数字与信息教案汇总十篇
数字与信息教案篇（1）
中图分类号：g642 文献标识码：b 文章编号：1002-7661（2013）34-006-02
高校档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，集合了教学、科研、党政、宣传、管理、外事、基本建设等各种门类的信息，是高校信息资源的聚集地。随着高校教育改革的深入进行，高校档案在学校越来越多的方面起到至关重要的作用。在技术发展的新形势下，建设数字化档案馆是当前高校档案工作的迫切任务和必由之路。高校要充分运用计算机技术实现档案管理自动化，对馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理，建立各类数据库，在文档一体化建设的前提下进行档案收集，在网络化背景的基础上提供档案的开放和利用。
一、数字档案馆的含义
数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，是存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户构成的数字档案馆群体。其主要功能包括数字档案的接收、采集、管理、利用和系统维护。
二、高校数字档案馆建设中存在的问题
1、数据不规范、标准不统一
标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要。从整体来看，大部分高校仍未能解决数据标准化问题，档案馆系统基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不规范，致使大多数档案馆无主题标引，难以实现资源共享。
2、技术条件受限
从技术条件来看，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，这是一项涉及超大规模数据库技术、网络技术、数字化技术、数字档案标引技术、多媒体信息处理技术、基于内容的检索技术、数据库与分析处理技术、自然语言理解技术等内容的系统工程。然而，目前大多数高校数字档案馆建设的投入与产出不成比例。建设数字档案馆所需的硬件设备、软件投入巨大，数字档案馆的建设与利用对于建设者还有很重的经济负担，所以很多高校并不具备建设数字档案馆的条件。
3、电子文档的归档难问题突出
随着计算机无纸化办公的发展，学校各部门大都采用计算机进行业务管理，在工作过程中形成了大量的电子文件，根据不同的任务目标、不同的业务，使用不同的管理软件，输出各种类型的文件格式，造成归档不便。
4、档案信息数字化的对象问题
档案馆保存的档案历史悠久，不同档案的价值不同、保管年限不同、开放利用时限不同、保密程度不同，档案馆必须按照统一标准划分哪些档案信息可以数字化、哪些档案信息目前不需要或暂缓数字化。
5、档案管理人才培养问题
目前很多高校的教师学历水平呈逐年上升趋势，但是在档案管理岗位出现“偏科”，档案、信息处理复合型人才相对缺乏，影响了档案信息数字化进程。任何一个数字档案馆工作的正常运行都离不开一支知识结构、储备合理完善的队伍，为了这支队伍的建设需要，应着手培养和引进一批人才，培养和提高他们的技术知识、设备使用情况已经人员自身政治素质，促使这支队伍成为具备灵活运用现代化技术技能，能够开发档案信息化项目和产品的队伍。
三、高校数字档案馆建设思路
如今高校校园网覆盖校园各个区域，整个校园基本实现信息传输网络化。同时在教学、科研、管理等活动当中形成了各个门类的档案实体凭证，建立了与档案实体相关联的各类信息资源库，这些给数字化档案馆的建设提供了契机。
1、加强档案数字化基础建设
拥有先进的基础设施是建设数字档案馆先决条件。目前高校应根据数字档案馆的功能需求建设完善基础设施，主要包括：计算机网络设备、数字化设备、档案系统管理软件、存储设备、服务器、摄像机、扫描仪、光盘记录设备等。其次，综合管理系统平台也是数字档案馆为了适应时展而应具备的基本功能。
2、数字档案馆资源库建设
传统档案资源数字化主要使用计算机及相关技术管理档案资源，建成各类专题全文数据库，即档案资源库。一般包括目录数据库，元数据库，内容数据库。具体来说，有以下几种专业数据库：（1）教学档案数据库。主要包括教学计划，教学大纲，教学检查及评估，教学改革，专业发展规划，教材选择与建设，教学管理条例等教学方面的数据资源，学生学籍管理，学生学位管理，学生成绩管理，学生教学评价管理，学生专业证书考试管理等与学生在校学习有关的数据资源。（2）文书档案数据库。文书档案是在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕且具有保存价值的文书转化而成。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影， 又是现在管理建设状况的记录，因此在整个行政管理工作中发挥着极为重要的作用。（3）科研档案数据库。主要包括科研成果管理、科研项目管理、科研基地管理和科研人才管理四个方面的资源。
3、制定标准规范和安全管理体制
数字档案馆标准规范的制定是数字档案馆建设的基础性工作，包括档案管理制度、档案保密制度、数据标准化、电子文件标准化。数字档案信息的安全管理维护，主要是指维护数字档案馆的资源安全、网络运行安全、物理安全、信息安全保密等。网络的正常运行是基本前提，重点是做好计算机病毒的防御，确保网络环境安全绿色。实行严格的权限管理和管理员制度，以保证系统有较高的安全性与可靠性。对于非公开的档案信息要做到局域网访问，断绝与外网的连接。采用防火墙、身份认证、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。
4、档案管理人员队伍建设
高校应提高对培养档案优秀管理人才的重视，数字档案馆是集网络技术、操作系统、管理系统、多媒体技术等于一体的现代高科技项目，需要信息采集、处理并数字化的人才；计算机操作、网络维护、系统开发的科技人才；档案信息分析、研究与咨询的专业人才。所以高校在对档案管理人员的培养要有针对性，既有专业人员，又有复合型人才。
数字档案馆是高校档案馆未来发展的必然趋势，是一项庞大的系统工程，需要按原则、分步骤，有理有序、循序渐进的进行。高校要在建设数字档案馆的过程中不断积累经验，从而更好地为师生服务。
数字与信息教案篇（2）
中图分类号：g270.7 文献标识码：a
文章编号：1673-2111(2008)11-107-02
作者：胡玉兰，怀化市铁路第一中学；湖南，怀化，418000
学校是一个数字化基础设施相对较好、绝大部分人员年轻、思想比较活跃、文化层次和数字化信息水平相对较高、人员流动性比较大、对档案信息的利用率比较大的特殊社会板块。在学校开展档案的数字化和网络化运用，有着优良的社会基础和重要的特殊意义。虽然在一些条件优越的高校，档案的信息化和网络化已经有了长足的进展，但绝大部分学校档案室仍然是一块未开垦的处女地，与学校的数字化网络化发展水平极不相称。如何充分利用学校得天独厚的有利条件开展档案的数字化和网络化，对学校档案的数字化和网络化建设具有启迪和推进作用。
一、学校档案数字化和网络化的现状
学校档案门类较多，除文书、人事、基建、会计、声像档案外，还有教学、学籍、科研成果等档案。在档案行政管理部门的指导下，绝大部分学校领导都比较重视，都建立的自己的档案室，配各有专兼职档案员，档案都进行了规范整理。部分学校大部分为可对相关人员开放查阅的非机要保密档案，服务对象广泛，是建立两个体系实行两个转化的重点领域。而且学校档案利用率和实用性都比较高，特别是学籍档案，在为毕业生就业就学报考、出国深造提供学历证明等方面具有重要的依据和凭证作用，查阅利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分学籍档案在形成制作过程中，因填制和书写不规范或打印不清楚，造成字迹模糊，无法为师生和社会提供利用。档案数字化和网络化在省级以上条件较好的高校有所发展，一些学校还利用自身优势研发了自己的档案管理系统，并在各部门建立了局域网，可以在网上进行立卷归档，有的还进行了数字化全文扫描。但地州市级以下包括高校在内的绝大部分的学校，档案的归档整理和查阅利用仍然停留在手工操作的状况。
导致这些状况的原因，一是学校领导认为资金的投入应该放到教学上，只有把教学质量搞上去，把生源数量搞上去，学校才能做大做强。档案的投入不能产生经济效益，没有数字化照样查档案。对手工传统的档案管理也是现状，很难有资金投入，至于数字化和网络化，在领导的思想意识中还没有这个概念；二是一些学校经济效益也不是很好，资金本身有限；三是很多学校档案员缺乏计算机基本技能、更没有数字化网络化知识和经验，因循守旧不积极主动争取和创新发展。
要实现学校档案的数字化和网络化，除了针对以上来提高学校领导的档案意识，增加档案的投入资金，提高档案员的素质这些常规方法外，学校还可以从以下途径，创造性地开展数字化和网络化。
二、与教学设备相配套，解决学校档案数字化设备
学校开展计算机技术教学和科研，已经是很普遍的现象。在条件较好的小学，都设置有计算机或多媒体教室，而在条件较好的中等以上的学校，大部分部门都配备了计算机，条件更好的则组织了校园网络。但是，很多这样的学校的档案室却没有配备一台电脑。而这些没有电脑的档案室，就可以充分利用这些设备，进行资源共享，从事档案的数字化和网络化建设。数字化的设备，除了计算机，还需要有扫描仪，而一般学校因以计算机为教学重点很少购置。但用其作为数字化的重要工具对学生计算机技术的学习也还是很有必要的，而且其价格也不高，如果建议学校购买应该是没有问题的。共享这些设备资源的办法，首先是向学校领导提出共享方案，与教学部门达成协作共识，在把档案数字化的数据库建立在教学用的主机或服务器上，档案室可配备一台低造价的终端。如果这还办不到，则可与教学用电脑分时段使用，档案室可在没有教学任务的时候由档案员上机使用。也可把档案的数字化与教学内容结合到一起，在进行数字化教学的同时，也巧妙地利用了教学设备对档案进行数字化。
三、与教学对象相结合，发动师生动手建立档案数据库
在一般学校，档案员并不是专职而是兼职人员，除了档案工作还有其他很多工作，而学校档案数字化的任务比较大，仅靠档案员是很难完成的；其次绝大部分档案员不具备电脑技术，开展数字化和网络化有很大的困难。与此相反，担任电脑教学任务的老师，都是具备较高计算机技能水平的人员，他不仅可以当作档案数字化网络化的指导老师，在教学任务不太紧张的情况下，还可以亲自动手参与档案的数字化和网络化。更重要的是，他还可以指导学生，来在课堂或课外建立包括自己的档案在内的数字化档案，形成一个数字化档案制作的强大队伍。以解决学校档案数字化巨量工程的人员投入问题。在具体的数字化过程中，我们可以根据“利用为本，常用先上”的思路，首先在档案的年度上由近及远地进行，从当年的档案开始，然后向上推进；在内容上首先对学校利用率最高的文书档案、然后对利用率较高的教学档案和学籍档案、最后对利用率一般的教师档案、基建档案、会计档案、声像档案进行目录的录入和全文扫描，对全部室藏档案实行数字化，建成完整、系统的档案信息数据库。
四、与校园网络相链接，有效开展数字化档案利用
数字与信息教案篇（3）
高校数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
一、高校档案数字化是高校信息化建设的必然趋势
数字档案馆是顺应计算机网络技术、数据库技术和多媒体等技术的发展而产生的新型档案馆，代表着档案馆未来的发展趋势，也是信息时代档案服务创新、拓展社会服务功能的必由之路。建设数字档案馆，有利于提高档案馆的工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，这些优势是传统档案馆望尘莫及的。高校数字档案馆的功能主要表现在以下方面：（1）维系“学校记忆”，传承大学精神。高校档案馆可以利用馆藏资源通过建设校史馆、开办各种陈列展览、举办专题报告会、编写各种出版物来再现学校历史记忆、展现学校历史底蕴与人文精神。（2）服务教学科研。高校档案馆馆藏中的学生成绩、学生论文、教师课件、科研项目等档案都从不同方面为学校教学科研发展提供了可借鉴的历史材料。（3）利用档案原件，提供凭证依据。社会公众对高校档案原件凭证性价值的追求集中表现为对学校毕业生相关信息的真实性核准。在高校档案馆对外服务中，利用档案原件为毕业生本人补办有关证件、为用人单位核实有关毕业生信息的准确性成为其中的主要部分。
二、高校数字档案馆建设的现状
早在20世纪90年代，南京大学档案馆就开始进行档案管理信息系统的研究和开发，并且进行了合理的规划，在以后的建设中围绕建设目标，一步一个脚印地向前发展，至今，已完成了“‘南大之星’多媒体档案网络管理系统（6.0版）”、“南京大学教授成果管理系统”、“南京大学研究生论文电子版上传与管理系统”、“南京大学毕业生电子和学位电子照片管理系统”等的开发和运行，搭建起了数字档案馆档案信息管理平台，实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。上海交通大学数字档案馆系统运用多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立了集成式的数字档案业务工作平台，通过档案门户网站和校史博物馆网站向校外用户提供了全方位、一门式的数字档案信息服务。浙江大学近年来努力推进数字档案馆建设，建立和开放档案网上查询系统，在全校范围内全面实施电子文件远程归档。重庆大学数字档案馆从2006年3月开始建设，历时三年半，至2009年9月建成。该数字档案馆将档案管理系统与校园网业务系统紧密结合，有效地实现了馆室一体化、文档一体化、馆库管理智能化的数字档案馆整体建设模式，建立了档案信息资源服务体系，实现了全校范围内档案信息资源的互联互通、数据共享。复旦大学档案管理系统与办公自动化系统链接，在全校各部门之间实现了资源共享，各立卷单位的发文在办公自动化系统上登记后，可在档案管理信息系统发文管理数据库中自动生成，不必再重复录入，同时他们还使用了条形码技术进行库房盘点和档案的查借阅登记。复旦大学档案馆配合百年校庆工作将珍贵档案、历史照片摘选出来，完成了数字化的工作。综合来看，到目前为止，高校数字档案馆主要发挥了三个方面的作用：一是介绍、宣传档案馆的基本状况和利用方法；二是介绍各个学校的基本状况；三是提供数字查询。
三、高校数字档案馆建设存在的问题
目前，很多高校虽然设有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门的档案疏于管理。经费的短缺成为高校数字档案馆建设的瓶颈。没有强大的经济支持，数字档案馆建设必须的硬件设施没有保障，该工作只能是纸上谈兵。高校档案馆网站信息内容更新周期长，时效性差。一些文件形成者对档案移交归档认识不足。很多有价值的档案不能及时归档，在个人手中积压、滞留。档案信息安全问题也应该给予高度重视。网络信息安全最主要的敌人就是计算机病毒，数字档案馆在目前的技术条件下，很难抵御计算机病毒的侵袭。黑客的侵袭也是数字档案馆的最大威胁。档案人员的综合素质和专业技能水平不够。目前高等学校档案机构中广泛存在的待遇低、工作累等原因所造成的档案工作人员学历层次低、男女工作人员比例失调、工作积极性差等，不利于高校档案工作发展。高校档案种类较多，但利用类目比较单一；档案利用主体为校内部门、教职工及学生，社会人员较少；档案利用手段以传统方式为主，利用现代技术手段获取远程档案信息服务较少。
四、高校数字档案馆建设提升的策略
充分认识档案工作在高等学校中的地位和作用。高校数字档案馆建设是《国家中长期教育改革和发展规划纲要》提出的教育信息化的重要组成部分，是时展的必然选择，是高校持续发展的基础。各高校要把高校档案馆（室）建设作为学校基本建设的一件大事切实抓好。档案工作是高校全局工作的重要组成部分，是高校改革与发展不能缺少的重要管理工作，在高校人才培养、知识贡献和传承文明等方面发挥着不可替代的作用。
完善基础设施建设。基础设施的完备是进行数字档案馆建设的前提条件。根据数字档案馆的功能需要，基础硬件主要包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、档案加丁设备、存储设备、数字化设备、摄像机、扫捕仪、光盘记录设备等。另外，还要建立一个满足档案信息化功能需求、适应时展需要的综合管理系统平台和网络构架。高校档案数字化工程是需要耗费一定人力、物力、财力的。2008年8月20日教育部以第27号令的公文形式了新修改的《高等学校档案管理办法》，指出:“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”在第三十八条中强调：“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”
档案信息资源建设是数字档案馆的生命，也是立馆之本、强馆之基，更是活馆之源。高校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息系统和网站，每年都产生大量的数字文档。这些文档涉及教学、科研、行政等方面，需要进行整合后才能统一管理。首先，整合校内信息资源。整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定具有归档价值的信息。通过前端控制和全程管理，对其产生、使用、失效等过程进行有效管理，发挥工作上的主动性和前瞻性。对于各部门使用的办公软件、媒体编辑工具产生的非结构化文件，也应该要求各部门定期通过网络或者光盘载体的方式移交到档案馆。其次，要优化馆藏目录，馆藏档案数字化成功的关键在于数字化后档案的社会价值与经济效益的体现。对于传统的纸质档案、磁带等数据，要有选择、分步骤地实行数字化。
档案贵在于活，重在于用。高校档案利用工作是指高校档案工作者以档案信息为服务前提，以档案利用者为服务对象，以满足高校教学、科研、党政管理和社会各方面需求为目的，通过多种途径、形式、渠道和方法传递档案信息，实现档案信息价值的过程。高校档案馆作为高校育人资源的重要组成部份，应该通过开展多种适合高校学生和青少年特点的宣传教育活动，增强高校档案馆的开放度和公益性，充分发挥其文化功能和教育功能。
人员素质的提升。在技术方面，档案人员要熟练掌握计算机的应用，在加强档案馆学、情报学专业知识学习的同时，还必须加强对计算机、网络知识的学习，并不断提高英语水平，完善自己的知识结构。高校既要把好档案人员选拔任用关,面向校内外招聘录用相关信息人才,又要建立完善的培训制度,采取在职培训进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨及参观考察等方式,对现有档案人员进行培养和提高水平,使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展需要。
要建立和完善档案信息安全管理体制，各高校档案馆（室）人员就要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，要严格遵守相关的安全保密制度，确保档案数据库安全。非公开档案信息一律不得上外网，档案馆（室）内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离。要认真采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。
参考文献：
［1］朱金风.对高校数字档案馆建设的思考［j］.兰台世界，2006，（3）.
数字与信息教案篇（4）
随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。在高校教育中，基本实现了信息化管理，因此，档案管理工作也面临着一系列的机遇和挑战，档案工作必须更新观念，重新定位，把计算机信息化技术及现代化先进设备引人其中，深人进行信息开发，提高工作人员素质，努力使档案管理工作适应信息化时代下的高校教育要求。
档案管理信息化是学校信息化的重要组成部分，越来越成为学校工作的关键程序和环节。档案管理学是一门社会管理科学，社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，高校教育环境中的档案是机关工作者查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对高等教育的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。
档案信息化，在档案工作的历史上，我们以前强调较多的是档案内容与载体的统一，似乎二者是不可分离的，重在强调档案的原始凭证性。档案信息管理的提出大大深化了人们对档案作用的认识，档案载体与档案信息在一定时空下是可以分离的。所谓档案信息化狭义理解是使有现实开发价值的档案内容数字化、传递网络化，不仅要发挥档案的凭证作用，更要注重发挥档案信息的功能。如今，信息技术给档案工作带来了革命性变化，在高校信息化改革中，依据《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出的全国档案信息化建设的目标和主要任务是本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动档案管理的数字和数据库建设。
档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。由于缺乏资金以及掌握现代信息技术的人力资源的缺乏，高校档案信息化建设也存在许多问题。要加快高校教育中档案管理的现代化、档案信息化，必须涅意以下几点:
1档案管理者的现代化
否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，为适应现代化、信息化管理的需要，在高校教育环境下更需要提高档案管理人员的现代化素质，随着现代信息技术的发展，各行各业都处干数字化信息社会的环境中，作为社会信息系统的档案部门也必然向信息化、数字化、网络化迈进，数字档案馆建设、档案信息资源数字化建设都迫切需要现代信息技术含量高的档案专业人才，档案部门的在职人员普遍都需要接受现代信良技术教育。只有努力把档案信息化建设作为高校教育中行政工作的一个重要内容，才能提高档案管理者工作水平和工作效率、提高服务质量。
2投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而使档案信息化建设加快发展
随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。档案管理现代化可以拓展高校档案工作的服务领域。现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发。现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的高校教育工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现高校教育中档案的信息化建设。
3高校档案部门要不失时机地抓住机遇，积极主动、自觉地服务于高校的教学、科研工作，主动适应、不断从创新中求发展
数字与信息教案篇（5）
随着计算机技术的发展，信息技术在各个领域被广泛应用。档案管理发生了巨大的变化，档案部门或档案工作者不但要管理纸质档案，还要管理数字档案。数字档案的特殊性档案部门或档案管理现不但要做好管理质量与进程的管理，还要做好数字档案安全工作。
一、数字档案面临的安全问题
（一）数字档案管理不规范，档案管理制度不健全
高校注重教学工作、学生工作方面，而对档案管理制度方面没有投入大量的精力。对档案的管理工作却没有提出明确的要求，不及时制定档案管理制度，不规范档案制度，没有明确规定档案的管理部门、管理人员、档案的保留范围、保留时间。由于学院对档案管理的方方面面没有进行统一的规定，导致档案管理工作出现了很多的缺陷，各系部之间没有统一的管理，使得学校的教学档案分类以及档案编制没有清楚的条理，资料残缺不全。
（二）档案真实性、可靠性与可用性
数字档案以光盘、硬盘为载体进行保存和传输，光盘与硬盘需几年更换新的载体，前者易受干扰，易消磁；硬盘操作不当或系统更新易造物理损坏。数字档案易导致档案内容被更改且更改以后不留痕迹；电子档案易复制性，并且复制后不容易分辨原件与复制件。
（三）档案工作人员对档案信息的安全不重视
档案人员对档案安全意识的缺乏，传统档案员保管纸质档案，只要防虫柱、防水、防潮等即可，而面对档案信息化管理安全意识的缺乏会导致不法分子利用木马非法侵入档案网站篡改以及获取档案信息，甚至销毁数据资源；黑客入侵网站，获取管理权限，造成档案信息流失。
二、数字档案安全j9九游会的解决方案
（一）加强档案管理制度建设，促进数字档案管理管理规范化、科学化
高校应当重视建立数字档案管理制度。首先，学校领导应该起到带头重视作用，在学校的教学工作者加大宣传，让全本职工了解教学档案的重要性，促例院领导重视档案管理。其次，高校要建立一些完善档案管理方法，明确数字档案管理程序。根据分级管理的原则，制定科学、规范、合理的教学档案管理流程，定时检查教学档案管理工作高效、平稳的m行。
（二）提高档案工作人员的档案意识
在档案管理工作中，档案工作者与其他部门的加强交流与合作，充分发挥优势，提高档案现代化的管理的工作水平，同时让其他人认识倒档案的意义，提高档案部门的社会地位，引起更多领导的重视。加大档案工作的资金投入，随着现代化的进程要逐渐改善档案室存储环境、存储设施等。
（三）使用有效的技术手段，建立安全的防护体系
采用防火墙技术，在档案部门内网与学校的外网之间设置一道保护屏障，以此来保证内部的相关信息不被泄漏，并且外部的一些工作不可以通过非法手段获取内部的信息。除些之外还采用安全保密技术，内校人员可随时进行查看，需要下载等操作就需要数字证书以及数字签名等手段，来保证数字档案的安全。
三、结语
实现现代信息资源的共享，使高校教育工作、管理者、档案工作者从繁琐、低效的工作中解脱出来，进一步提高工作效和教学质量势在必行。在不精心策划满足自行开发符合学校的档案管理系统的需求情况下，针对数字档案的安全现状，结合学校自身办学特色开发出形式多校、灵活多变等特点，研制出一套适合本学校的数字档案管理系统。
参考文献：
[1]关友谊.信息时代民办高校教学档案管理的思考[j]，现代企业管理，2014年1下期：p46-47.
[2]方满银.档案管理信息化的安全性探讨（j），现代经济信息.
数字与信息教案篇（6）
随着时代的进步，计算机网络技术的普及，各种信息的收集、存储、使用变得越来越快捷方便。档案作为重要的信息资源正步入信息化时代。数字化档案信息能够让使用者不受时间、空间的限制，在互联网上就可进入自己权限范围内的档案管理系统查阅档案资料；数字化信息在采集、整理、利用、存贮与传统的档案管理具有不可比拟的优势。因此，高职院校综合档案室作为储藏信息基地的组成部分，应在传统的档案收集保存利用的基础上，尽快采用现代信息技术，以信息化手段不断提高档案保存功能和利用效率。
1．2高职院校自身发展的要求
高职院校主要为社会培养高技能实用型人才，在我国的现行教育体制中发挥着不可替代的作用。随着职业教育教学改革的不断深入，学校与企业的接触更加广泛、融合不断深化；学校更加开放，优质的教学成果以视频的形式放在信息库中，供学生自由选择；学生学习可能在教室，可能在实训室，可能在网上，更可能在企业的某个岗位上；学生学习与工作交替进行也属常事；企业招聘毕业生可能来学校查阅学生档案进行面试，也可能就在网上进行。这就要求学校在诸如办学资质、学生的学习操行信息、教学文件、精品课程等都将以档案的形式有条件地供人们查阅，与人交流。这势必要求高职院校加快档案信息化建设。
1．3档案工作发展的要求
数字化档案信息使高职院校档案业务工作更为方便、快捷、高效。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体的档案转变为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，建立档案网站并与校园网联接，为学校教学、管理、科研提供了先进的技术手段和网络环境，方便师生和社会查阅、利用有关档案。同时也使档案采集更加方便，管理更加轻松，存储更加安全，利用更加有效。
2高职院校档案管理存在的问题
2．1档案信息化意识不强
首先高职院校领导层对档案工作信息化建设重视不够是普遍现象。其次是档案工作者自身存在重保管、轻利用，重馆藏管理、轻信息服务等观念，有的甚至认为自己只是一个档案资料管理员，抓好常规管理就行，至于档案信息化建设，领导和上级主管部门要求搞时积极一阵子，不作要求就放一放。这样就形成了领导不重视，自身轻建设的状况，严重影响了档案信息化建设。
2．2档案信息化基础设施薄弱
由于高职院校从领导到档案工作者信息化意识不强，导致了高职院校档案信息化基础设施投入远远落后于其它方面。特别是高职院校经费普遍比较紧张的情况下，很少会安排经费加强档案信息化所需的硬件和软件建设。导致档案信息化成为高职院校信息化进程中的落伍者。
2．3档案工作人才缺乏
目前，多数高职院校专、兼职档案工作人员数量均偏少，面对繁琐的工作，只能疲于应付，基本没精力从事档案信息化研究。高职院校档案工作人员要么毕业于非档案管理专业，缺乏档案管理基础理论知识，要么档案工作人员只有专业知识而缺乏相关的信息技术知识。再加上档案工作不受重视，档案工作人员在高职院校被忽视，甚至被边缘化，导致档案工作留不住人才，后继乏人。这些都制约着高职院校档案信息化建设的发展。
3高职院校档案信息化建设的设想
3．1提高认识，加强领导，明确职责
思想是行为的先导，提高对档案信息化重要性认识，是推进档案信息化建设的前提。首先必须认识到档案工作是利在当代，功在千秋的事业，档案信息化是提升档案在记录历史、传承文明、服务社会、造福人类等工作质量的重要手段，是学院数字化校园建设的重要组成部分。档案信息化是档案工作自身发展的要求，也是科学技术发展的必然。高职院校必须把档案信息化工作作为一项重要工作认真抓好。学院可成立档案信息化建设领导小组，全面领导、规划、组织、协调全院档案信息化工作，确保学院档案信息化建设有计划、有步骤地实施。学院各部门单位可配备兼职档案管理人员，建立以综合档案室为中心的全院档案信息化建设组织网络。学院综合档案室作为学校档案工作的职能部门要把电子档案的收集、整理、保管、利用纳入档案管理程序和岗位职责，对各单位、部门归档工作提出相应要求，并进行监督和指导。各单位、部门兼职档案员按照学院统一部署，有计划地做好本单位、本部门的电子文件的收集、积累、鉴定、保管、归档等工作，保证本单位、本部门产生的电子文件真实、完整、规范，并通过学院数字校园的档案管理系统上传到综合档案室，综合档案室进行整理后放于档案数据库。
3．2加大资金投入，优化信息设施配置
档案信息化建设，资金投入是保障，档案管理系统的开发建设，计算机及附属设备的配备和人员素质的提高都需要经费投入。在信息化建设项目上既要舍得投入，又要使资金投入效益最大化。档案部门在购置新设备时，要根据档案信息化建设需求和学院的支付能力合理购置适合的、性价比最优的信息设施；也要提高旧设备利用率，充分利用部分可正常运行的旧设备，将有限的资金优先用于购置其他更急需的信息设备上。同时，档案管理的设施配置要与数字化校园建设相匹配。
3．3推进档案资源数字化建设
一是充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，做到全部档案案卷级目录都实现机验，重要全宗档案逐步实现文件级目录机验，以提高档案检索利用服务质量。二是积极建设各种数据库，通过对接收的各种电子档案进行数字化处理，逐步建立档案全文信息查询数据库系统。三是大力推进档案数字化转换，努力实现学院室藏重要全宗纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化，建立相应的数字化综合应用平台。
3．4利用校园网，实现档案管理网络化
高职院校的档案软件管理系统只是数字化校园的一个子系统，只有接入学院的数字校园网才有生命力。档案数据必须与校园网建立文档一体化的信息系统，利用先进的数据库技术和网络技术实现学院内部信息的共享和传输的数字化，实现文件转化为档案的“无缝交接”，以便电子文件的归档、查询，以及与上级主管机关、社会之间的信息交流，真正实现资源共享。
3．5加强档案管理队伍建设
现代档案工作对档案工作人员提出了越来越高的要求，他们应该是既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。高职院校要从实际出发，对现有档案人员进行教育与培训，充分发挥其对本校档案情况熟悉的优势，尽快提高其应用信息技术的水平。同时，要进行统筹规划，有计划地引进和培养年轻人才，努力使本校档案工作人员结构合理，优势互补，为不断提高档案信息化水平提供智力支撑。
数字与信息教案篇（7）
1.1学生信息档案数量巨大
学校的档案大多数都是以纸质形式进行保存，而且即使有电子档案也依旧以纸质为准。规模较大的中高等院校的档案管理工作中，有很大一部分是学生、教职员工的人事档案，另外则是各类资料、图书。中等学校每三年就毕业一批学生，而高等院校与较大的中高职校动辄就是数千人的在校生规模。因此，学校需要保存的学生档案的数量巨大。综合类的高校以及较大规模的高中等学校，基础教育与专业教育对教育资源的需求量也十分巨大。
1.2档案及文献的重要程度高
规模较大的学校，比如一些高等院校保存的档案的重要程度都很高，尤其涉及学历档案与科研资料。当前虽然教育部也有电子数据可以查询学历信息，但是一旦学历学位证书遗失，最终回到学校补办时，还是要以学校存底的档案信息为依据。而高等院校中还保存有大量重要的科研信息，包括硕博士的论文原本、科研项目资料、科研成果等，因此更是不容有失。
1.3重要文献资料使用频繁易破损
学校的文献资料主要集中在图书馆，尤其是高等院校，其图书馆的藏书规模往往很大，老牌院校还保存着一部分数十年甚至上百年历史的珍贵文献和图书。当前中学以下的学校图书馆基本是完全开架，学生们能够随意借阅，不过多数都是较为常见的普通书籍。高等院校图书馆则采取开闭架并行与研究层次权限分级的方式。不过，纸质的重要文献还是直接借阅，因此依旧容易使之破损。
1.4档案与文献查阅不便
由于档案与文献的数量巨大，为了有序保存与整理，往往需要一套复杂的分类与存放管理制度。因此在查阅时，往往需要耗费较多的时间进行查找。而直接借阅纸质档案与文献，当归还时需要重新入库，又需要逐册进行归类，一去一回十分繁琐，不仅查阅者不便，还需要档案管理人员大量的精力。
2档案与文献信息化管理系统概述
国家在1997年召开了全国第一次的信息化工作会议，并于2006年以后开始全面大力推广，其信息化管理体系主要是包括以下几个方面的内容：
2.1档案及档案信息数字化
将借阅频率高、信息量大、重要程度高的纸质档案进行数字化保存与借阅。主要还分为两个方面，即人事方面的档案信息和教育科研方面的文献资料。人事档案如教职工履历信息、职称信息、毕业学生的学历、学位信息等；教育科研方面的文献资料包括利用率极高的通识基础教育书籍、专业书籍、科研资料、科研成果、论文等。数字化的形式有多种，常利用扫描技术、计算机图形文字处理技术等将纸质档案转化为电子档案存储。档案资料进行数字化后，还必须将档案资料的信息进行数字化，即建立目录与索引，才能将体系完善。
2.2档案文献管理的自动化
主要的方式是建立档案数据库，方便人事档案信息的查询、传输、存储。现在已经建立较完善信息化档案管理系统的学校，一般是利用数字图书馆与档案数据库的形式进行自动化管理实现查询、借阅的自助化。数字图书馆一般只在校内可用，为了防范社会上的破坏与恶意利用，一般配合权限、账户与登录线路的限制。利用计算机搜索技术，实现快速查询，利用vpn通道等实现安全下载与上传，配置专门的服务器进行数据的存储。
3当前学校档案文献信息化管理中存在的问题及对策
3.1管理制度落后
当前，有不少学校，即使已经引入了信息化管理系统，仍然采用陈旧的管理系统，多数情况下还采取传统模式与信息化体系并存的方式，尤其是借阅登记等管理，纸质登记与电子记录并存，常常发生两者不符的现象。因此，应该在管理制度上，将能够信息化的手续实现信息化的管理。
3.2管理人员计算机技术水平较低
利用信息化系统进行档案的管理，要求具备一定的计算机技能，比如熟悉电脑数据库软件的操作，维护人员更要有信息安全与计算系统维护方面的专业技能。同时，他们还应该具有较高的职业操守，对待档案管理的工作能够认真细致、耐心谨慎。不过，当前多数学校数字化图书馆与档案数据库依旧是原来管理传统档案的人员进行管理，计算机数据库技能上普遍偏低，难以发挥信息化系统管理上的优势，而且在信息安全上存在一些漏洞。
数字与信息教案篇（8）
一、构建基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统
（一）严格执行信息化标准要求。数字化校园建设投入较大，影响较为广泛，信息化标准要求较高。因此，构建基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统，必须符合和遵守国家、教育部颁发的各类标准以及高等学校制定的信息化标准要求，满足国家及省级教育管理部门管理、科研统计要求，以便规范地进行业务数据的采集、存储、传输、应用。须严格参照教育行业数据标准进行规范设计，如《教育管理信息高等学校管理信息》等。采用纯b/s模式实现目前主流的技术与开发语言，基于web的多层体系结构进行开发，流程化界面和向导式操作应具有良好的可扩展性，依照安全要求设计合理的安全架构。（二）满足接入高校三大平台的相关要求。人事档案管理系统接入数字化校园，须集成到高校的三大平台，满足信息门户集成、公共数据平台集成、统一身份认证集成等功能。需要为门户开发对应的集成表现界面，并提供由该页面链接进入人事档案管理系统相应框架的功能。可根据高校需要，从系统数据库中抽取出需要共享的数据到公共数据中心，完成数据层的集成。须为信息门户单点登录开发相应的接口程序，支持现有的高校统一身份认证系统。
二、基于高校数字化校园的人事档案管理系统的应用
（一）人事档案管理部门应用基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统进行信息化管理。1.全面、准确地采集人员的基本信息档案。通过基于数字化校园平台的人事档案管理系统，人事档案管理部门原有的人事档案数据信息可以导入系统之中，后续可单独及批量追加信息，如教职工的专业技术职务、行政职务等的晋升、变更；并根据需要定义各种信息项目，便于增加、修改信息。高校教职员工也可登录系统，上传人事档案相关材料，如各类学历、学位、进修、培训、职称、获奖证书图片等数字档案，经人事部门审核后存入管理系统。这种多途径、多渠道的收集方式，促进了人事档案信息更全面、准确的收集。2.根据人员类别进行档案的自动分类管理。高校因人事管理需要，对教职工进行分类管理，基于高校数字化校园的人事档案管理系统可根据教职工的分类，可自定义不同的档案类别，并能根据实际变化情况变更类别。如：在职正式、离退休、延长退休、干部、工人、技术合同、临时合同等的分类，并可在各类别间进行变动，如在职变更为退休，在职变更为调动等，从而实现一键式分类，使人员的档案管理更清晰明了、定位准确、有序规范。3.合同档案管理。在基于数字化校园平台的人事档案管理系统中，可导入所需的合同内容、格式，并可完成劳动合同的签订、变更、续签、终止和解除等工作；系统可上传保存合同数字图片；筛选符合相应条件的人员，批量打印合同、续签合同、解除合同通知书等等。可在系统中灵活设置合同管理中的提醒条件，如合同到期、试用到期等。并能通过系统进行合同基数统计核算，使合同管理高效、完善、及时、准确。4.年度考核档案管理。年度考核流程通过基于数字化校园的人事管理系统与人事档案管理系统对接，完成年度考核表的收集归档工作及年度考核数据汇总工作。5.进修培训档案管理。教职工培训信息档案可批量导入系统，也可单个录入，可自定义参加培训人员姓名、编号、培训内容、培训单位、培训起止时间等，教职工可登录系统上传培训结业鉴定表等相关数字图片档案，人事管理部门审核保存归档。还可运用系统按年度、项目汇总进修培训档案信息，进行统计分析。6.自动生成各类人事档案相关表格。录入到系统中的人事档案数据形成档案目录，职务职称变动、工资变动均形成变动情况登记表。人事档案转入、转出，可制作生成名册表、转递通知单等。7.统计分析。可对系统中教职工的相关档案信息进行统计，如学历、学位、职称、年龄、工龄等各种信息结构、变动情况的统计数据、图表，生成相关报表等。（二）其他教职员工对基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统进行相关应用。根据不同人员类别，在系统中设置不同的应用权限，设定不同的操作及查阅范围。1.校领导。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅了解教职工的基本情况、学历、学位、职称、个人简历、考核等档案情况，及时、准确地掌握相关信息，为学校工作决策提供参考。2.部门领导。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅本部门教职员工基本信息、学历、学位、职称、个人简历、考核等档案情况；审核本部门教职工更新的信息和上传的各类学历、学位、进修、培训、职称、获奖等数字图片档案材料。为部门的管理、决策把关。3.教职工。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅本人的基本信息、学历、学位、职称、个人简历、年度考核结果等档案情况；上传更新图文数字档案材料，如学历、学位、职称、进修培训等。
数字与信息教案篇（9）
教学工作是高校的中心工作，教学档案是教学工作成果的重要载体，教学档案的收集、整理、保存和利用也是教学管理工作的重要组成部分。目前高校传统的教学档案工作以纸质文件材料为主要工作对象,纸质档案的管理工作已有一套比较完善的完整工作流程、管理方法和规章制度。
随着高等教育的快速发展和网络信息化的快速推进，传统档案管理工作的手工管理方式已不能满足信息化时代的要求,越来越多的教学档案将以电子文件出现,但却没有对应的系统的管理制度,教学档案的数字化、网络化、标准化和规范化建设迫在眉睫。
一、教学档案数字化建设的涵义
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、ocr技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的教学档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，通过互联网进行联机检索和阅读，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作。
二、教学档案数字化管理的优点
1．便捷实现多种媒体信息存储和传递
电子档案可同时将文字、声音、影像等内容集成保存, 并可借助计算机实现任意组合编辑，极大增加了档案的编辑性、可读性、可视性,丰富了档案的内容。
2．信息存储容量大
电子档案体积小但存储容量大。一张cd－rom光盘可存储650 mb，相当于30万汉字的图书1000册、35万张a4打印纸上的文字信息或10万张图形信息。
3．便捷实现检索浏览
电子文献由于具有全文数据库的结构和相应的按自身逻辑关系组织成相互联系的网状结构，通过数据库、检索软件等技术，借助某些关键词，能够便捷的查找所需要的资料, 大大方便了用户检索，提高了检索效率，免除了翻阅、查找实体档案的繁琐。在教学档案管理网络平台上，档案管理人员还可通过网络完成档案的收集、整理、归档和提供利用；利用者亦可以足不出户地远程访问档案材料,网上下载档案信息, 或远距离、高速度的传输，真正实现了信息资源的共享。
4．提高了教学档案的利用率
在网络环境下电子档案可被多人在不同地域同时访问、浏览、下载，同一份电子档案可同时为不同的用户服务,大大提高了档案的利用率。
三、教学档案数字化建设中存在的主要问题
1. 缺乏信息化环境下教学档案工作的复合型人才
信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。受高校现行人事制度的影响，目前档案队伍整体素质仍普遍较低，年龄偏大，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案编研模式。而在信息社会,档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展,一些必备的技能如数据存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等还不为多数人熟练应用，更不用说网络环境下教学档案的安全性问题了。
2.缺少工作标准、工作制度和工作规范
档案材料的标准化、制度化和规范化是教学档案信息化建设的前提和必要条件。信息化背景下计算机处理数据的“机械性”对教学档案电子化建设的标准和规范提出了更高要求。但目前高校的教务工作更多受制于购买的教学管理软件，加上很多高校有自己的特殊的实际管理情况，因此个性化修改之后软件在通用性、实用性等方面存在一定的不足，再加上计算机软件及其有关设备硬件差异，这些不足和差异都影响着电子数据的规范性和共享性，制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。
四、加强档案数字化建设水平的对策
1.加强人员的技能培训
教学档案管理人员是档案工作的主体,人员的专业素质直接影响教学档案信息化的进程。因此,学校要加强教学档案管理队伍建设,培养一批有丰富档案专业知识,有熟练的计算机应用能力的人来从事教学档案管理。
2.开发教务档案管理平台系统，实施教学档案管理的标准化建设工程
加强归档的标准化建设是目前高校教学档案管理最有效的方法。近年来各高校都建立了完善的校园网络，并实现了教学管理软件辅助管理，这为高校档案信息网络建设提供了一个强有力的支撑平台；教学软件和数据库的应用提供了大量的“标准化”电子数据和材料，这为教学档案的标准化建设打下良好的数字基础，便于实现密集存储和快速检索；以网络技术为主体的信息技术的应用又为教学档案的网内和网际共享、传递打下了良好的交流基础，这些都为教学档案的维护、网内共享、公开和查询，特别是数据进一步发掘提供了最大的便利条件。
3. 尽快完善规章制度和工作标准，加强档案安全管理
在数字化背景下，教学档案管理工作的规范和标准尤为重要。校档案馆和教务处等职能部门，要结合《档案法》、《高等学校档案管理办法》规定，尽快出台数字化背景下教学档案管理的各项工作标准和规章，特别是网站建设和管理标准、档案管理软件设计标准、数据库录入规范、纸质档案的数字化标准等，使档案工作有章可循，有规可依，从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。
数字化档案给教学档案的安全管理提出了更高要求，除了要补充相关的安全保密制度、建立严格的监控机制、强化从业人员的安全保密意识外，还要加大设备和技术投入，结合存贮介质使用物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段，积极对“病毒”和“黑客”等行为，确保档案的保密和安全。实现信息数据的真实性、完整性、机密性、可控性,以及网络、数据库和应用系统的安全性、稳定性、可靠性
4．加强数字化档案的工作质量检查
《高等学校档案管理办法》的第十四条规定:“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。”网络平台和工作规范建立起来以后，高校应根据积极实施管理纠偏。 并且基于网络进行的检查更为便捷，各个部门根据管理权限只要检查自己管理的模块数据库中的档案就可，这样可有效减少收储遗漏，更便捷的考核二级学院的工作质量。
五、结语
教学档案信息化建设是一项复杂的系统工程，它需要高校投入更大的人力、物力和技术力量，数字化教学档案建立起来以后，可以通过对立档单位工作流程在线监督进一步提高原始数据归档质量，便捷实现档案资源在网上的、传递、检索和信息资源共享，从而更好的服务和保障教学工作。
数字与信息教案篇（10）
随着社会网络信息化进程的日益加快，我国高职学院校园网络建设的已初具规模，高职院校教学档案管理的数字化建设和档案网站建设逐渐起步，无纸化办公已经实现。教学档案管理工作是高职院校教学工作中的重要组成部分，必然要在档案现代化大环境下，改变过去“一纸统天下”的模式，以纸质档案、声像档案、电子档案等多种档案形式并存，向多载体、全方位、深层次的网络档案信息资源开发转变。
1．网络环境下高职院校教学档案管理必要性
高职院校教学档案管理是高职院校在教学管理工作中反映教学管理、教学运行、教学改革和教学建设的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体等重要资料。高职院校教学档案不仅记载着学校的办学历史，而且是全校师生的德、能、勤、绩和学校教学活动的真实记录，它全面反映了高职院校最基本的管理职能活动。目前国内外高职院校教学档案管理已经进入信息化、网络化，计算机技术和网络技术的大量使用阶段，给高职院校教学档案管理工作带来了新的机遇，同时也带来了压力和挑战。因此，为了满足网络化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求，必须与时俱进，借助先进的通讯设施和技术手段，建立高职院校教学档案信息网络，以实现档案信息资源的共享。
2．网络环境下高职院校教学档案管理的基本原则
进行档案信息化建设是一项关系档案事业发展全局的战略举措必须纳入国家信息化建设的总格局中，同步进行，协调发展。与此同时，档案信息化的建设又应遵循其自身所具有的基本规律和特点。在档案信息化建设工作中要坚持三条基本原则，即文档一体化原则、归档双轨制原则和确保网络安全的原则。这是进行档案信息化建设的过程中要着重把握的重要指导思想。
㈠ 文档一体化原则
多年的实践证明，教学的档案信息化建设必须与文档一体化为前提。必须把档案信息化纳入办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行，协调发展。档案部门要积极参与办公自动化系统的设计，对办公自动化系统的规划与建设提出教学档案管理方面的要求和建议。
㈡ 电子文件与纸质文件并存的原则
在今后相当一个时期内，具有重要保存价值的电子文件，一定要有相应内容的纸质文件归档保存。同时，电子文件也要按照其记录信息的保存价值进行物品归档，转化为电子档案，并按有关规定安全保管。
㈢ 确保网络安全的原则
办公自动化系统，包括教学档案信息化系统，涉及大量的学院和教师机密，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离。教学档案信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上。要采取彻底的防范措施，确保教学办公局域网和教学档案信息的安全。教学档案部门要从档案管理的特点出发，对教学办公自动化的设计和建设提出档案管理和电子文件归档方面的要求，以档案信息化建设为动力，不断提高档案管理的现代化水平。
3．网络环境下高职院校教学档案管理的内容
高职院校网络教学档案管理的最终目的是为了更好的利用档案，以服务于教学。要充分利用计算机网络，探索教学档案的现代化管理。通过构建网上教学档案服务平台，把已有的教学档案目录数字化，建成目录查询系统，为更多的用户提供服务；将电子资料归档，把部分纸质资料转化为数字资料信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。通过网络为广大师生服务，以此推进教学档案利用与共享的步伐。
⑴ 丰富优化数字馆藏，为网络管理打好基础。网络教学档案管理是以档案室的数字档案资料为基础的。“巧妇难为无米之炊”，离开了坚实的基础，网络教学档案管理工作就无从开展。首先，要加快高职院校教学档案的数字化工作。其次，要加大对现行电子文件的收集力度。
⑵ 建设高水平教学档案网站，为网络管理成果的提供平台。高职院校教学档案网站是高校档案部门展示形象的窗口，是高职院校网络档案管理成果的平台，是与利用者进行互动的纽带。建设一个有特色、高质量的档案网站，对高职院校网络管理成果的推广和利用具有积极地推动作用。一是要针对用户进行网站内容设置。二是要精心设计网页。
⑶ 构建网络互动模式，走开放管理之路。网络环境为高职院校教学档案管理工作提供了全新的利用互动模式。首先，教学档案管理人员可以将管理工作计划与管理成果在网上，通过网上聊天或以e—mail的方式，由浏览者提出自己的意见与具体要求，管理人员由此最大限度地获得相关人员的需求信息，并以此决定教学档案管理工作的进度和选题，使网络管理选题更加适合利用者，更具科学性。其次，要走联合管理的路子。通过与校内有关职能部门、其他高校档案部门等不同管理力量开展协作，实现档案信息资源共享，共同完成某些管理项目。
⑷ 精心研究教学档案管理素材，提高网络管理的质量。网络环境下高职院校教学档案管理人员可以获取的管理素材大大增加，材料数量的急剧增加势必带来选材的难度。因此网络管理必须加强对各种素材的甄别，要进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的分析研究，选定既切题义、又有价值的材料。
综上所述，计算机网络化、数字化管理和服务是未来高职院校教学档案管理工作的发展方向。加强教学档案网络化建设，是档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择。高职院校教学档案管理人员要准确把握网络带给档案管理工作的机遇，及时调整管理观念，让网络教学档案管理为高职院校教学工作保驾护航。
参考文献：
[1]陶永进 网络环境下高职院校教学管理信息化研究[j] 中小企业管理与科技 2012.01
[2]常琤 论档案管理在示范性高职院校建设中的作用[j] 职业教育研究2010.01
