企业信息化建设案例汇总十篇-9游会

企业信息化建设案例汇总十篇

时间:2024-02-05 15:17:32

企业信息化建设案例

企业信息化建设案例篇(1)

abstract: the file is to point to the past and the present state organs, public organizations and individuals engaged in the political, military, economic, scientific, technical, cultural, religious and other activities of the form directly to the state and society has the preserved of the writing, the graph of value, audio-visual, electronic documents and other different forms of recorded history. this paper mainly on the state-owned enterprise as an example, this paper files the problems existing in the management, and puts forward to the state-owned enterprise files management advice and basic train of thought.

keywords: file; information; management; state-owned enterprises; file management

中图分类号:c29文献标识码:a 文章编号:

前言

随着广佛同城建设进程的加快以及五区开发项目的迅速启动,使佛山早日成为广东省第三大城市的步伐也得到了快速提升。与此同时,佛山市的水业、电力和燃气等企业档案信息化管理工作面临严峻的考验,科学规划管理好各类国有企业的档案,是提高广佛同城综合能力和运行效 成为当务之急。特别是做好我市水行业的档案信息化管理这一至关重要的基础性工作,对于提高城市管理水平,增强城市应急和应对突发事件的能力等方面具有重要意义。

一 、目前国有企业档案管理的现状和存在问题。

(一)由于历史原因,当前国有企业档案存在的主要问题是散、乱、缺。散:档案管理存在多头管理,资料分散;乱:首先是各分公司在收集档案,特别是在企业里从事档案的人员应当转变观念,不要坐在办公室里等,由于对工作流程不熟悉,存在有些工程建设前不查验,竣工后不组织竣工验收,验收完后不按规定移交档案信息资料,出现管理程序不规范。缺:在收集档案时对档案与资料鉴定能力差,缺乏完整高质量的企业档案资料。

近年来,特别是在佛山的城市建设过程中,档案信息化管理以科技档案为例存在局限性,造成有些单位施工时不慎将道路的供水管挖爆,出现停水和水压低等事故频发,给国家和人民造成巨大损失,其他单位在供水建设和道路拓宽改造建设过程中,由于对科技档案缺乏学习,因而造成很大的经济损失和不良的社会影响。希望政府和公民都能积极参与档案信息化管理,这样才能把佛山共同建设成为和谐富裕的美丽家园。

(二)国有企业档案管理的制度不够健全和完善。

国有企业档案工作作为企业管理的一部分,档案信息化是适应现代企业和新时期发展的需要,树立新观念,建立新的体制,实行新的管理制度,改变以往国有企业档案管理守旧的思想,跳出档案管理仅仅局限于单一领域这一活动的圈子,把档案管理看成是企业所有部门全体员工共同参与才能得成效的一项事业中去,国有企业没有创新

就没有活力和希望,尽快加强档案信息化管理,早日完善和健全国

有企业档案管理的各项制度。

二、做好国有企业档案信息化管理的建议

(一)加强法制建设是抓好国有企业档案信息化管理工作的保证。

建立完善的国有企业档案信息化管理的法规体系,是保障档案锝到有效利用的前提。以国有企业佛山市水业集团有限公司为例,依照水行业的特点,制定了档案管理的相关规定,集中统一管理,明确了制度、技术标准和要求,明确了档案管理部门的职责和义务,严格执行档案的报送程序及要求,为今后国有企业管理建立档案动态信息化系统提供强有力的保障。

(二)建立对国有企业档案损失责任追究制度。

针对国有企业档案的重要性,建立起追究企业档案损失责任制度已经走向必然的趋势。以佛山水业为例,在扎实开展档案管理工作的同时,率先提出档案要有效为公司的各项建设服务的要求,在综合档案室进一步完善制度的同时,加强档案管理,向下属公司推行二级档案管理制度。集团公司综合档案室执行年检考核制度,在公司小范围内对各类档案以及对已实行二级档案管理制度的部门进行年度考核,通过年检,及时发现解决档案工作中的问题,共同促进工作质量的全面提高,加快推进国有企业档案信息化建设的进程。

(三)重视协调配合是做好国有企业档案信息化管理工作的关键。

由于行业的特殊性,以国有企业佛山水业为例,档案管理工作要实行集中统一管理的原则,抓好这项工作最好是政府和全体公民积

极参与,在档案局专业人员指导下规范管理工作,并成立相应档案管理领导小组,共同协调各有关部门的工作和业务关系,保证国有企业档案集中统一管理。实现统一规划,统一建设,统一管理,统一整合信息资源机制,共同做好档案管理工作,最终实现资源共享。

(四) 加强做好建档工作是档案管理的基础。

针对当前国有企业中的档案资料“散”“乱”“缺”的现状,可采取“收”“整”“查”的办法予以解决。所谓“收”,就是由档案管理机构实行对现有企业档案和新建的档案的接收和保管工作。所谓“整”,就是由档案管理机构的档案管理专业技术人员对国有企业信息资源的整合和档案资料的整理。所谓“查”,就是针对各部门档案资料的缺失,采取善变的办法建立行业专业档案,具体可由相关档案管理负责具体行业档案的收集、整理、鉴定等的指导工作,由各相关单位做好档案的建档和移交工作,明确责任,积极配合。共同为城市发展,为后人造福。

(五) 建立档案信息资源共享和互通机制,使档案得到充分利用并发挥有效作用。

加强与各行业权属单位的合作,建立信息资源共享和互通机制,

实现信息资源共享。以佛山水业为例,2011年档案管理将乘公司推进oa建设的东风,将档案目录数据库与oa系统衔接,在oa系统实现在线检索档案目录,使档案工作能够为公司的生产建设提供便

捷,更全面的服务,还有望将图1中实行信息。

三、做好国有企业档案信息化管理的基本思路

针对国有企业档案信息化管理存在问题,提出建设与设想,主要有:

1. 国有企业加强管理,确保档案信息的安全,档案计算机网络的安全管理要以预防为主,确保档案信息的安全作为一项重要内容。

2. 加强指导思想,制定总体规划,信息化作为时代进步的推动力,早已突破了计算机科学技术的范畴,它不仅仅是一个技术问题,而是与档案馆工作的发展规划、业务流程、管理制度等密不可分的。

3.加快人才培养,注重管理创新和思想创新,档案信息化建设是充分。

4.利用现代信息技术的过程,而技术总会在不断变化、升级和更新,

是需要有人不断维护,要面对这种变化,国有企业档案信息化必须拥有自己的技术和管理人才。

5.加快国有企业档案人才培养,注重管理创新和思想创新,档案信息化建设是充分利用现代信息技术的过程,而技术总会在不断变化、升级和更新,总是需要有人不断维护,国有企业要面对这种变化,档案必须拥有自己的技术和管理人才。

6.加强基础设施建设,搭建收集存储和传输平台。国有企业综合档案室加快计算机存储系统以及互联网技术的应用速度。

7.国有企业档案信息化管理坚持实用性与先进性相结合。作为档案管理部门应十分重视信息系统建设的实用性与先进性平衡。无论是硬件配置还是软件开发上要本着务实的原则,强调实用为主,适度超前,保持系统的连续性。

8.国有企业档案信息化管理深化思想认识,增强信息建设的紧迫感。档案的信息化建设,是以现代计算机与网络通讯技术为支撑的现代化管理工作,做好这项工作必须要解放思想,深化认识,更新观念,这是国有企业档案信息化建设中首先必须解决的问题,也是档案信息化建设的趋势。

9.国有企业档案信息化建设必须贯彻标准化先行的准则,与传统档案管理相比,档案信息化建设是具有极强的相关性,它与办公、生产技

术系统的关联明显提高。因此,国有企业档案信息化建设更加讲求统一技术语和标准化、规范化。

10.整合档案信息资源,促进信息化成果应用,国有企业档案信息化建设的核心在于建立档案信息共享平台,借助于现代化信息技术,把档案信息的开发利用提高到一个更高水平。

国有企业档案信息化建设是一项复杂的系统工程,需要在长期的工作实践中不断发展与完善,在开发和应用过程中应坚持统筹规划、量力向行、循序渐近、实用有效、安全保密的原则,用信息化建设思想统览全局,为促进国民经济和社会发展,维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献

1、国家档案局,国家发改委,重大建设项目档案验收办法(档[2006]号)。

2、档案信息化建设与档案管理的几点思考(j),夏燕玲,云南档案,2010,(03)。

3、赵甲信,关于加快推进档案信息化建设工作步伐的几点体会(j),陕西档案,2008(06)。

4、张照全,档案信息网络化建设(m),中国档案出版社,2001,94-99.

5、丁海溪, 档案工作空间论(j),档案学研究 ,2011(2),15.

6、张晓,现代企业文档管理制度建设研究(j),档案学通讯, 2010

企业信息化建设案例篇(2)

第一,缺少基本指引。基本指引是管理会计信息化建设的统领,然而理论界与实务界对指引中涉及的概念、原则、目标等观点不一,无法形成统一认识,导致基本指引的制定困难重重。第二,应用指引不完善。管理会计信息化建设是一项实践性极强的任务,需要应用指引进行指导,但对特殊行业单位的忽视、未严格遵循基本指引、缺失指导意义的方法,致使应用指引缺乏可行性和开放性。第三,案例示范不完备。具有示范作用的管理会计信息化建设案例库,应当包括普遍的成功案例和经典的企业示范,但是,信息化建设时间短暂,案例文本格式不规范,未分门别类提炼案例,导致案例不具备充分的广泛性和经典性。

(二)内部控制不健全

当前,我国管理会计信息化建设普遍存在着内部控制不健全的问题。首先,内部环境不适宜。为了建立管理会计信息系统,组织结构应适当变动,但多数企业并未调整,加上权责分配的不规范、9游会的文化的不合适,管理会计信息化举步维艰。其次,风险管理不规范。信息化赋予风险管理新的含义,不仅要维护实物的完整,还要保护信息的安全,但部分企业还停留在传统的实物保护上,加之无法及时识别风险、控制措施不科学,致使风险无法得到有效控制。最后,内部监督不到位。监管制度的缺陷、流程方法的不足、岗位制约的弱化,这些都导致内部监督无法充分发挥监管职能,使得管理会计信息化缺失有效的内部监督。

(三)缺少全面性建设

神东煤炭建立与业务流程深度融合的全面预算信息系统,实现了预算管理从财务预算到战略预算的飞跃;中外运久凌引入作业成本法,推进了整个企业流程的再造;华润集团使用平衡记分卡弥补6s管理报告体系的不足,实现了6s管理体系、战略管理模型、信息系统平台的整合。虽然这些企业成功实现了管理会计的信息化,但他们建立的信息系统具有一定的局限性。完整的管理会计由预算管理、业绩评价、报告分析等构成,相应地,管理会计信息化体系应当包括预算信息系统、业绩评价系统、报告分析系统等,但就我国实际情况而言,建立管理会计信息化体系的企业寥寥无几,信息系统的全面性有待提高。

(四)设备技术水平低

第一,软件设备差。建立管理会计信息平台必须配备高水平的软件设施,但部分企业无法做到该点,erp、sap、金蝶的缺失,信息系统独特性的缺乏,系统日常维护的不足,运行环境风险管理的不完善,加之信息资产本身无形性、易损性、复制性的特点,使得管理会计信息化建设处于低劣的软件环境。第二,硬件设备落后。管理会计信息系统需要先进的硬件设备作为支持,但是部分企业使用技术落后、外观破旧的设备,不注重设备的日常维护和定期维修,将其放置于不适宜的物理环境,导致硬件设备易受外界损害,管理会计信息系统缺失先进硬件设备的支持而无法做到与时俱进。

(五)财会人员素质差

首先,基本素质有待提高。部分财会人员文化知识浅薄,判断能力不足,难以协调管理会计工作,职业习惯不佳,不能谨慎处理和保护信息资产,基本素质无法满足管理会计岗位要求。其次,专业素质无法满足要求。管理会计引入时间短,多数财会人员管理会计知识匮乏,对管理会计工具方法的特点、适用情形、优缺点不了解,信息技术水平低,实践能力较差,无法灵活使用erp、sap、金蝶等会计软件,专业知识和实践能力亟待增强。第三,政治素质较低。某些财会人员缺乏全面精通的政策水平,自我约束力差,无法抵制权钱诱惑,做出违反职业道德守则和财经法律法规的行为,政治素质有待提高。

二、加强管理会计信息化建设的对策

(一)推动指引体系建设,提供制度指导约束

首先,利用专家咨询机制,深入开展会计研究,总结管理会计普遍规律,明确管理会计基本概念、原则、方法等,形成统领性的管理会计基本指引。其次,严格遵循基本指引,提供诸如经济增加值、作业成本法、平衡记分卡等具有指导意义的工具方法,并理清工具方法的特点、适用情形、优缺点等。最后,规范案例文本格式,引入国外经典案例,丰富案例库内容,按规模、性质、阶段等标准分门别类提炼案例,建立广泛性和经典性并存的管理会计信息化案例库。

(二)健全内部控制管理,创造高效管控平台

第一,完善内部环境。根据信息化建设情况调整组织结构,规范企业权责分配,适当改革9游会的文化,为管理会计信息化建设营造适宜的内部环境。第二,规范风险管理。充分了解风险管理全新内涵,同时保护实物资产和信息资产的安全完整,建立风险识别机制,及时采取风险管理措施,做到“事前防御、事中控制、事后消除”。第三,加强内部监督。弥补监管制度缺陷,完善监督流程方法,严格执行动态监督,强化岗位制约作用,保证内部监督充分发挥监管职能。

(三)强化财务集成管理,建设全面信息系统

全面性是管理会计信息系统的特点,是重核算变为重管理决策的标志,因此,强化财务集成管理,建设全面信息系统,是加强管理会计信息化建设的有效措施。明确预算管理、业绩评价、报告分析等组成部分的特点、内容及结构,加强企业对管理会计信息化体系的认识,以便顺利开展信息系统的全面性建设;引入可扩展商业报告语言,实现信息的最大化利用,建立财务共享中心,借鉴其他企业经验建立信息系统,为建设全面性的管理会计信息化体系提供便捷之路。

(四)引入先进软硬设备,提高信息技术水平

设备水平关系到信息化建设的成功与否,应当引入先进软硬设备,提高信息技术水平,为管理会计信息系统提供技术支撑。软件公司在研发管理会计软件时,应当为客户改造软件留下空间,企业合理选用erp、sap、金蝶等会计软件,同时加强软件日常维护,定期清理内存空间,拷贝管理会计信息,营造一个安全的软件环境。购买高科技硬件设备,设置专门岗位负责日常维护和定期维修,控制湿度、温度等影响因素,保证管理会计信息化建设拥有高技术硬件设备的支持。

企业信息化建设案例篇(3)

第一,缺少基本指引。基本指引是管理会计信息化建设的统领,然而理论界与实务界对指引中涉及的概念、原则、目标等观点不一,无法形成统一认识,导致基本指引的制定困难重重。第二,应用指引不完善。管理会计信息化建设是一项实践性极强的任务,需要应用指引进行指导,但对特殊行业单位的忽视、未严格遵循基本指引、缺失指导意义的方法,致使应用指引缺乏可行性和开放性。第三,案例示范不完备。具有示范作用的管理会计信息化建设案例库,应当包括普遍的成功案例和经典的企业示范,但是,信息化建设时间短暂,案例文本格式不规范,未分门别类提炼案例,导致案例不具备充分的广泛性和经典性。

(二)内部控制不健全

当前,我国管理会计信息化建设普遍存在着内部控制不健全的问题。首先,内部环境不适宜。为了建立管理会计信息系统,组织结构应适当变动,但多数企业并未调整,加上权责分配的不规范、9游会的文化的不合适,管理会计信息化举步维艰。其次,风险管理不规范。信息化赋予风险管理新的含义,不仅要维护实物的完整,还要保护信息的安全,但部分企业还停留在传统的实物保护上,加之无法及时识别风险、控制措施不科学,致使风险无法得到有效控制。最后,内部监督不到位。监管制度的缺陷、流程方法的不足、岗位制约的弱化,这些都导致内部监督无法充分发挥监管职能,使得管理会计信息化缺失有效的内部监督。

(三)缺少全面性建设

神东煤炭建立与业务流程深度融合的全面预算信息系统,实现了预算管理从财务预算到战略预算的飞跃;中外运久凌引入作业成本法,推进了整个企业流程的再造;华润集团使用平衡记分卡弥补6s管理报告体系的不足,实现了6s管理体系、战略管理模型、信息系统平台的整合。虽然这些企业成功实现了管理会计的信息化,但他们建立的信息系统具有一定的局限性。完整的管理会计由预算管理、业绩评价、报告分析等构成,相应地,管理会计信息化体系应当包括预算信息系统、业绩评价系统、报告分析系统等,但就我国实际情况而言,建立管理会计信息化体系的企业寥寥无几,信息系统的全面性有待提高。

(四)设备技术水平低

第一,软件设备差。建立管理会计信息平台必须配备高水平的软件设施,但部分企业无法做到该点,erp、sap、金蝶的缺失,信息系统独特性的缺乏,系统日常维护的不足,运行环境风险管理的不完善,加之信息资产本身无形性、易损性、复制性的特点,使得管理会计信息化建设处于低劣的软件环境。第二,硬件设备落后。管理会计信息系统需要先进的硬件设备作为支持,但是部分企业使用技术落后、外观破旧的设备,不注重设备的日常维护和定期维修,将其放置于不适宜的物理环境,导致硬件设备易受外界损害,管理会计信息系统缺失先进硬件设备的支持而无法做到与时俱进。

(五)财会人员素质差

首先,基本素质有待提高。部分财会人员文化知识浅薄,判断能力不足,难以协调管理会计工作,职业习惯不佳,不能谨慎处理和保护信息资产,基本素质无法满足管理会计岗位要求。其次,专业素质无法满足要求。管理会计引入时间短,多数财会人员管理会计知识匮乏,对管理会计工具方法的特点、适用情形、优缺点不了解,信息技术水平低,实践能力较差,无法灵活使用erp、sap、金蝶等会计软件,专业知识和实践能力亟待增强。第三,政治素质较低。某些财会人员缺乏全面精通的政策水平,自我约束力差,无法抵制权钱诱惑,做出违反职业道德守则和财经法律法规的行为,政治素质有待提高。

二、加强管理会计信息化建设的对策

(一)推动指引体系建设,提供制度指导约束

首先,利用专家咨询机制,深入开展会计研究,总结管理会计普遍规律,明确管理会计基本概念、原则、方法等,形成统领性的管理会计基本指引。其次,严格遵循基本指引,提供诸如经济增加值、作业成本法、平衡记分卡等具有指导意义的工具方法,并理清工具方法的特点、适用情形、优缺点等。最后,规范案例文本格式,引入国外经典案例,丰富案例库内容,按规模、性质、阶段等标准分门别类提炼案例,建立广泛性和经典性并存的管理会计信息化案例库。

(二)健全内部控制管理,创造高效管控平台

第一,完善内部环境。根据信息化建设情况调整组织结构,规范企业权责分配,适当改革9游会的文化,为管理会计信息化建设营造适宜的内部环境。第二,规范风险管理。充分了解风险管理全新内涵,同时保护实物资产和信息资产的安全完整,建立风险识别机制,及时采取风险管理措施,做到“事前防御、事中控制、事后消除”。第三,加强内部监督。弥补监管制度缺陷,完善监督流程方法,严格执行动态监督,强化岗位制约作用,保证内部监督充分发挥监管职能。

(三)强化财务集成管理,建设全面信息系统

全面性是管理会计信息系统的特点,是重核算变为重管理决策的标志,因此,强化财务集成管理,建设全面信息系统,是加强管理会计信息化建设的有效措施。明确预算管理、业绩评价、报告分析等组成部分的特点、内容及结构,加强企业对管理会计信息化体系的认识,以便顺利开展信息系统的全面性建设;引入可扩展商业报告语言,实现信息的最大化利用,建立财务共享中心,借鉴其他企业经验建立信息系统,为建设全面性的管理会计信息化体系提供便捷之路。

(四)引入先进软硬设备,提高信息技术水平

企业信息化建设案例篇(4)

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037

[中图分类号] f272.7;g275 [文献标识码] a [文章编号] 1673 - 0194(2014)16- 0060- 02

企业档案管理的信息化指的是在企业档案机构的统一指导与组织下,将各种先进的信息化技术融入到企业的档案管理工作中,对档案的信息资源进行科学、合理的编排与规范,以此提高档案服务水平,进而提高档案管理的工作效率。企业档案信息化管理主要涉及的内容包括构建档案管理的信息化资源、制定相应的信息化标准、搭建信息化管理平台等。

1 企业档案信息化管理的必要性

近几年来,企业的发展速度非常快,规模也在不断扩大,形成档案的数量种类与数量也随之增多,显著地增加了企业档案管理人员的工作量,想要在纷繁复杂的档案中找到有价值的信息,就应该实现档案信息化管理。企业档案管理信息化的必要性主要表现在两个方面:一方面,档案信息化管理能够有效地弥补传统档案管理中存在的不足,传统的档案管理通常以人工操作的方式,通过档案管理人员将需要归档的文件进行分类、编排以及储存,当需要寻找某个档案时,也需要依靠人工进行检索,这种档案管理的归档、检索过程相对较慢,导致档案管理效率较低。并且由于档案资源在长期储存的过程中,各种因素还会导致档案的资源丢失、损害等问题。通过采用信息化档案管理方法,通过利用计算机技术能够将繁杂的档案信息录入到电脑中,以电子文件的形式储存,电子档案的空间不但传递查阅方便、储存量大,还不受环境的影响,不会出现档案丢失或者损坏等问题。另一方面,档案信息化管理能够扩大档案工作的发展空间,通过运用计算机网络在互联网上建立档案管理数据库,通过利用网络传媒的优势,能够实现档案资源的共享。其具体表现为:建立档案数据库,将档案资源分为非限制和限制级别,这样能够保证档案资源的保密性,然后创建新型的档案服务方式,能够为查阅者提供更多、更好、更快捷的查阅服务。想要充分彰显信息化管理的优越性,这就需要加强编录人员与查阅人员之间的交流,促使档案管理工作形成一个系统的整体,提高企业档案管理的水平。

2 提升企业档案信息化管理水平的策略

(1)创建计算机网络档案管理系统。想要实现企业档案的信息化管理,首先应该根据企业档案管理的实际状况,利用计算机网络技术,创建适合企业自身情况的计算机网络档案管理系统。通过计算机网络的运行,能够突破企业档案信息资源所有者的限制,创建一个既能控制又能方便利用的档案信息网上查询系统,例如,创建企业内部局域网,通过加密保护、身份验证、信息验证、数字签名等,保管好企业的一些机密性档案以及知识产权档案,对于一些公开地宣传企业的档案资源,企业还可以通过局域网进入国际互联网,进一步扩大档案信息收集与利用的范围。

(2)建设企业档案信息资源。企业档案结构的工作人员应该充分地利用计算机技术与网络技术,加宽档案机读目录数据库的建设,不断提升档案资源检索、利用的服务水平。企业档案的信息化管理应根据国家以及省市档案局的关于电子文件、文件归档、储存以及管理的相关规定与标准,积极地应用与推广适应企业性质、职能需要以及管理特点的档案资源管理软件,实现企业档案资源的采集、分析、整理、归档、存档、查阅、利用、鉴定以及销毁等工作的管理和监督,以此保证档案资源电子文件的可识别性、安全性、准确性、完整性以及真实性等,进而保证电子文件的法律凭证地位。例如,建立公开信息资源档案,对外宣传企业,别人通过查询能够全面地了解企业的信息,能够保证企业之间进行规范的商业往来和合资合作,建立企业双方的资信关系,通过信用调查消灭不必要的信用风险和交易风险。

(3)企业全员参与到档案管理工作中。因为企业的档案信息数据库应用系统通常是由一些专业的技术人员设计,导致在一些企业中存在档案信息化管理系统和企业需求脱节的问题,这样严重地影响了档案信息化管理系统并不能充分地发挥和实现自身的价值。因此,企业员工作为档案信息化管理系统建设中的一员,应该积极主动地参与到系统建设的各个环节中,例如,企业内部任何人员,可以通过身份认证在任何一机电脑根据自身的需要,能够随时在自己的电脑上自动查询所需要的档案资源,尽可能地和开发者进行思想沟通,全员参与到档案信息化管理工作中,及时地反馈自己的意见,以此实现与系统开发者达成共识,进而设计出符合企业档案管理实际状况的档案信息化管理系统,提高信息系统开发的成功率与实用性。

(4)企业档案信息化建设和企业改革相结合。随着社会的发展,企业为了能够跟上时代的脚步,其自身也在不断的改革中,因此,企业档案信息化建设应该和企业改革相结合。首先,应该创建一支高素质的档案信息化管理人才队伍,通过对档案管理人才进行档案管理技术、信息技术的培训,提高档案人员运用信息技术的技能,同时还可以引进档案信息化管理水平高的人才,以此满足企业档案信息化管理的要求;其次,与企业档案管理模式相结合,积极地展开对企业档案信息化管理的探索,认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求,及时地沟通和交流,不断地积累和推广经验。此外,企业档案信息化建设应该始终坚持变“被动管理”为“主动管理”,坚持以效益为重点、以利用为中心的指导思想,有针对性地研究市场经济条件下企业信息化档案建设需要改革的地方,最大限度地满足各项工作利用档案的需求。

3 结束语

总而言之,传统的档案管理方法已经不能够满足现代企业的实际需求,档案信息化管理以其便捷、高效、优质、方便等特点,逐渐取代了企业传统的档案管理方法,并且逐渐成为适应社会与时展的必然趋势。因此,企业的档案管理人员应该充分重视档案信息化管理的重要性,然后采取相应有效的措施不断地提高档案信息化管理水平。

企业信息化建设案例篇(5)

1信息化建设在中小型国有企业档案管理中的具体作用分析

1.1提高了中小型国有企业档案信息数据的安全性

在我国部分中小型国有企业早期档案管理工作开展过程中,对于所管理的档案信息数据都缺乏必要的重视性与安全管理意识,整体管理模式较为粗放。例如在企业生产运行过程中,会将各项生产技术的具体工序流程、企业发展过程中所制定的决策计划等具有一定程度保密性要求的信息数据加以档案管理。但是在档案管理工作开展过程中,管理人员与企业往往将所管理的各项纸质信息管理数据进行分类管理,但却没有开展相应的权限管理工作,中小型国有企业的管理者与基层工作人员都可以接触到具有较高保密性质的文件数据,这也在一定程度上对中小型国有企业造成了经济损失与其他消极影响。而随着我国中小型国有企业档案管理工作的信息化建设发展,通过构建企业档案电子数据管理库,将各类信息数据按照其保密等级与重要程度进行划分,不同的访问用户只能翻阅权限范围内的信息数据,从根源上避免了上述问题的出现,极大提高了中小型国有企业档案信息数据的安全性。

1.2降低了中小型企业档案管理工作的运行成本

在以往中小型国有企业档案管理工作开展过程中,不但需要配置大量的工作人员,进行高重复性的档案整理、数据信息抄写记录等工作,还需要投入大量企业运营资金与固定资产。例如档案管理工作的开展需要占用企业内部办公面积来构建档案管理库,为防止纸质档案信息出现潮湿损坏,还需要采购配置抽湿机等电气设备。因此在中小型企业运营过程中,传统档案管理工作的开展也对企业造成了一定程度的财务压力。而随着我国中小型国有企业档案管理工作的信息化建设发展,中小型国有企业仅需要投入一定的资金与人力资源,用于采购计算机、服务器等相关信息化电子设备,以及研发中小型企业的内部档案管理系统平台,便可以开展更为高效的档案管理工作,不但其运行成本有所降低,还不会出现所储存档案信息出现损毁的问题。

1.3提高了中小型国有企业的决策合理性

在企业发展运营过程中,企业管理者所制定的企业发展决策计划,往往需要对档案管理工作开展过程中所采集、汇总整理的各项信息数据加以参考,并在此基础上制定出最为合理的企业发展决策计划。而在我国中小型企业早期档案管理工作开展过程中,对于各项信息数据的采集与记录为人工模式,因此受到工作量与人工因素影响,所记录的信息数据并不全面、且时常出现信息数据抄写记录错误问题,这也在一定程度上降低了中小型国有企业所制定发展决策计划的科学性与合理性。而随着我国中小型国有企业档案管理工作的信息化建设发展,一方面,在数据采集层面上,得以借助大数据挖掘技术等信息化电子技术,从庞大的潜在数据信息库中高效率挖掘出潜在商业价值较高、或重要程度较高的信息数据,从而为中小型企业发展决策计划制定工作提供了更为全面、参考价值更高的信息数据;另一方面,在数据信息记录层面上,不但可以替代人工开展高重复性、高错误率的信息数据记录备份工作,且中小型国有企业所构建的信息化档案管理系统普遍具有数据智能纠错功能模块,确保了所记录管理信息数据的准确性与真实性。

2在中小型国有企业档案管理信息化建设过程中,存在的问题与优化策略

2.1部分中小型国有企业档案管理工作人员素养有待提升

首先,当前我国中小型国有企业在档案管理团队配置层面上,普遍存在着绝大部分管理人员工龄较长,虽然有着传统档案管理模式下极为丰富的工作经验,但是对于信息化电子技术以及企业档案管理平台系统缺乏正确认知与深入了解,并没有很好地适应企业档案管理信息化建设的发展。此外,在企业档案管理人员配置上,部分中小型国有企业并没有根据档案管理实际工作情况加以针对性配置,而是根据国企相关体制规定而粗放化管理与配置工作人员。笔者提出以下两点优化策略:第一,对企业现有的档案管理工作人员开展信息化管理模式的考核作业,将专业水平与岗位要求差别过大的工作人员进行调岗处理,并对剩余工作人员开展系统性、全面性的培训工作;第二,企业根据档案管理实际工作情况与工作需求,针对性调节档案管理工作团队的配置比例,优先选择吸收经过系统性学习培训、对信息化电子技术有着深入了解的高级专业人才。

2.2中小型国有企业信息化档案管理体系尚未构建

企业信息化建设案例篇(6)

[作者简介]何燕宁,广西区邮政公司办公室档案馆员,广西南宁530012

[中图分类号]f616 [文献标识码]a [文章编号]1672-2728(2010)09-0062-04

一、邮政档案在企业管理中的价值意义

(一)邮政档案是邮政企业历史的真实凭证,具有凭证价值。邮政档案所具有的潜在的企业价值,是由邮政企业的基本特点决定的。邮政档案主要是由邮政企业各部门在通信生产、经营管理、基本建设、科学研究等活动中形成,作为历史记录保存起来的,包含有文书、科技、会计、音像、实物等不同载体的全部文件资料。所以,邮政档案是邮政企业历史的真实凭证,它具有凭证价值,这就是邮政企业档案呈现出的最基本的特点。由于邮政档案中最重要的档案来源就是文件材料,档案人员将文件资料收集、整理,分类、装订、立卷、归档后形成的档案,它所保留着的历史标记,使得邮政档案将成为邮政历史的真凭实据。

(二)邮政档案是企业的实践活动的记录,具备了情报资料的价值。由于邮政档案又是邮政企业人员在企业的实践活动、业务知识和经验的记录,所以它又具有可资参考的特征,也使它具备了情报资料的价值。企业历年的邮政史志编写、业务培训教材编纂都要通过查阅大量档案资料获得。企业档案能准确地记录着企业历史活动的事实和经过,也记录企业人员在各种生产管理活动中的思维过程,所以这些信息比其他资料信息更具有原始性和可靠性。

(三)邮政企业档案是满足现实利用的现实价值,发挥潜在价值。企业档案还将长期发挥着潜在的价值。例如,某县邮政局位于农村生产队附近的一块企业用地被当地农民聚众要求归还。经查,该土地是20世纪60年代初由于国防通信需要由政府紧急划拨给当时的电信通信专用的,邮电分营后被拨划给邮政企业。由于当时的档案资料保存较完好,土地批复手续完整,利用该档案资料还原历史真相,使得这起土地纠纷得到平息,该土地在邮政企业得以保存。由此可见,邮政企业档案既有能够满足现实需要的价值,又有能够产生潜在经济蚊益的长远价值。

二、邮政企业档案在企业管理活动中的作用

(一)邮政企业档案在决策中起凭证和参考作用。企业档案对企业的生产、经营、管理等实践活动有着重要的影响作用。邮政档案是邮政企业单位行使职能,从事生产、管理活动的真实记录。邮政档案特别是在解决争端、处理案件活动中可发挥证据作用。法律证据作用也是档案凭证价值的集中体现。例如,邮政业务档案中的汇兑档案凭证,可为法院、检察院处理各类案件提供可靠的证据。同时它对企业管理人员察往知来,保持政策的连续性、工作程序和工作方法以及有效的、科学的决策将起凭证和参考作用。

(二)邮政企业档案产生着社会效益和经济效益。由于记录了企业生产、经营、管理等诸多业务活动的过程,也为继续开展这些业务活动积累和提供了必要的信息和证据。它具有业务咨询作用,特别是在世界邮政日之际、北京邮政奥运会举办期间,邮政企业利用邮票、邮政通信实物、邮政声像档案等,通过电视、广播等传播媒体进行企业业务宣传,以此来扩大邮政企业的影响力,增加了业务来源,提高了经济效益。这些作用使档案在利用过程中产生着社会效益和经济效益。

(三)邮政企业档案是宝贵的精神文化财富。邮政档案也是全体邮政员工所创造的宝贵的精神文化财富,它对9游会的文化的积累、传播发展与进步发挥传承作用。例如,人们通过留传下来的中国最早的邮票一大清的龙票了解到清朝社会的方方面面,通过一枚小小的邮票,人们可以感受到中国古代文化的悠久历史。同时邮政档案也具有教育作用,它以第一手材料见长,真实可信、形象生动,具有很强的说服力和感染力。

三、邮政企业档案工作发展现状

在邮政分营之初,邮政企业档案工作得到了领导重视,大部分企业档案配备了专、兼职的企业档案人员,多数基层单位配备了相应的档案库房和装具,并及时对企业档案人员进行了培训,分营之初的企业分业经营资料大部分得以收集,企业档案起点较高。但由于邮政企业独立运营之初,企业亏损严重,职工队伍庞大、整体素质较低,管理及经营模式滞后等因素还是直接或间接地影响到企业档案工作。

(一)邮政企业人员档案意识淡薄。企业个别领导对企业档案工作缺乏了解,认为整理档案就是将全部的文件收集起来,捆成一堆,或随便装入盒内就行了;也有的是由于企业经营生产任务较重,主要精力忙于创收,文件资料则束之高阁;还有的是由于经营管理人员较少,未设立有专门的档案人员,故档案工作无法开展;有的对档案在企业经济建设中所起的价值作用认识不足,不了解档案具有的潜在的经济效益,在档案管理上没有资金投入,没有将档案工作列入企业的议事日程中,档案工作所需的人、财、物得不到应有的保证。

(二)邮政企业档案管理人员业务素质相对较低。在邮政分营后,有关部门对广西区邮政专、兼职档案人员作过一次调查,调查结果如下:全广西共有96个单位,分营前从事档案工作的档案人员3年以下的占70%,3年以上的只占有10%;大专以上文化程度的占25%,能进行一般计算机操作占40%。在调查中发现,有的档案人员计算机水平很专业,但档案及企业业务不熟;有的邮政企业业务很熟悉,但不会计算机操作。邮政企业经营管理中涉及的专业性业务较多,所以档案中专业性文件也较多,档案人员不熟悉档案业务和邮政业务,导致文件分类不准确,保管期限确定不合理。

(三)邮政企业档案企业管理人员较少。随着企业办公自动化的发展,企业管理已实行无纸化办公。随着企业改革步伐的加快,企业专业化管理初步形成,体现在oa办公自动化管理过程中,文件数量逐年加大,与之相矛盾的是企业的管理人员不断的缩减,有的县级综合办公室只配备有一名管理人员,还有的是既当办公室主任,又当司机,有的还兼职当企业营销人员等等。

(四)邮政企业档案管理不到位,资料收集不全。邮政企业档案人员在工程建设过程中与工程技术人员沟通较少。由于工程技术人员在工程建设过程中不知道档案管理的要求,档案管理不严,以致在竣工验收中出现不少问题,如有的依据性文件为复印件,没有原件;有的工程竣工图无竣工图章;有的在施工中修改的地方竣工图没有标注;还有的监理文件或招投标文件收集不全等等。

(五)邮政企业档案信息资源的开发利用水平不高。县局部分单位档案管理系统使用率不高,一些单位只限于将文书档案资料收集,未能进行档案管理条目的录入。一些档案利用也只限于提供档案的纸质检索工具,未能利用档案信息管理系统对档案数据、档案信息资源进行深度的开发、利用,一些单位未编制大事记、企业史志资料汇编等。

四、完善邮政企业档案工作的对策

现代邮政企业档案工作要求我们要用现代科学理论、方法与技术来管理各种类型档案,积极开发档案信息资料,广泛输出档案信息,为邮政企业发展服务,这就要求我们必须扎扎实实地做好档案的各项基础工作。基础工作是档案工作的重中之重,是一项较为系统的工作。

(一)建立健全邮政企业档案的规章制度是做好档案工作的基础

各级邮政企业应高度重视档案工作,把档案工作纳入企业的议事日程。大力宣传《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及《广西壮族自治区档案管理条例》,采用张贴宣传标语、黑板报、组织人员学习、参观等方式进行宣传,让广大的企业员工知道、了解邮政企业档案的价值及凭证作用。建立健全规章制度是档案资料齐全完整的重要保证。档案资料的产生、收集、整理、立卷、归档等过程一环紧扣一环,其中任何一环脱节都会对档案的工作产生影响。各级邮政企业要建立健全各项档案规章管理制度,例如本单位立卷归档制度、档案的移交接收制度、档案管理制度、档案保密制度、档案借阅制度以及档案专、兼职工作人员岗位责任制等等。

(二)加大培训力度,培养适应现代化管理的企业档案人员

要搞好档案人员队伍建设,一要建立培训机制。有计划、有组织、有目的、多渠道、多形式地针对本单位档案人员的现状,缺什么补什么,以求达到适应。现代化技术的发展使各种新知识、新技术在档案工作中得到应用,档案工作从内容到方法也都在发生着变化。档案人员在实际工作中又经常遇到一些按传统的方法解决不了的现代问题,所以档案工作者必须加强学习。学习方式可以灵活多变,可以通过参加各级档案部门举办的档案培训班学习;也可以自学,利用业余时间学习有关档案专业理论知识及邮政各类业务知识。二是在选用档案人员方面,可以将具有较高文化水平又有一定企业专业知识的人员安排到档案岗位,以改变现有的档案人员知识单一、文化素质偏低、年龄偏大的状况。三要调动档案骨干人员的积极性,比学赶帮,在邮政企业内部引进竞争机制。可以与邻近的单位组成档案协作组,互相学习,互相检查评比,互相促进,充分调动档案人员的积极性,使档案管理和档案整理工作水平能够进一步提高。

(三)为档案管理工作配置必要的设备和设施

根据《广西壮族自治区档案管理条例》的规定:“各级各类档案馆,各单位的档案机构,应当建立、健全规章制度,配置必要的设备、设施,防止档案的破损、褪变、霉变、虫蛀和散失,确保档案的安全。”各单位要根据自身档案工作的需要,设立本单位档案室,将本单位的文书、科技、会计、声像和实物档案统一保管。要配备必要的档案专用库房和档案装具。有条件的单位应当将档案办公室、档案阅览室和档案库房分开。档案库房要坚固,应禁止设在一楼或楼项,要安装有铁门、铁窗栏、厚窗帘,并配置有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠虫等设施。档案装具要按照国家规范的档案标准进行制作或向当地档案管理部门购置,要配备抽湿机、温湿度剂和防虫剂等设施和档案装订机等足够的档案工作用品,以保障档案工作的开展,确保档案的安全。

(四)深入探索企业档案信息资源的开发和利用

邮政企业近年来不断进行深化改革,从档案归档内容来分析,档案工作从分营初期的重点收集分业经营期间的档案资料,至邮政扭亏时期的邮政固定资产的加大投入,邮政工程建设档案的收集整理成为转型时期的重点。随着邮政金融及邮政速递的专业化发展,邮政企业档案内容也在发生着变化。企业现需加大对信息化建设的投入,在邮政企业的信息网建设中,企业档案也要做好相应的配合管理工作。

档案是信息,信息是资源,数字档案能使企业信息有序化,档案也是生产力,各级档案人员要积极动脑筋、想办法,可通过编制《全宗介绍》《档案专题目录》《档案文号对照表》《单位工程简介》等一系列档案材料向企业提供方便、快捷的信息查询渠道,通过计算机软件管理档案,将档案资源信息化,为企业提供最大的信息源。企业档案信息化管理是社会发展的必然趋势。

企业的信息化管理将促进企业档案信息化管理,企业档案的信息化管理也将更大地促进企业经济的发展。如现代邮政企业就是在探索企业的信息技术发展中前进的。过去人们交流、获取信息的渠道太少,大多数是通过在邮局寄信、看报纸、杂志等而获得信息。邮局信件因为是手工处理,程序烦琐,信息传递极慢。20世纪90年代后,计算机通信技术、数据通信、图像通信等科技手段的飞速发展,社会信息传递渠道增加,人们不再依赖寄信等传递方式,传统的邮政通信业务受到挑战。邮政企业的决策者们意识到开展企业信息技术建设的重要,“十五”期间,邮政将推进企业信息化进程作为新世纪的战略选择。经过数年的努力建设,邮政计算机综合网已陆续建成,邮政业务网络一体化已成为现实,邮政储蓄网上异地存取、网上寄信、网上查询邮件、网上礼仪等业务蓬勃开展。网络业务的发展给邮政企业带来了生机。企业信息技术的发展促使企业的管理手段进一步强化。企业如今正不断推进着办公自动化建设,并将带动企业档案信息化、现代化管理,利用现有的企业综合网、局域网将企业档案、信息资源充分开发、利用,最大限度地发挥企业信息资源的作用,更好地推进企业的发展。

(五)信息化管理档案是要变革传统档案管理模式

要实现企业档案信息化管理,档案信息化管理系统的建立是基础。档案信息化管理改变了档案收集工作的方式。传统的档案收集是将原始的纸质文件由分散收集到集中处理的过程;而信息化档案管理,档案工作人员除了要收集原始纸质文件外,还要将原始纸质,的文件、原始声像文件、电子邮件等信息通过网络档案录入系统收集网络档案所需文件。网络档案信息化管理系统的建立,可以使档案收集更加完满。

档案信息化管理系统的建立改变了档案的整理与鉴定工作方式,使档案的整理工作更加规范。由于种种原因,传统的档案工作基本是内向管理的模式,管理手段主要是手工操作,档案人员把自己的活动范围限制在封闭和半封闭的环境中,这样使一部分档案成为无人问津却保管良好的一堆废纸,现在将档案的总目、分目整理按照系统合理运用,用计算机筛选录入、整理档案效率高且严格,为整个档案的整理与鉴定工作提供了便利条件。

档案信息化管理系统的建立给档案的保管与利用带来了全新的变化。档案信息管理系统使档案的保管和利用从质到量都优于纸质档案,已经完全超出了传统档案利用手段的范畴。由于新技术的应用,文书、档案一体化,档案、图书、情报一体化,数据档案馆、虚拟档案馆、无界档案馆给利用带来了量的变化。电子档案保管与纸质档案保管有本质的区别,电子档案的保存可实现无纸化、网络化。

档案的统计工作历来是最重要的工作。传统的档案统计涉及的项目内容多、统计数据要求很详细,有的内容年年重复统计,令人感到烦琐;而档案信息化管理系统却是最擅长统计工作的,通过计算机统计,可以剔除每年重复统计的数据,只需将新的数据增加或删改,统计工作快而准确。

[参考文献]

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[2]杨公之,档案信息化建设导论[m],北京:中国档案出 版杜,2006,

[3]唐蚋德,a,马灿德,信息管理[m],北京:中国社会科 学出版社,2002

企业信息化建设案例篇(7)

1.1 一体化的管理模式

在过去,企业档案管理的实现是不同部门对其内部文件进行整理、分类并归档的过程。而信息化的档案管理则改变了这一状态,信息化的管理模式可以将企业的文件,部门的基本文档进行有机的结合,从而实现归档与管理的同步,将不同部门对于同一事务或者同一事务的不同角度的记录归入档案数据库中,实现档案管理的一体化。通过对档案管理自动化系统的应用,实现公文和业务性文件整理与归档工作在同一时间完成,既可以节省大量的时间,节省劳动力,而且提高了档案管理的准确性。从事档案管理的工作人员可以从繁杂的工作中抽离出来,从而获得更多的学习时间,加强档案管理信息资源的开发。与此同时,负责档案管理工作的部门也能够通过自动化系统对公文以及业务性文件的管理状态进行随时的掌控,以便尽快的做出指导,实现档案管理的预见性。

1.2 方便存储与查找

企业的行政部门与业务部门,可以通过对档案管理自动化系统的应用,将已经形成的有查考利用价值的文件随时存储到服务器上。而档案管理工作人员他也可以把原有档案的扫描件存储到服务器上。这样,只需要通过身份验证,用户就可以通过企业内部的局域网查找所需要的档案信息,即节省了时间,又节省了资源,真正实现了信息化档案管理给企业的工作带来的方便。

1.3 档案业务管理自动化

企业档案管理工作非常复杂,其全过程不仅包括统计、鉴定、借阅还包括了参考资料的编研工作,甚至是资料的销毁,这都需要管理人员定期对档案的情况进行分析,而且企业领导的决策提供参考资料。实现档案信息化管理模式,可以对档案进行随时随地的管理,例如各种数据的统计、各种报表的打印、借阅登记、催还提醒等,这样可以便于领导或各部门通过电脑获取所需要的资料和数据,避免了因为距离问题而造成的时间浪费。

2 企业档案管理信息化存在的问题

2.1 档案管理的信息化意识不足

实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。

2.2 档案管理信息载体的破损

在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。

2.3 标准化建设不够完善

档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。

3 改善企业档案管理信息化建设的建议

通过对企业档案管理信息化建设过程中出现的问题的分析,可以看出,只有在一定范围内实现资源的优化配置,完善档案管理人员的培训,才能彻底实现档案管理的信息化,具体来说可以从以下几个方面着手。

3.1 完善档案管理制度

所有工作的顺利展开与进行都离不开规范的要求和对标准的参考,企业档案管理也不例外。实现档案管理信息化的前提是健全的管理制度与明确的部门职责,而同时这也是档案管理部门为企业提供更高级别的服务的先决条件。所以,为了在激烈的市场竞争中立于不败之地,现代化的企业必须要建立健全档案管理制度,尤其要制定档案自动化管理制度,通过合理的制度规范档案管理信息化的实现。

3.2 加强监管工作

在企业建立局域网时,要有计划的实施档案一级管理,对于文件从形成到归档的全过程要实施监管,尤其是从文件行程的最初阶段,以保证文件的整个生命周期都能在可控范围内,使整个过程都做到规范化、标准化并努力贯彻执行。

3.3 理顺工作流程

不同企业的工作流程不一样,相应的档案管理自动化程序也是不一样的,所以要明确各部门工作的先后顺序,例如档案部门与文书,只有这样才能保证档案管理信息化过程中避免走弯路。档案管理要与企业所讲

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求的效应原则保持一致,尽量以最少的投入来保证企业对于信息资源需求的满足。理顺档案管理工作的流程,首先要做好数据收集与资料库的维护工作;另外要充分利用计算机的功能,根据企业发展的需求,及时编写一些档案文件汇编,并提供企业领导用于决策所需要的信息。

3.4 实现管理工具的信息化

企业信息化建设案例篇(8)

财务管理案例教学是通过真实的企业财务案例,运用相关财务理论和方法,解决企业实际的财务管理问题,提高学生运用财务知识处理复杂多变的理财问题的能力。案例教学既能帮助学生加深对理论知识的理解,提高解决实际问题的能力,也能帮助教师提高业务能力。

一、财务管理案例库建设存在的问题

影响财务管理案例教学成功的因素有很多,其中一个重要因素就是教学案例的质量,一个好的教学案例能使课堂教学效果事半功倍,然而目前财务管理教学案例库建设还存在诸多问题。

(一)案例的质量不高

目前很多高校都建立了自己财务管理案例库,案例虽然数量众多,但他们均相对保密,不能实现共享、相互借鉴和促进,同时案例的质量参差不齐,时效性、针对性和启发性不够,案例不能将具体的案例事实与相关财务理论及课程目标有机结合起来,或者采用“拿来主义”将国外的一些企业财务案例原本照抄,根本不管适不适合我国当前国情,无法实现教学目标,这种情况下财务管理案例教学实施效果差强人意,很多教师只好放弃案例教学。例如许多案例过于陈旧,相关的理论和财务制度已发生重大变化,既无法反映理论前沿也无法反映实践动态,致使学生对案例讨论的兴趣不高,学到的最新理论知识无法运用,无法达到案例教学的效果。例如,财务管理目标在我国经济发展的不同历史时期经历了总产值最大化、利润最大化、股东财富最大化、企业价值最大化四个阶段,我们采编的案例一定要结合当前环境,采编那些以企业价值最大化为财务管理目标的案例。

(二)教师编写案例的动力不足,能力有限

采编财务管理案例耗时费力,需要高校教师极大的耐心和热情,但目前编写案例不算研究成果,对老师的职称评定几乎无影响,因此案例编写完全是教师出于个人兴趣而进行。很多教师的编写能力也难以达到财务管理案例库建设的要求,财务管理案例的采编要求教师不但要具备丰富的财务知识和实际财务管理经验,而且必须了解和掌握大量的实际资料,具备较强的发现、分析、解决实际问题的能力。但是,目前大部分财务管理教师都直接来自于高校毕业生,来自于企事业单位的技能型教师较少,接触财务实践的机会很少,从而缺乏对企业财务管理过程的专业性审视和洞察,严重影响了案例的编写质量和深度。

(三)企业数据难以采集

财务管理案例均来自企业的经营活动,财务管理案例库的建设需要企业提供大量市场、销售和财务方面的数据,为保证采编案例的真实性和完整性,就需要企业的配合。企业在经营活动中,积累了丰富的财务管理数据和资料,这为财务管理案例库的建设提供了新鲜而丰富的素材资源,但在市场经济条件下,企业之间竞争加剧,大多数企业害怕将自己的商业信息泄露出去,拒绝提供相关资料,同时我国资本市场并非强制性要求所有公司进行信息披露,只有上市公司才有这种要求,使得教师无法获取非上市公司的真实经营情况,加大了收集和编写案例的难度。

(四)案例库的更新维护困难

时代在发展,有关的理论知识在不断的更新,案例库要保持新鲜度和时效性,就要在实践中不断更新,建立动态的案例库结构,对入库的案例定期进行鉴定,修正与新的财务制度不相符的案例,及时开发、补充新的案例。这需要连续不断的投入人力和财力。在目前高校科研教育经费紧张和选编案例教师时间和能力不够的现实情况下,很难实现。

二、完善财务管理案例库的建议

(一)严把采编教学案例质量关

采编的教学案例一定要与教学内容和教学目标密切相关,同时还要满足财务管理案例教学的需要。具体来讲,采编的教学案例应具备以下几个特征。

1.真实性

教师选取的案例应客观真实,因为这样的案例对同学们来讲具有亲切感和真实感,特别是一些知名公司的财务管理事件,同学们熟悉当时企业所处的理财环境,具有很好的延伸扩展性,能够联系前后授课内容,在一定程度对学生有启迪作用,有利于分析和解决案例中的具体问题,借以加深理解和掌握所学理论知识,提高学生应用理论解决实际问题的能力。

2.时效性

随着财务管理环境的变化,财务管理目标、内容和方法都在变化,因此理财环境是财务管理理论研究的起点,也就是说财务管理案例要随着理财环境的变化而变化,有些案例可能在一定历史时期有实际意义,但随着时间的推移可能已不能适应目前的环境,如果再拿出来讲解,就会误导学生,也偏离了教学目标。因此,教师在选择财务案例时一定要关注企业理财环境的变化,适时对教学案例进行修改、调整和增减,必要时要勇于放弃不适用的,保证案例的时效性才能激发学生的兴趣并保证教学质量。

3.针对性

财务案例多取材于现实的企业,现实问题往往是复杂的、综合的、多变的,可能需要应用多门学科的知识才能解答。而不同专业、不同层次学生的课程设置不同,因此教师在准备财务案例时要有针对性。要针对不同的专业同学来选编教学案例。会计学专业的学生可能会更关注对财务报表的分析,所以要结合公司的财务报表去设计案例,在应用会计知识的同时解决财务问题;管理学专业的学生会更关注公司治理结构问题,因此可以结合财务激励机制去设计公司治理结构;金融专业的学生更感兴趣的是金融市场、金融工具,因此教师可以对比国内外资本市场对不同上市地区的公司财务信息的反应,说明不同资本市场的有效程度。另外专科、本科和研究生各层次的培养目标不同,案例教学所要求达到的目标也不同,因此,在选择教学案例时要根据不同层次学生的培养要求及案例的难易程度,有针对性地选择和设计教学案例。

4.启发性

案例教学的主体是学生,教学目标是要把学生从过去被动式的接受知识转化为积极主动探索问题,因此教学案例必须设计一定的问题,这些问题不能仅仅是名词解释或者理论说明,更多的应该是比较含蓄,通常是显而不露,具有抛砖引玉的功能,留待学生去挖掘。案例中设计的问题并不在多,关键是能启发学生的思考,将课堂教授的理论知识和案例中的实际情况串联起来,使同学们在解决案例中的实际问题的时候,既锻炼的理论知识,又增强其分析问题的逻辑性和解决问题的能力。案例提供的情况越是有虚有实,越能够诱人深入,从而给学生留下充分的思考空间,达到最佳的学习效果。

(二)提高教师选编教学案例的积极性和能力

提高教师选编教学案例的积极性,就要从精神和物质两个方面对他们进行刺激,首先要在老师中间形成人人争当教学名师的好氛围,使老师们重视教学质量,促进案例库的建设;其次要把教学质量的好坏作为教师的职称评定、年终评比和工作荣誉的重要参考因素,实行一票否决制,逼着教师搞好教学质量;再次加大经费投入,在校内设立某些课程案例库建设方面的教研教改课题,将教师选编教学案例的劳动成果计入教学工作量或者科研工作量,帮助教师积极申报各种国家、省级教研项目,以获得科研基金的支持;最后与企业建立良好的伙伴关系,依靠自身的理论教学优势,结合企业实际情况,深入企业开展各种培训,为企业提供咨询来解决企业经营管理中存在的问题,以此途径来获得资金支持案例库的建设。提高教师选编教学案例能力的途径可以采用“走出去,引进来,以走出去为主,引进来为辅”的策略,给在校老师提供各种校内或者校外的培训学习的机会,开拓他们的思维,增加他们的技能,同时,要积极引进有企业财务实践经验的“双师型”人才,把他们的知识和经验补充到选编教学案例的教师队伍中去,提高选编教学案例的能力。

(三)加强与企业的联系,获取更多企业数据

获取企业数据的来源无外乎两个渠道,一是上市公司公开的财务信息,另外一个是与高校有密切联系的公司财务信息,上市公司的财务信息比较规范,披露的时间点比较固定,可以通过浏览财经网站进行收集,但上市公司比较多,同时信息量比较大,因此一定要注意信息的整理和更新。与高校有密切联系的公司,例如实习基地、项目合作单位或培训单位等,这些企业比较多,高校应该加强与他们的沟通,培养与他们之间的感情,帮助企业解决一些实际问题,多宣传将本公司作为采编案例的好处,例如扩大知名度,向公众展示公司的良好形象,从而使企业认识到案例采编对企业发展的作用,消除他们对本企业财务信息外漏的顾虑,自愿提供财务数据,配合案例的采编。

参考文献:

[1]于秀丽.财务管理案例教学中案例库开发的探讨[j] .教育教学,2010,(8).

[2]蒋琳玲.以上市公司公开信息为依据设计财务管理教学案例探讨[j].商场现代化,2011,(11).

企业信息化建设案例篇(9)

一、引言

自20世纪90年代哈默率先提出业务流程再造理论以来(hamel,1990),业务流程再造理论及其实践日益受到重视。学者们从各个角度对业务流程再造理论展开了相关研究,从业务流程的建模方法,实施策略,到基于业务流程重组的组织变革,都引起了一些学者的关注。而更多的学者则试图通过案例研究的方法探索流程再造实施的成功经验(shin and jemella, 2002;thong,2000)。然而在业务流程重组的实践中,虽然不乏福特、柯达等成功案例,但70%的流程重组项目并未达到预期目的或以失败告终(malhotra,1998)。尽管其原因有可能与理论研究还不够成熟,缺乏有效的实施方法论指导有关,但另一方面也有可能是与业务流程再造过程中,对影响流程再造的企业战略、组织结构、9游会的文化和绩效等方面的因素考虑较少有关。常见的流程再造案例中,对单个流程的效率考虑过多,而对相关配套的改革相对忽视。这样,再造后的流程与原有流程同样不能很好地反映企业战略方向,组织结构中仍然存在职能重叠、相互扯皮的现象,员工对再造后的流程接受程度低,这些问题制约着流程再造的效果。

因此,需要从系统的角度探讨流程再造的实施策略,结合企业战略、组织结构、绩效评价及信息技术、9游会的文化等因素与流程再造的互动关系,归纳提炼出成功流程再造项目的一些有益启示。本文拟通过单案例研究的方法,在分析a炼化公司流程再造项目的战略目标、实施过程、实施成效基础上,总结出传统企业流程再造的实施方法论和有益启示,为实践界提供经验指导,并为后续理论研究提供素材。

二、案例研究方法

当所要研究的现象涉及范围广而复杂,需要全盘,深入地调研,并且很难脱离其发生情境进行研究的时候,案例研究能更好地发挥作用(2003;yin,1994)。案例研究方法尤其适用于观察和研究现象发生的纵观性变革(pettigrew,1990)。企业流程再造涉及组织变革,绩效评价及信息技术、9游会的文化等因素,是一个复杂的动态过程,采用案例研究进行全面分析是一个比较好的手段。案例研究也较适用于对现象的理解 (eisenhardt,1989),本文的定位在于揭示和描述中国传统企业的流程再造过程,目的是理解这种现象,并概括流程再造的一般经验,因此采用案例研究的方法。

a炼化公司由中国石化和某省地方政府于2004年下半年共同投资成立,一期拟建设1000万吨的大炼油工程。一期工程总投资超过100亿元,公司总定员500人,管理、技术人员仅100多人,而现有同等规模的炼厂定员大都在4000以上,仅管理人员就有几百甚至上千人。显然,用传统企业的思路来管理这样一个新型企业会遇到不少困难。作为刚成立的新型企业,a炼化公司必须摈弃传统石化企业的不合理流程,通过流程再造,避免重蹈传统石化企业那种“大而全”、结构臃肿、决策繁琐的覆辙才能实现高效、敏捷生产,降低成本,提升服务,应对日益严峻的挑战。选择该大型国有企业为基于中国背景的流程再造探索性研究提供了足够丰富的信息和探索潜力,另外,本文研究者之一在该公司重要岗位任职,全程策划并参与了流程再造项目的实施,为获取足够的信息提供了必要保障,因此,选择这个案例是合适的。

三、a炼化公司的业务流程再造

1.流程再造的必要性分析

a炼化公司在创立初期缺乏与企业战略相配套的有效业务流程和流程管理机制,部门职责定义不清,汇报关系,岗位定义不完整。部门之间职责存在重叠、分工衔接不清等问题,容易造成职责不清和灰色地带现象,影响工作效率。没有共享的信息技术平台,组织结构缺乏横向的信息沟通机制,阻碍了部门之间的信息流通,增加了企业的内部交易成本。因此,迫切要求通过流程再造解决这些问题。

2.a炼化公司流程再造的战略目标

a炼化公司在分析国内外一些既有案例后,认识到流程再造是一个系统工程,最终通过对企业战略、组织结构、9游会的文化和信息技术与业务流程的互动分析,构建了企业业务能力规划的集成模型,如图所示,以指导公司的业务流程再造活动。

公司的最终的目标是通过业务能力整体规划与流程再造,形成以全面预算管理流程为核心,以工程项目管理、采购物流、科研规划管理、生产运行管理、设备管理、营销为主流程,以财务管理、人力资源管理、绩效管理、信息管理和行政管理为支撑的管理流程结构;按照管理流程的需要设立管理部门,实现传统职能型架构向现代企业流程型结构的转化,划分职责界限;消除不必要的内部协调,简化与外部单位的联系,建立扁平化流程型的组织结构。

3.实施步骤

在明确流程再造的战略目标后,a炼化公司具体制订了流程再造优化与实施项目的实施步骤,这个过程包括:(1)通过公司内部各个层面的讨论,明确企业的运营战略和流程再造的实施范围,提出企业流程的规划与设想,初步搭起企业的运行架构。(2)组建公司内部的项目管理团队。(3)邀请管理咨询公司参与流程的优化,参照国内外同行业的最佳实践,改进和完善企业的流程,根据业务流程调整企业组织结构,建立企业的信息化方案。制定绩效管理方案并在流程再造项目完成后模拟运行。(4)搭建业务流程的信息系统平台,实施erp项目以固化再造后的流程,提升流程处理效率并实现信息资源的共享。a炼化公司erp项目的实施分为两步走:第一阶段建设期(2005年~2006年),主要考虑对一些建设期必需的流程实施信息化,如财务、采购、项目管理等流程,并在这一阶段择机启动绩效管理体系模拟运行,使员工逐步熟悉、适应信息化时代的管理理念;第二阶段运营期(2007年之后),流程信息化的实施范围有原油采购和产品销售、设备运行维护等工厂模式运作所需要的流程。在这一阶段,通过总结前一阶段流程信息化实施的经验教训,可以对流程进行局部的优化与调整。(5)正式启动绩效管理体系,保证再造流程的有效实施。通过前面几个阶段的模拟运行,对绩效管理体系的部分指标进行改进和完善,员工逐步接受企业绩效考核的模式。(6)明确核心业务流程的负责人和关键用户,构建企业流程管理体系,对流程进行持续改进和完善。

4.流程再造的实施

流程再造涉及方方面面,下面着重从以下三个方面说明a炼化公司流程再造实施的具体方案。

(1)采购管理

基于职责分离、相互制约、相互监督的原则,通过加强对采购流程的整体管理,实现对采购定单信息流、物流、资金流的全过程跟踪。与其他传统石化企业的采购流程相比,流程再造后的整个业务活动各个环节的结合更加紧密,采购执行更具科学性和合理性。主要体现在运用科学方法来制定采购计划,从而更加准确的指导现实采购活动。同时采用并行工程技术,将供应商管理与采购计划编制同步进行,使得采购计划完成后可以得到及时响应,即时签订采购合同;使得前后流程之间实现无缝链接。从物资需用计划的提报、审批到最终形成采购计划,全部在erp系统上进行,便于企业的各类信息资源的集中管理和实施监控。通过与中国石化电子商务网的数据接口,所有采购业务全部在中国石化电子商务网上进行,上级领导和纪检监察部门可以实时采购业务进展情况,实现全过程透明、公开的“阳光”采购。与传统石化企业的需求计划审批流程相比,减少了4道审批手续,而且全过程网上操作,极大地提高了企业流程运行效率。

(2)基于流程的组织结构设计

为与流程再造相适应,公司基于核心业务流程,结合企业的内外部环境并参考国内外先进企业的运行管理模式,对组织架构进行了重新设计。包括:主营业务的扁平化管理,包括三层架构:管理决策层,执行管理层(11个部门),执行操作层(四个生产运行大班和化验检测中心)。通过将日常管理职能赋予执行管理层行使,将生产管理职能下放到运行横班,与传统的层级管理相比,企业定员、管理层次和部门数量明显减少。辅助业务外包管理。除与公司生产运行直接相关的生产、采购、销售等核心业务外,公司所有检维修、仓储、物流配送以及生活后勤等辅助业务全部采用社会化外包管理。外包单位为公司提供服务,并接受专业管理部门的管理、评价、考核和监督。如采购部门和销售部门的仓储与物流业务实行外包,这两个部门就会对外包单位的配送准确率、库存台帐的完整性等进行考核,而公司相关部门也会对这两个部门的仓储、物流管理情况进行考核。

3.信息化建设

与传统石化企业的层级管理相比,a炼化公司的企业定员、管理层次和部门数量明显减少,这就要求各部门、各层次之间必须实现信息通畅、共享,而且信息化时代新型企业流程的实施是离不开企业信息化建设的支撑。在实施业务能力规划项目之前,it的应用非常简单,除财务部门已经采用了中国石化总部统一使用的某财务软件以及正在由某公司负责实施的办公自动化系统以外,其他业务信息化管理系统基本上是一片空白。因此在实施业务流程再造项目过程中,公司与某公司合作制定了企业信息技术规划的整体方案。业务流程再造项目完成之后,公司在建设期即启动erp项目以支持创新流程落到实处。

四、一般启示及讨论

1.实施效果分析

a炼化公司通过开展业务能力规划与流程再造项目,主要取得了以下成果:第一,建立了适应信息化时代需要的现代企业管理模式,提高了企业流程的运行效率。特别是对财务结算业务体系的设计和规划,减少了不必要的环节,提高了企业的运行效率。如采购付款流程经过再造之后,将审批环节由原来的5个减少为2个。第二,实现了资源共享,提高了企业的控制能力。流程再造后通过实施erp项目,系统把各类信息与财务管理信息流在管理层面合流、分析,提高了企业控制能力并加强了稽核能力。比如,实施再造之前,有些采购合同超概算需要到付款时才能发现问题,重新走一遍内部审批程序,浪费大量的时间,而且也是事后控制,往往于事无补。再造以后通过信息系统的适当配置,如果超概算,系统会提示采购员;而且超概算采购订单也不能通过审批,这时就会激活超概算流程,提高了企业的控制能力。第三,提高了企业的流程管理能力。第四,促进了9游会的文化建设。

2.流程再造的经验启示

a炼化的流程再造成果来源于系统有效地实施过程,概括而言,经验启示主要体现在以下几方面。

(1)流程再造是一个系统工程。a炼化公司的案例说明,由企业战略导向到业务流程、企业组织保障、人力资源保障到绩效考核措施的整体化j9九游会的解决方案才是有效推动再造项目成功的关键。公司通过对企业战略、组织结构、9游会的文化和信息技术与业务流程的互动分析,构建了企业业务能力规划的集成模型,是公司的业务流程再造项目的指导思想。正是这种系统观在一定程度上保障了再造项目的成功。比如,a炼化公司的流程再造与信息化过程有机结合。公司设计了以客户为中心的核心业务流程后,利用了信息系统加以固化,利用it技术对分散于各流程中的信息进行集成整合。

a炼化公司的流程再造项目说明,战略目标的确定和目标分解是流程再造方向性的指导基础,再造流程必须服务于企业战略,而组织机构只是企业流程运行的显现,流程再造的必然结果是组织调整。另外,人的观念转变是流程再造成功的基础,高层领导的支持和互补性强的实施团队是流程再造的重要保障,而信息技术是再造效果的“倍增器”。这种系统性的流程再造解决思路为企业实践提供了宝贵经验。事实上,这种思路也得到了理论界的支持,许多学者认识到流程再造并不仅是流程的重新设计和重构,需要与组织变革,it技术,战略等相互结合才能取得成功,业务流程重组理论研究也出现了与组织变革理论等相融合的趋势(全良和姜振寰,2006)。

(2)以专业化管理为基础进行流程再造,将复杂的流程按专业化管理要求进行简化,减少部门之间的职能交叉。a炼化公司明确高层、中层和基层管理人员的权限,逐级向下授权。在重大决策权由高层管理人员统一行使的前提下,降低其他决策权的层级,将决策点置于流程内部。通过授权,将日常事务管理权限交由职能部门,将公司管理层从日常管理中解放出来,集中精力处理战略性问题。

(3)在具体部署上应本着总体设计、先易后难、突出特色、有所侧重的原则,稳步推进流程再造的实施工作。随着许多流程再造项目的失利,许多学者都开始对业务流程重组进行反思,以至于后来哈默尔本人也承认,当初所坚持的彻底的、激进式的业务流程重组变是不现实的(全良和姜振寰,2006)。a炼化公司的成功案例正说明这一点,公司在业务流程再造项目实施过程中,既充分借鉴erp规范化的流程模式,又要考虑国内企业的不同环境,做到既规范企业的流程体系,又保证其可操作性。对一些当前工作中急需的流程,如财务流程、采购流程等,在设计过程中要优先考虑,但在实施的时候稳步推进,确保业务工作的良性衔接。

企业信息化建设案例篇(10)

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料,综合反映和说明了企业的基本面貌和全部活动,是各种内容和载体档案的总和[1]。企业档案能够为企业开展经营决策提供依据,为企业参与市场竞争提供有效支持,为维护企业自身的合法权益提供有力武器。在激烈的市场竞争环境下,企业对档案工作日益重视,档案数量逐渐增多,种类日趋多样化。随着信息的迅速膨胀,加强档案管理信息化建设,实现档案管理规范化、标准化,对企业的发展具有重要意义。1)便于档案的存储与检索。所谓信息化就是把传统的纸介质的档案信息通过电子计算机将其转换成数字信息进行管理。通过档案信息化管理,企业可以将档案原件扫描到计算机,以电子文件的方式分类、管理和保存,并利用计算机设置目录、关键词等指令,迅速检索出所需要的档案信息,实现档案资料的及时查询与检索。2)利于工作效率的提高。企业档案管理工作非常复杂,传统的档案管理模式过于繁琐,需要耗费大量时间和精力来进行档案的收集、整理和目录的制作,且容易造成一些错误,不仅工作量大,效率还低。通过档案信息化管理,可实现档案管理网络化、规范化、自动化,数据一次录入可以多次利用,并可便捷地进行例如各种数据的统计、各种报表的打印以及借阅登记等,从而将档案人员从繁杂的工作中抽离出来,降低了劳动强度,减少了人力与时间的浪费,提高了工作效率[2]。3)实现管理优化及资源共享。传统模式下,企业档案管理是通过不同部门对其内部文件进行整理、分类并归档而实现的。通过信息化管理,可以将企业文件及部门基本文档进行有机的结合,促进归档与管理同步,实现档案管理的一体化。此外,员工可通过网上申请、身份验证等方式查找所需要的档案信息,促进了资源的利用及使用效率。

2企业档案管理信息化建设存在的问题

1)档案管理信息化意识不足。企业档案管理信息化建设需要大量时间来逐步完成,且投资较高。部分企业忽视了档案资源的潜在价值,将更多时间和资金放在了如设备改造、产品销售等直接投资上,忽视了对档案人员的培训及管理方法的更新。有些企业认为把档案资料输入电脑中就是信息化管理,缺乏对现代化管理科学和信息技术的高层次认识,导致企业档案管理信息化进程缓慢。2)标准化建设不够完善。基础工作规范化和标准化是档案管理信息化的前提,但目前为企业档案管理信息化提供数据计算的标准难以满足企业需求,建设标准缺乏统一性和可兼容性。例如,一些企业档案管理系统、办公自动化系统、生产系统等由多个设计单位完成,各系统间数据的提取和共享难以转换,档案信息资源不能有效对接共享。部分企业追求大而全的系统功能,所建造的信息化系统缺乏针对性和实用性,与自身业务流程、管理流程不配套,很大程度上造成了系统的低效运作[3]。3)忽视了数据及系统的安全性和保密性。在激烈的市场竞争中,信息具有很高的价值,信息安全面临严峻挑战。档案信息化建设在享受信息技术提供的便捷服务的同时,也承担着一定的安全风险。如随意在档案网站上信息,对已的信息缺少严格的审查和管理,随意对记录进行修改与增添而不进行数据备份,很容易造成信息泄密,特别是存储于网络的档案信息,很容易因病毒的侵袭而发生严重损毁。而很多企业只注重信息资源的建设,忽视了安全保障措施的建设与投入,使得档案信息的安全和保密受到严重威胁。

3改善企业档案管理信息化建设的建议

1)做好档案管理信息化建设整体规划与管理。企业档案管理信息化是一个渐进的增效过程,需要企业所有部门及所有成员共同参与,因此,整体规划、统一管理至关重要。企业必须树立现代管理意识,从战略发展的高度正确认识档案管理的重要性,将档案管理信息化建设纳入企业信息化总体规划中,做到有计划、有组织、科学运作、循序渐进、层层落实。要结合企业短、中、长期战略目标,制定实施相应的档案管理信息化分步策略,滚动式投入资金,实现资金的合理应用。要加大对档案人员的培训力度,积极运用新技术、新流程,创新管理制度,实现企业档案管理工作的科学化、标准化、规范化。2)加快档案管理信息化建设规范与标准的制定。信息化是一个非常严密的信息系统,要按照国家推荐的信息化管理标准,结合自身发展需求和特点制定档案管理信息化标准,如对于档案信息采集标准、应用软件标准,以及模块的设计、内容的选择归类、安全保护等采取统一的规范,使档案信息化管理平台与企业其他管理系统有效对接与共享。同时,要注意选择比较广泛的标准,以应对档案信息种类和范围的不断扩展、变化及企业不断发展的需求。3)构建档案管理信息化安全系统。确保信息安全是档案管理的重要职责。企业要重视信息的存储安全,利用数据加密、认证访问权限、防写等技术保护信息的安全,通过网络监控、新型防火墙等技术加强系统的防护,以免系统受到外来因素的破坏。此外,建设备份与灾难恢复系统,保证档案信息在遭受攻击后能够迅速恢复,也可将档案信息存储在可自动备份的专用服务器上,定期对其进行刻录备份处理,以确保档案数据与系统的安全[4]。4)培养档案管理信息化人才队伍。人的素质决定信息化建设的进程,提高档案人员的素质能力是档案信息化建设的重要环节。企业应当采取引进与培养相结合的方式,即,对高端人才及急需人才予以引进,对在职人员采取多种途径和方法进行培训,让其系统地、全面地掌握现代化科学管理档案的技能,同时,确保档案人员的稳定性,保证档案管理工作连续进行,从而逐步建立一支高素质的档案信息化管理队伍。

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