大范围、更高层次上的信息资源的共享[1]。图书、情报、档案一体化的理论,从系统论的角度出发,对三者工作进行统筹规划和科学管理,它强调一种竞争性的互补关系,即各种要素通过竞争冲突,不断地寻找、选择自身的最优功能点,实现信息、信息人员、信息技术、信息设备、信息标准等指标之间的协调配置,以网络技术为基点,为用户提供集成的一站式服务。 通过实现系统化和规范化管理,从而发挥各自以及总体的最大效能。

1国内外对图书、情报、档案一体化管理的研究

中国人民大学教授吴宝康1956年指出,档案界要开展两个一体化研究,即文书、档案工作一体化研究和图书、情报、档案一体化管理研究。1974年联合国教科文组织在巴黎召开"政府间国家文献、图书馆、档案馆基础结构规划会议",提出了建立"国家情报系统"(naiis)的计划。从20世纪70年代开始,我国也逐渐认识到了图书、情报、档案信息资源整合的重要性,理论开始转向实践。1978年,在中国科学院召开的图书情报工作会议上,赵克北提出了图书情报工作一体化的建议,决定在全国实行"图书情报一体化"管理体制,一时间引起全国包括档案、图书、情报界在内的文化系统的广泛关注。1985年6月,原教育部和国家档案局在成都召开档案学专业教育改革座谈会,会上强调当前档案工作和档案学研究面临的两个一体化的前景之一就是档案与图书、情报工作一体化"。最先实践图书情报工作一体化的是中国科学院文献情报中心,其前身为中国科学院图书馆 。之后各类情报所、图书馆、出版社也纷纷做出尝试,如1987年,中国农业科学院将其所属图书馆、科技情报研究所和中国农业科技出版社合并为"中国农业科学院科技文献信息中心"。天津医学科技信息研究所也在原来医学图书馆的基础上合并发展,集图书、情报、杂志和网络于一体。1995年上海图书馆、上海情报所合并,成立了上海图书、情报新馆,形成一体化管理。1996年哈尔滨医科大学图书馆和省医学情报研究所合并,成立黑龙江省医学文献信息中心,实现了一个大学图书馆与一个情报研究部门的合并。1987年国家组织建立"部级图书情报协调委员会",随即部分企业如武钢、宝钢等相继实行档案、图书、情报的一体化管理,充分发挥了文献信息的整体功能。2003年天津泰达图书馆作为一个全新的"图书、情报、档案一体化和功能创新的、综合满足全区用户需要的新型图书馆开始启用,这也是我国目前唯一实行图书、情报、档案三位一体的一体化管理体制,文献信息服务高度综合的现代化大型图书馆。

2图书、情报、档案一体化管理的可行性分析

2.1根源的一致性 根源的一致性是三者实现一体化的内在条件,为一体化管理提供了可行性保证。图书、情报、档案同属于知识信息,并通过一定的物质载体存储和传递知识信息,三者存在着天然的联系。在古代,图书、档案同源一体,古代人在生活和交往中,用结绳刻契的方法,标记社会实践活动和各种信息,起到保存、借鉴、传播的作用,这是就成为人类最原始的图书档案[2]。远古的图书、档案的收藏、利用是一体的。档案管理机构图书、修史与档案三位一体 ,难以分开。如古代集图书、情报、档案于一体最典型的机构是的具有国家图书馆(或档案馆)性质的藏书阁。随着生产力的不断提高,人类需求不断发展扩大,对图书、档案也产生出了多种不同需求。因此,原始的一体化结构开始分化:图书在档案的基础上发展并超越了档案的界限、范围和内容,成为可以广泛传播文献。情报是一种社会信息,情报活动自人类社会存在以来就有,它的信息源除了生产、生活中的直接信息外,主要隐含图书、档案中。可见,图书、情报、档案同出一源,三者相互渗透、相互交叉,又在一定条件下可以相互转化。

2.2相同的管理方式 图书、情报、档案管理工作虽然各自拥有自己的工作体系,但它们都是由工作子系统、业务建设和业务指导子系统、检索利用子系统以及教育和研究等子系统构成的。三者在每个子系统的诸多要素和工作流程上非常相似,都要经过收集、加工和整理有关的文献,进行开发传递,向社会提供信息服务。在信息的输入、加工、存储、输出方面,都要经过分类、存贮、统计、保管、检索、编辑和利用等,他们的管理方法具有同一性。这种同一性便于对图书、情报、档案部门进行统一领导、管理、监督和指导。

2.3信息技术的发展 信息技术的发展为图书、情报、档案一体化提供了技术支撑,推进了一体化管理的进程。如清华同方开发的rfid图书档案管理系统。该系统分为五部分:①数据中心,它由中心数据服务器和管理终端组成,负责对图书档案管理信息集中进行储存和处理;②内务管理系统,它由管理终端和标签发行、打印终端组成,负责图书档案信息rfid标签的统一制作以及对新建图书档案装入rfid标签等工作 ;③流通管理系统,负责在用户归还时根据管理员在出借时在标签内写入的相关信息检验图书档案 ,并验证rfid标签内信息的;④查询系统,使用管理终端和手持机可以方便地查询每一件图书档案位置 ;⑤管理系统,对系统功能和权限设置、账号管理等,以自动化、信息化技术为依托,使得该系统可大大提高管理效率,信息技术保障了一体化的进程。

2.4专业教育的发展 图书、情报、档案专业教育为一体化提供人力资源。美国著名社会学家加纳德先生曾经说过:"物的现代化是表层的,人的现代化才是深层的。现代化要先化人,后化物。" 图书、情报、档案一体化管理离不开人的因素,人才的培养必须以教育为依托。近年来,教育事业蓬勃发展,图书、情报、档案专业教育已形成专科生、本科生、研究生和博士生四个不同层次的教育体系,每年向社会输送数以万计的毕业生,为图书、情报、档案一体化提供丰富的人力资源。根据教育部下发的《教育部关于进一步深化本科教学改革全面提高教学质量的若干意见》文件精神,各高校以"宽口径、厚基础"为依据,在巩固专业核心课程的前提下,也加大了对综合课程、交叉学科课程的设置,学生的综合专业水平得到了极大的提高,为实现图书、情报、档案一体化提供了人力保障。

2.5国家政策法规的保障 国家应履行宏观管理的职能,实行信息化建设的"统筹规划、国家主导、统一标准、联合建设、互通互联、资源共享"的一体化管理模式。法律政策颁布专门的法律政策,合理解决图书、情报、档案的有限阅读问题。合理解决图书和情报的著作权、知识产权、隐私权以及档案的有限阅读等问题,对于发挥图书、情报、档案整体功能具有积极意义[3]。早在1987年10月,由原国家科委牵头,成立了部际图书情报工作协调会, 原国家科委、文化部、国家教委、中国社科院邮电部、国防科工委、电子工业部、国家标准局、国家档案局、国家专利局等15个部委参加了该协会,它是全国文献资源系统的最高协调机构。在标准化方面,国家也为图书、情报、档案一体化提供宽松的政治环境,1985年国家标准局就适用于图书、档案、情报各部门的《情报与文献工作词汇基本术语》,通过立法手段为,加快了一体化的进程。

3结论

总之,图书、情报、档案一体化整合模式的实现具有丰富的理论与实践基础,是我国文化事业发展的大势所趋 。图书馆、情报所和档案馆的快速发展建设、网络、计算机及信息技术的普遍应用、行业之间的广泛联盟和交流以及国内外的许多成功案例都为我国图书、情报、档案事业的一体化整合式发展提供了现实依据和可靠的保障。

参考文献:

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